Ce process fait partie de PROCESS GERANCE

Volume 20-06-gestion-des-departs-locataires-ou-proprietaires

Ce process définit la procédure a traiter les départs des locataires.

A - cas pour l'habitation principale du locataire

Le locataire envoie son préavis de départ (de 3 mois) en recommandé

Ce préavis sera ramené à 1 mois dans les cas suivants:

• Mutation

• Chômage

• 1er emploi

• RSA

• Licenciement

• S’il s’agit d’un bail d’habitation meublée

• Personne de plus de 60 ans suivant état de santé.

Si accepté, voir la suite du process ci-après. Si refusé, envoi d’une lettre avec AR au locataire en lui expliquant le motif du refus.

B- Cas pour le bail commercial

a) le location peut donner congé :

- par acte d'huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception, s'il s'agit de donner congé à l'expiration d'une période triennale, ou pour un départ à la retraite.

- uniquement par acte d'huissier, s'il s'agit de donner congé pour le terme du bail ou en cours du bail tacitement prolongé.

C- Cas du bail professionnel

Le locataire peut quitter les locaux à tout moment, à condition de l'avoir notifié à son bailleur en respectant un préavis de 6 mois, par lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d'huissier.

Le gestionnaire peut donner congé au locataire pour motif légitime et sérieux.

A - MOTIFS

Les motifs de résiliation sont limités a des cas très stricts :

- retards répétés du paiement du loyer.

- défaut d'assurance (après mise en demeure restée infructueuse)

- troubles de voisinage (motivée judiciairement).

B - FORME

Le congé doit être adressé au locataire par :

lettre recommandée avec avis de réception, ou acte d'huissier, ou remise en main propre contre émargement ou récépissé.

Le congé doit être adressé à chacun des titulaires du bail, ou à chacun des époux ou partenaires de Pacs.

C - DATE

La notification du congé doit être faite au moins 6 mois avant la fin du bail pour un bien régit par la loi 1989 (bien vide), ou selon les clauses du bail s'il s'agit d'un bail de droit commun.

Ce délai court à compter de la réception de la notification par le locataire.

Toutefois, rien n'interdit de délivrer un congé à une date largement antérieure à la date d'expiration du bail : le congé délivré pour une date prématurée n'est pas nul, mais prend effet à la date pour laquelle il aurait dû être donné.

Si la lettre recommandée n'a pas été récupérée par le locataire et est renvoyée à l'expéditeur, la notification du congé donné n'est pas valable. Il convient de faire à ce moment délivrer un congé par voie d'huissier.

Le gestionnaire créé une fiche de relocation sur 99-01-04-06-le-redmine-groupimo, et le logiciel de gestion login est mis à jour, en précisant la date de disponibilité du bien.

Cette action déclenchera l’édition et l'envoi des 3 courriers (de préférence par voie numérique) ci-dessous:

• Un courrier de confirmation au locataire

Envoi du courrier de confirmation du préavis de départ

• Un courrier d'information aux impôts

Envoi du courrier aux services des impots informant du départ du locataire

• Une demande d'état des lieux de sortie.

Envoi par mail du courrier au prestataire chargé de réaliser l'état des lieux. Si le prestataire utilise Redmine, il faut utiliser redticket (créer un ticket voir etat-des-lieux)

Vérifie systématiquement la présence de l’attestation du détecteur de fumée et procède selon le process 60-03-07-detecteur-de-fumee

La gestionnaire doit vérifier s'il existe un mandat de vente pour ce bien ou un ticket estimation actif. Si oui, il note l'info de la dedite locataire avec date d'effet sur le ticket de vente du bien ou de l'estimation et l'assigne au commercial entrée.

Le gestionnaire diffuse l’état des lieux au propriétaire et au locataire.

Le gestionnaire analyse l’état des lieux afin de savoir si le bien nécessite des travaux pour une relocation rapide.

Le gestionnaire crée un ticket “SOLDE DE TOUT COMPTE NOM DU LOCATAIRE” en sous tache du ticket “ÉTAT DES LIEUX DE SORTIE NOM DU LOCATAIRE”.

Le gestionnaire indique sur le ticket SOLDE DE TOUT COMPTE que le bien ne nécessite pas de travaux et assigne le service comptabilité pour le remboursement du DG.

La comptabilité établit l’arrêté de compte du locataire, dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés.

Le gestionnaire crée un ticket travaux conformément au process 20-04-02-02-gestion_suivi_travaux, à lier au ticket de l'état des lieux. CECI UNIQUEMENT APRÈS AVOIR VÉRIFIÉ LA PRÉSENCE DES FONDS SUR LE COMPTE CONFORMÉMENT AU PROCESS ET SAUF EN CAS DE PERTE DE MANDAT.

Le gestionnaire chiffre les travaux pour un montant forfaitaire puis alimente le ticket avec:

- le justificatif du forfait dégradation à retenir ou pas ou la facture réelle.

Le ticket est ensuite assigné à la comptabilité.

La comptabilité retient le montant forfaitaire indiqué par le gestionnaire pour les travaux, et établit l’arrêté de compte du locataire dans un délai maximal de deux (2) mois.

En cas d'absence des éléments reçus du syndic pour la répartition de charges, un pourcentage de 20 % du montant de la caution est retenu au solde de tout compte. Dès lors que l'approbation des comptes a été validée par l'assemblée générale et que le service comptabilité est en possession de la régularisation de charge, le comptable pourra alors effectuer la régularisation des charges et procéder aux régularisations qui s'imposent.

Des frais d'arrêté de compte, selon le barème en vigueur sont également retenus.

La comptabilité gède le solde de tout compte dans l'onglet “AVIS ET QUITTANCES” du locataire dans le dossier “REMBOURSEMENT DG” conformément au mode opératoire 20-06-02-01-mode-operatoire-remboursement-de-caution.

Une copie de l'arrêté de compte est adressée par mail au locataire (ou par courrier si le mail n'est pas renseigné).

Il est à noter qu'en cas de colocation, le remboursement à effectuer sera réparti sur les 2 colocataires, sauf contre indication de l'un ou l'autre.