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===== 25 04 02 01 01 - Mode opératoire préparation assemblée générale annuelle =====

Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]

Volume [[process:25-copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete]]



===== I. Objet de la procédure. =====
 
Cette procédure décrit le mode opératoire de préparation et de tenue d’une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions


=====II.  Process. =====

La préparation et la tenu de l'assemblée générale est faite avec le logiciel métier Vilogi selon les modalités suivantes:

====1. Préparer la convocation de l'Assemblée générale des copropriétaires====

===Pour préparer la convocation à l' assemblée générale:===

  * Réunir toutes les pièces comptables et financières pour les joindre à la convocation

  * Réunir les pièces administratives et les éventuels devis pour les joindre aux convocations à l'assemblée générale des copropriétaires

  * Préparer les questions qui seront inscrites à l'ordre du jour...

  * Préparer le budget selon  [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-gestion-locative/faire-le-budget-de-la-copropriete_21-243-1-0-1.php|modop vilogi]]

A noter , pour le budget prévisionnel à voter en AG, vous devez aller dans "Budget sur opérations courantes" et saisir le budget sur l'exercice suivant. Pour aller plus vite vous pouvez juste copier le budget courant de l'exercice précédent.

Ensuite, cliquez sur le cahier bleu à côté de chaque ligne du budget pour modifier le montant à voter :

{{:process:25-copropriete:telechargement.png|}}




  * Préparer les projets de résolutions à l'assemblée générale des copropriétaires en fonction des différentes majorités requises...

  * Imprimer les convocations et les pièces à joindre, notamment les pouvoirs.


===Seront joints à la convocation les documents ci-dessous édités par le logiciel:===

  * La convocation à l'assemblée générale des copropriétaires avec les projets de résolutions à l'ordre du jour

  * Les annexes 1 à 5 (obligatoire)

  * Les documents comptables et financiers qui seront sélectionnés

  * Le pouvoir

  * La feuille de présence (à imprimer à part)

  * Les documents et les devis des fournisseurs liés aux projets de résolutions. qui ont été scannés et importés sur le logiciel.

A chaque étape, vous avez la possibilité :

  * de revenir en arrière

  * de modifier 

  * de supprimer l'assemblée générale

====2.Accéder au module de gestion des assemblées générales des copropriétaires====

https://www.vilogi.com/images/acces-assemblee-generale-coproprietaires-logiciel-syndic.png

Aller dans d'onglet COPROPRIETE
Onglet:  COPROPRIETE
Menu:  Assemblée


====3.Pour créer une nouvelle AG de cette copropriété cliquer sur le bouton NOUVEAU====

https://www.vilogi.com/images/creer-une-nouvelle-assemblee-generale-copropriete.gif

Aller dans d'onglet COPROPRIETE
Puis cliquer sur le bouton "Nouveau"

====4.Ecran pour la convocation d'une assemblée générale des copropriétaires====

  - Nom que vous donnez à l'assemblée générale

  - Type d'assemblée générale (liste de choix)

  - Date de l'AG

  - Date d'envoi de la convocation -> laisser vide pour le moment -> à remplir dès lors où la convocation est prête à être envoyée

  - Heure de début de l'AG

  - Heure de fin prévue de l'AG

  - Clé utilisée pour le calcul du QUORUM (décompte des présents, représentés et absents au début de l'AG)

  - Approbation des comptes : sélectionner ici l'exercice comptable qui sera présentée et soumis à l'approbation de l'assemblée des copropriétaires lors de l'AG

  - Modèles de Résolutions qui seront pré-sélectionnées pour la rédaction de la convocation à l'AG

  - Références du mandat du syndic (information recuillie à partir du carnet d'entretien)

  - Nombre de mandats maximum détenus par un copropriétaire au cours de l'AG (ici 5 mandats (pouvoirs) par défaut correspond à la réglementation actuelle)

  - Nombre de voix maximum (pourcentage) qu'un propriétaire ne peut dépasser (ici 10% par défaut correspond à la réglementation actuelle)

  - Adresse où se tiendra l'AG

  - Texte obligatoire pour la consultation des pieces comptables par les copropriétaires -> saisir la date et les horaires prévus

  - Annexes comptables qui seront jointes obligatoirement pour une AG ordinaire (les cases sont cochées par défaut sans pouvoir les décocher)

  - Documents comptables copropriété qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)

  - Document comptables copropriétaires qui peuvent être joints à l'AG (cocher les cases visées)

  - Documents individuels que vous pouvez joindre à l'AG. Il s'agit de documents personnels de chaque copropriétaire comme le relevé de compte ou le relevé de charges par exemple)

  - Cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour finaliser cette première étape de création d'une convocation à l'AG.  

 https://www.vilogi.com/images/ecran-creation-assemblee-generale-copropietaires-logiciel-syndic.png

Source: [[https://www.vilogi.com/le-logiciel-syndic-copropriete/preparer-la-convocation-de-l-assemblee-generale-des-coproprietaires-partie-1-2_28-291-1-0-1.php|]]


====5.Diffusion de la convocation====

voir la faq https://wiki.groupimo.fr/faq/25/ar24

{{tag>copropriété}}