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Ce process fait partie des process 20 PROCESS GESTION

Volume 20 04 gestion commerciale

Afin de faciliter le traitement des travaux des lots en gestion, il est impératif de suivre cette procédure.

Créer un ticket travaux gestion sur redmine en sous tache du ticket du bien

Informer le demandeur de l'existence de cette procédure et des étapes à venir pour le traitement efficace de sa demande

La demande peut provenir de différentes sources qu'il convient d'identifier clairement pour les différents intervenants.

1 - Propriétaire

2 - Locataire en place

3 - Prospect/marché

4 - Tiers (syndic, voisin,…)

Dans les cas 2, 3 et 4, il convient d'informer le propriétaire de la demande.

Lorsque les travaux sont à la charge exclusive du locataire en place, il faut notifier (via espace client) a ce dernier ses obligations et lui demander de justifier la réalisation des travaux rendus nécessaires (mécanisme wc, joints, entretien de la fosse septique, etc…)

Si le chiffrage n'est pas fourni avec la demande (devis), il faut faire chiffrer au plus vite.

Pour ce faire, le service gestion fait une demande de chiffrage travaux en créant un ticket dans projet travaux gestion et assigne sa demande a un fournisseur validé par la direction ou a Renovimo (qui suivra ensuite le process Ce process fait partie des process 65 - Travaux et Contrats). Ce ticket doit être en sous tache du bien concerné (vérifier que le ticket du bien est lui même bien en sous tache du ticket du mandat de gestion).

Le fournisseur devra insérer dans le ticket les photos correspondants à la demande de travaux (avant et après l'exécution des travaux ).

Selon l'origine de la demande, le montant des travaux, l'urgence, l'accord peut etre donné, soit par le gestionnaire, soit par le propriétaire.

Pour savoir si le gestionnaire peut passer commande, il doit vérifier son mandat de gestion et/ou raisonner en bon père/mère de famille. Ainsi si la demande ne dépasse pas un mois de loyer et/ou urgence (justifiée), et qu'il s'agit d'une demande légitime pouvant être expliquée au propriétaire, la commande doit être passée. Information doit en être donnée au propriétaire et au demandeur avec les justificatifs nécessaires.

Si la demande excède les pouvoirs du gestionnaire, il doit obtenir l'accord écrit du propriétaire, et surtout définir comment les travaux seront payés. Pour ce faire, il devra lui envoyer la copie de la demande, les photos, et le devis, ainsi que la méthode de financement et l'imputation comptable de la dépense (voir ci dessous).

Dans le cas de travaux supérieurs à 2500 EUROS TTC, le gestionnaire doit présenter également au propriétaire une facture proforma correspondant à des honoraires de suivi de travaux.

Dans tous les cas, des honoraires doivent être facturés au propriétaire (selon mandat), les honoraires s'appliquant sur les sommes quittancées, le financement doit passer par le compte du propriétaire et donner lieu à honoraires. Le propriétaire devra également valider les proformas ou les devis (depuis son espace client), ou a tout le moins avoir reçu l'information en cas d'urgence ou d'autorisation suffisante dans le mandat.

En cas de retard de paiement de la facture de travaux, le gestionnaire doit présenter au service comptabilité une facture correspondant à une indemnité de retard. Le montant facturé au propriétaire est de 5 % TTC du montant du reste dû.

En cas de gros travaux necessitant une couverture d'assurance appliquer le process “51 03 05 demande de DO”.

Lors de l'envoi d'une demande de travaux, le propriétaire doit connaître l'impact que cela aura sur ses finances. Il est donc obligatoire d'indiquer au propriétaire s'il doit faire l'avance des fonds (auquel cas il faut proposer le règlement par le paiement en ligne ou fournir au client les informations pour virement ou paiement par chèque).

Dans le cas ou le propriétaire est d'accord pour les travaux, mais qu'il ne peut faire l'avance des fonds, en général dans le cas d'une relocation, et qu'il s'agisse d'un devis émanant d'Aadiags, la gestionnaire pourra demander l'avance des fonds pour le compte du propriétaire à la direction générale.

La direction générale, indique ainsi sur le ticket travaux son accord pour avancer les fonds correspondant aux 50 % du devis.

Dans le cas ou l'avance de fonds n'est pas obligatoire, il faut préciser au client propriétaire (et au fournisseur) comment l'opération sera financée. Pour ce faire, il faut rappeler le montant du loyer et le montant des travaux. Le propriétaire pourra donc opter pour le paiement par prélèvement sur le compte de gestion.

Outre le paiement, il faut savoir a qui incombe la charge de la dépense, et en informer les parties. Dans le cas de travaux 100% imputables au propriétaire, il faut lui préciser si les travaux sont, ou non, déductibles de ses revenus fonciers.

Si l'imputation concerne un locataire (locataire actuel ou locataire sorti), il faut préciser au propriétaire le montant que chaque partie aura a supporter.

Voir aussi le process concernant le paiement des factures

- Soit le propriétaire réalise les travaux lui même.

Dans ce cas, il est souhaitable d'obtenir la facture de la part du propriétaire afin qu'elle apparaisse dans l'aide à la déclaration des revenus foncier.

- Soit il ne veut pas faire de travaux

Si après plusieurs explications , mise en garde et devis comparatif, le propriétaire refuse de faire les travaux, le gestionnaire doit acter la situation par écrit avec copie au locataire.