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process:20-gestion:20-03-entrer-un-bien-en-gerance:20-03-03-tenir-le-registre-mandats

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process:20-gestion:20-03-entrer-un-bien-en-gerance:20-03-03-tenir-le-registre-mandats [2020/04/09 07:41] splaissyprocess:20-gestion:20-03-entrer-un-bien-en-gerance:20-03-03-tenir-le-registre-mandats [2021/04/08 15:50] (Version actuelle) – [1.Le registre des mandats papier] dnicolai
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 Cette procédure décrit les modalités de tenue du registre des mandats en gestion. Cette procédure décrit les modalités de tenue du registre des mandats en gestion.
 +
 +Sont concernés par cette procédure :
 +
 +Les biens loués ou à louer individuels ou multiples (par exp immeuble)
  
  
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 Le registre des mandats est obligatoire. Le registre des mandats est obligatoire.
  
-Il résulte d’une obligation de la loi HOGUET régissant le mode de fonctionnement des professions immobilières.+Il résulte d’une obligation de la loi HOGUET N°70-9 du 2 Janvier 1970 régissant le mode de fonctionnement des professions immobilières
 + 
 +Les décrets du 20 Juillet 1972 prévoient toutes les dispositions à respecter concernant le registre des mandats.
  
-Il récapitule de manière chronologique, par date et numéro d’ordre, les mandats obtenus par le cabinet au fur et à mesure de leur date de signature.+Le registre des mandats récapitule de manière chronologique, par date et numéro d’ordre, les mandats obtenus par le cabinet au fur et à mesure de leur date de signature.
  
 Il peut être contrôlé à tout moment par les services habilités et par le garant financier. Il peut être contrôlé à tout moment par les services habilités et par le garant financier.
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 C’est un registre folioté. C’est un registre folioté.
  
-Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de gestion a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Directeur de Gestion.+Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de gestion a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du responsable de service.
  
-Où sont conservés les mandats papiers?+**Où sont conservés les mandats papiers?**
  
 L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandats. L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandats.
Ligne 44: Ligne 50:
 Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats, il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme. Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats, il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
  
-Cette procédure indique les différents étapes de la numérisation.+Cette procédure indique les différentes étapes de la numérisation.
  
  
Ligne 51: Ligne 57:
 Conformément au process [[process:20-gestion:20-03-entrer-un-bien-en-gerance:20-03-01-la-signature-des-mandats|20 03 01 Signature des mandats]], dès la signature le contrat est numérisé sur le logiciel de gestion redmine. Le mandat est numérisé sur le ticket du mandat du propriétaire, dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Mandat. Conformément au process [[process:20-gestion:20-03-entrer-un-bien-en-gerance:20-03-01-la-signature-des-mandats|20 03 01 Signature des mandats]], dès la signature le contrat est numérisé sur le logiciel de gestion redmine. Le mandat est numérisé sur le ticket du mandat du propriétaire, dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Mandat.
  
-Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket :+**Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket :**
  
-Comment le sujet doit il être rédigé ?+Le sujet du ticket doit respecter la forme suivante  :
  
-Mandat suivi de nom et prénom du client+"Mandatsuivi de "nomet "prénomdu client, exemple "Mandat Dupont Henri"
  
-• L'Etat du contrat , il doit être mis sur “Signé”+Le descriptif du ticket mandat doit respecter:
  
-• L'adresse et la commune du bien géré+• L'Etat du contrat, il doit être mis sur “Signé” 
 + 
 +• L'adresse et la commune du bien géré et la nature du bien
  
 • La date de signature du mandat • La date de signature du mandat
Ligne 66: Ligne 74:
  
 • Le montant des honoraires en %age • Le montant des honoraires en %age
 +
 +• Le nom et prénom du mandant
 +
 +• L'adresse du mandant
  
  
 ===b. Qui fait la numérisation?=== ===b. Qui fait la numérisation?===
  
-Le gestionnaireson assistante.+Le gestionnaire ou son assistante.
  
  
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 Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au directeur qui contrôlera : Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au directeur qui contrôlera :
  
-• que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a)+   • que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a)
  
-• que les informations coïncident avec les éléments du contrat+   • que les informations coïncident avec les éléments du contrat
  
-• la qualité de la numérisation+   • la qualité de la numérisation
  
-• les signatures+   • les signatures
  
  
 Si l'un des points de contrôle fait défaut le ticket sera réassigné au gestionnaire pour correction Si l'un des points de contrôle fait défaut le ticket sera réassigné au gestionnaire pour correction
  
-Si tout les éléments sont conformes le directeur passe le ticket en “dossier statique” et valide le n° de mandat afin qu'il soit intégré au registre des contrats, dans le champ "référence mandat (?)".+Si tout les éléments sont conformes le directeur passe le ticket en “dossier statique” et valide le n° de mandat afin qu'il soit intégré au registre des contrats, dans le champ "n° mandat ". 
 + 
 +===e. le cas de la délégation de mandat=== 
 + 
 +Il est à noter que la délégation du mandat doit impérativement figurer sur le registre. 
 + 
 +===f. le cas de l'avenant au mandat=== 
 + 
 +L'avenant au mandat n'a pas a figurer sur le registre des mandats (il s'agit d'un élément qui vient apporter des modifications au mandat de départ.)
  
  
-===e.Comment accéder au registre des mandats numérique===+===g.Comment accéder au registre des mandats numérique===
  
 Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet “Registre des mandats G” et cliquer sur le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/20a00propalperte/issues?query_id=292|rapport personnalisé “Registre des mandats]]” (attention aux numéros, ils apparaissent en ordre croissant informatique = 90 est supérieur a 500). Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet “Registre des mandats G” et cliquer sur le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/20a00propalperte/issues?query_id=292|rapport personnalisé “Registre des mandats]]” (attention aux numéros, ils apparaissent en ordre croissant informatique = 90 est supérieur a 500).
  
  
-===f. Sécurisation et sauvegarde===+===h. Sécurisation et sauvegarde===
  
 Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une  [[https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr|sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j]] (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url) Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une  [[https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr|sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j]] (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)
process/20-gestion/20-03-entrer-un-bien-en-gerance/20-03-03-tenir-le-registre-mandats.1586432471.txt.gz · Dernière modification : 2020/04/09 07:41 de splaissy