Ce process fait partie desprocess 20 Gerance

Volume 20 04 - Suivi du dossier de gestion commerciale

Cette procédure décrit les modalités du livret d’accueil d'un bien situé dans une résidence pour les biens LocVacances.

Le livret d’accueil du locataire locvacances est un document important que le locataire doit avoir en sa possession avant l’arrivée sur les lieux de sa réservation.

Il s’agit d’un document indiquant les étapes à suivre ainsi que les éléments essentiels au bon déroulement du séjour du locataire (code boite à clés, bracelets, heure d’arrivée et de départ) suite à la réception du paiement.

Conformément au Process 30 04 09 02 - Constitution du dossier en location vacances, lorsque l’état de la facture du ticket T2 passe en payé, le dispatcher crée automatiquement le ticket T8 “Espace client gestion” et envoie un message automatique au locataire en lui confirmant le paiement de sa réservation.

Conformément au Process 65 01 02 01 01 Conciergerie Numérique, le collaborateur (ou freelancer) prend contact avec le locataire via l’espace client gestion afin de lui communiquer les informations nécessaires à son arrivée ainsi que le livret d’accueil.

Voici le message que vous devez communiquer aux locataire sur le ticket T8:

“ Madame, Monsieur,

Nous confirmons votre réservation et sommes ravis de vous accueillir à la Résidence de la Baie.

Vous avez réservé une chambre CONFORT/PREMIUM/SPACIEUSE/DIVINE, correspondant à un logement pouvant accueillir 2 PERSONNES/2 PERSONNES AVEC KITCHENETTE/ 3 PERSONNES AVEC KITCHENETTE/ 4 PERSONNES AVEC KITCHENETTE, pour la période allant du …. au …..

Votre arrivée est prévue le … à partir de 15h et votre départ le … à 11h au plus tard.

Voici les différents code de portails: Portail Baie 1 : … Portillon Baie 1 : … Portail Baie 3 : … Barrière levante Baie 4 : …

Votre logement est le N° … Il se trouve à la Résidence de la baie 1/2/3/4 Bâtiment … Vous pouvez vous situer grâce au plan en pièce jointe (lien d'accès au plan des chambres pour envoi sur l'espace client : cf plan de la résidence).

Vous devrez récupérer la clé de votre logement dans une boîte à clef numérique sur place. Un mail ou sms vous a été envoyé de façon automatique en vous indiquant la marche à suivre pour accéder à votre clef. Elle se trouve à l’accueil numérique de la résidence de la Baie 1. ( cf plan de la résidence) Vous trouverez dans cette boite, votre clé ainsi que des bracelets d’identification. Il est obligatoire de porter ces bracelets durant toute la durée de votre séjour. Votre code wifi est … Pour votre information, les codes pour la boite à clef et le wifi qui vous sont divulgués ne sont effectifs que pendant la durée de votre séjour.

A la fin de votre séjour, nous vous invitons à suivre les informations communiquées par mail ou sms pour le dépôt de votre clef dans la boite à clef numérique sur place.

En cas de désordre durant votre séjour (nuisances, casse ou perte d'objets) une imputation sur la caution sera effectuée.

Dès maintenant et si besoin, vous pouvez prendre contact en privilégiant cet espace client (espaceclient.groupimo.fr, avec votre adresse e-mail comme identifiant et demander votre mot de passe) ou par mail à locvacances@groupimo.com.

Toute l’équipe de la Résidence de la Baie vous souhaite un agréable séjour.

Cordialement”

Ne pas oublier d'intégrer dans votre commentaire le livret d'accueil (lien vers le site et/ou pdf)