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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20 05 07 01 Compte-rendu de gestion (CRG) - Rapport de gestion

Ce mode opératoire permet d'effectuer, tous les mois, le traitement des comptes rendu de gérance des propriétaires sur le logiciel Login.

Sur le logiciel login, cliquer sur l'onglet “Propriétaires/Compta” et effectuer les manipulations ci-dessous :

- Relevés propriétaires - Préparation/Edition des relevés - Traitement global

Le logiciel va effectuer la préparation des comptes rendus de gestion pendant un temps assez long (minimun 2 heures)

Dès lors que le traitement est terminé on obtient à l'écran un tableau ou figure la liste de tous les propriétaires à payer ou non.

Le comptable contrôle le montant à payer qui est indiqué sur la liste pour chaque propriétaire.

Pour tous les montants inférieurs à 16.00 €, on se positionne sur la ligne et on met zéro.

Si il n'y a aucune modification à effectuer, le comptable appuie sur la touche “valider”

On obtient à l'écran un tableau avec les deux modules suivants :

- Modèle 1 (propriétaire unique) - Modèle 2 (propriétaire multis-lots)

Le comptable va cliquer sur le modèle 1, puis impression word. Le logiciel va effectuer la préparation des comptes rendu de gestion pour les propriétaires ayant un seul lot.

A l'écran vont s'afficher les comptes rendus de gérance en format word. Le comptable va enregistrer sur le bureau le fichier “fichier, enregistrer sous”, le bureau“ et nommer ce fichier : CRG 1 MOIS ANNEE.

Le comptable va cliquer sur le modèle 2, puis impression word. Le logiciel va effectuer la préparation des comptes rendu de gestion pour les propriétaires ayant plusieurs lots.

A l'écran vont s'afficher les comptes rendus de gérance en format word. Le comptable va enregistrer sur le bureau le fichier “fichier, enregistrer sous”, le bureau” et nommer ce fichier : CRG 2 MOIS ANNEE

Appuyer sur la touche quitter.

On revient au traitement des relevés en choisissant l'édition des règlements.

Le masque suivant s'affiche :

Edition des règlements (changer le libellé) :

- CRG JANVIER 2018 et appuyer sur la touche valider.

- Edition du bordereau récapitulatif du règlement : oui

- On obtient à l'imprimante la liste des propriétaires à payer par chèque

- On obtient à l'écran le bordereau ordre de virement à imprimer

- Fichier

- Quitter

- Voulez-vous enregistrer les modifications : non

On obtient à l'écran une fenêtre avec l'information suivante :

- Le fichier des virements SEPA est prêt à être envoyé à la banque“ et se nomme “prop disk”

- appuyer sur la touche ok

A l'écran va s'afficher une nouvelle fenêtre avec l'information relative à l'édition des chèques :

- Voulez-vous éditer les chèques : déjà sélectionné sur oui et valider

On obtient à l'écran le publipostage à effectuer pour le règlement des propriétaires par chèque de la façon suivante :

- Outils - lettres et publipostages - fusion et publipostage

En bas de l'écran, appuyer sur suivant (3 fois) et “fusion dans un nouveau document”

S'affiche à l'écran le masque suivant :

Fusionner avec un nouveau document : choisir “tous”.

Tous les chèques à imprimer sont à l'écran

Le comptable effectue la manipulation suivante :

Fichier

Imprimer (choisir l'imprimante)

Mettre à l'échelle du papier : A4

Appuyer sur ok

Mettre à l'imprimante les lettres chèques et une fois l'édition terminée, faire fichier et quitter.

Voulez-vous enregistrer les modifications apportées au répertoire 1: non

Sur le logiciel login, il faut aller effectuer la validation des relevés des règlements dans le même menu.

Voulez-vous faire la validation : oui et valider

A l'écran s'affiche les numéros des chèques à enregistrer pour les différents propriétaires, une fois effectuée, faire valider.

Le brouillard de saisie doit être effectuer après ce traitement

Allez récupérer le ficher “prop disk” sur la banque DELUBAC, confirmer la télétransmmission et imprimer le fax de confirmation pour signature de la Direction.

Le comptable va procéder à l'envoi des comptes rendus de gérances par mail et par la gède en faisant la manipulation suivante :

- Récupérer sur le bureau le 1er fichier CRG 1 JANVIER 2018 et cliquer dessus en faisant :

fichier imprimer login gède

Le logiciel va effectuer le traitement et les comptes rendus de gérance seront gédés et envoyés par mail aux propriétaires ayant des adresses mails.

Le comptable va procéder à la même manipulation pour le 2ème fichier CRG2 JANVIER 2018.

Le comptable va récupérer à l'imprimante tous les comptes rendus de gérances pour lesquels les propriétaires sont payés par chèques et les propriétaires “en aucun” ou compte rendu de gérance à zéro.

Le lendemain, le comptable va procéder à l'envoi des comptes rendus de gérances qui partent par courrier de la façon suivante : (esker à imprimer)

Sur le bureau, récupérer le 1er fichier du CRG1 JANVIER 2018

Cliquer dessus

Fichier

Imprimer : Esker on demand + imprimer

Cliquer sur courrier en nombre et suivant

Vérifier que tout soit bien cadré et suivant

Nombre de page par document : 1+ Avancé

Identifiant : Solde de votre relevé .sur la dernière page Suivant

Nom de l'envoi : A00 UNIQUE

Affranchissement : lettre service rapide

Recto-verso

Nombre de copies : 1

Ajout pièces jointe : à cocher

Suivant Mettre la pièce jointe (parcourir et aller chercher le texte sur le bureau dans le fichier esker à imprimer, dans le texte crg)

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Fin du traitement