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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les modalités de communication via l'espace client avec les copropriétaires.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Rappel : la communication et l’information des copropriétaires sur le suivi de leur résidence sont un des éléments déterminants dans le renouvellement du mandat du syndic ou du gestionnaire.

L' espace dédié aux clients, en copropriété, est accessible à l'adresse:

http://espaceclient.groupimo.fr/

Ou à partir du sites internet.

https://groupimosyndic.com/

Les identifiants du copropriétaires sont les adresses emails communiquées par ces derniers ET saisis dans les logiciels métiers login.

L' adresse email est généralement communiqué lors de la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).

Les mots de passe sont générés automatiquement lors de l'inscription du copropriétaire sur http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html

• En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (login) et qu'elle est est valide ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.

• Un délai de 48h est à respecter entre la saisie de l'email dans le logiciel métier et la création du compte espace client ;

• Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com

Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici : http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,aide.html#id

Pour que la connexion soit effective, et comme indiqué précédemment, il faut que l' email du copropriétaire soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.

Ensuite, le client reçoit son mot de passe sur sa boite email en suivant les instructions lors de la première connexion.

L'espace client permet, d'accéder aux documents du copropriétaire et de la copropriété, à la position des comptes, aux charges de copropriété et aussi à un espace de communication privilégié pour joindre les gestionnaire, l'assistant(e), le comptable ou le service contentieux (messagerie sécurisée globale).

En effet sur cet espace le copropropriétaire peut des envoyer des messages et s'assurez du bon suivi des demandes.

Afin d'être en conformité avec le décret du 23 mai 2019 qui à précisé la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé, l'espace client a été totalement repensé.

Afin de donner l'accès aux documents suivants :

1 le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;

2 la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;

3 le carnet d'entretien de l'immeuble ;

4 les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;

5 les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;

6 l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;

7 les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

8 les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

9 le contrat de syndic en cours.

10 du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ; du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ; lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ; des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

11 les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ; le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

12 les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;

13 la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;

14 la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

• le BSFC , une exclusivité groupimo et consultable depuis l'espace client qui permet en un click de connaitre la santé financière de sa copropriété .

• Un accès aux dernières note d'information de la copropriété

• WORK IN PROGESS La notification automatique des mise jours des documents sur l'espace client (convo/pv d'ag, travaux …)

Pour le paiement en ligne, le propriétaire a également un accès à l'espace client concernant le paiement en ligne

(appels de fonds, répartitions de charges)