process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats
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C'est un registre folioté. | C'est un registre folioté. | ||
- | Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Directeur Copropriété. | + | Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service. |
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- | **N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans le projet registre des mandats.** | + | **N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic » |
+ | A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.** | ||
Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d' | Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d' | ||
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- | Conformément au process, [[process: | + | Conformément au process, [[process: |
Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket: | Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket: | ||
- | Comment | + | • En attendant l' |
- | • Le nom de l' | + | • Le sujet du ticket doit obligatoirement être contrat syndic |
- | • L' | + | • Le nom du président du cs si il y en a un ou du directeur |
- | + | ||
- | • L' | + | |
- | + | ||
- | • La date de signature du contrat | + | |
- | + | ||
- | • La date d’échéance du contrat | + | |
- | + | ||
- | • Le montant des honoraires | + | |
===b. Qui fait la numérisation? | ===b. Qui fait la numérisation? | ||
- | le gestionnaire/ | + | le gestionnaire/ |
- | ===c.Comment les documents sont-ils numérisés? | + | ===c. Comment les documents sont-ils numérisés? |
==1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document== | ==1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document== | ||
Ligne 95: | Ligne 88: | ||
- | ===d.Qui | + | ===d. Qui remplit |
+ | |||
+ | Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes: | ||
+ | |||
+ | • Le tracker du ticket doit être mis sur contrat | ||
+ | |||
+ | • L'Etat du contrat , doit être mis sur " | ||
+ | |||
+ | • L' | ||
+ | |||
+ | • La date de signature du contrat | ||
+ | |||
+ | • La date de de fin du contrat (champ date de fin) | ||
+ | |||
+ | • Le montant des honoraires HT | ||
+ | |||
+ | • Le taux de tva | ||
+ | |||
+ | • Le nom du gestionnaire et du comptable | ||
+ | |||
+ | • le nombre de lot de l' | ||
+ | |||
+ | • **saisir une date d' | ||
+ | |||
+ | **• Si le mandat est perdu, l' | ||
+ | |||
+ | Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu | ||
+ | |||
+ | ===e. Validation du contrat | ||
+ | |||
+ | Une fois le nouveau contrat saisi dans redmine, le e gestionnaire ou le gestionnaire assigne le ticket au service juridique, pour validation des informations du contrat. | ||
- | Une fois le contrat | + | Une fois le contrat |
- | • que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a) | + | • Le numéro de mandant |
- | • que les informations coïncident avec les éléments | + | A cette étape le service juridique réassigne le ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour suivi de la date de fin du contrat |
- | • la qualité de la numérisation | + | ===f.Comment accéder au registre des mandats numérique=== |
- | • les signatures | + | Afin d' |
- | Si l' | + | ci dessous les liens des registres: |
- | Si tout les éléments sont conformes | + | le registre syndic |
+ | https:// | ||
- | ===e.Comment accéder au registre des mandats numérique=== | + | le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique |
+ | https:// | ||
- | Afin d' | + | le registre |
+ | https://redmine.groupimo.fr/projects/ | ||
- | ===f. Sécurisation et sauvegarde=== | + | ===g. Sécurisation et sauvegarde=== |
Afin d' | Afin d' |
process/25-copropriete/25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats.txt · Dernière modification : 2023/11/23 12:37 de splaissy