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Table des matières
25 04 02 01- Établissement du Calendrier des Assemblées générales
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de fonctionnement du calendrier des assemblées générales annuelles. Elle doit permettre non seulement de planifier les assemblées dont la tenue doit se faire dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable (copropriété), ou dans les délais impartis par les statuts (ASL/ASP) mais aussi de permettre au Centre Administratif de clôturer les comptes sans surcharge de travail et dans les mêmes délais.
Cette procédure ne s’applique pas aux assemblées générales « spéciales ».
II. Process.
1. Les dates des assemblées générales sont définit d'une réunion à une autre , aussi c'est lors de la dernière assemblée générale que sera précisée la date de la prochaine réunion.
A cette effet il est systématiquement inscrit à l'ordre du jour des assemblées générales la résolution, ayant pour titre :
“Définition de la date de la prochaine assemblée générale (sauf urgence)”
A l'issue de l'assemblée générale le gestionnaire/assistante crée dans le module “Assemblée générale” du logiciel “log'in en 2019” la prochaine réunion.
2. Au plus tard le 15ème jour du début de chaque trimestre,le Responsable de service vérifie et diffuse le Planning des Assemblées Générales au service comptable
Le planning des assemblée générale comprend :
Nom de la résidence, du gestionnaire et du comptable en charge de l’immeuble
Date de la prochaine assemblée générale
Date de tenue du conseil syndical préparatoire à l’Assemblée Générale
Date limite d'envoi de la convocation
3. La Comptabilité transmet les comptes aux Gestionnaires suivant les dates du planning.
4. Le Gestionnaire prend contact (et/ou) convoque le Conseil Syndical pour vérifier les comptes et préparer l’AG.
5. Le Gestionnaire valide les comptes reçus.
6. Le gestionnaire tient à jour le planning le cas échant informe sur les manquements ou les problèmes à sa hiérarchie pour les retards, les pertes, ou les non tenues.