Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2022/02/16 08:15] – stadi
+++ process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/10/06 09:26] – hnonnon
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-Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-03-01-mandat-contrats-de-syndic|25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé sur logiciel de gestion. Le  contrat est numérisé sur le ticket du contrat à prendre dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Contrat.
+Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-03-01-mandat-contrats-de-syndic|25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé et est mis sur un ticket dans le projet de l'ensemble immobilier concerné.
 Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket:
+•  En attendant l'intégration du contrat au registre des mandants , le tracker du ticket sera sur anomalie
 • Le sujet du ticket doit obligatoirement être contrat syndic
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 ===b. Qui fait la numérisation?===
-le gestionnaire/ son assistante
+le gestionnaire/ e-gestionnaire
 ===c. Comment les documents sont-ils numérisés?===
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-===d. Qui rempli le registre ? ===
+===d. Qui remplit le registre ? ===
-Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au responsable de service qui devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes:
+Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes:
 • Le tracker du ticket doit être mis sur contrat
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 • Le taux de tva
-• Le noms du gestionnaire et du comptable
+• Le nom du gestionnaire et du comptable
 • le nombre de lot de l'ensemble immobilier
-• Le numéro de mandant  dans le champ "référence mandat".
+• **saisir une date d'échéance trois mois avant la fin du contrat afin d'organiser l'assemblée générale de renouvellement du mandant**
+**• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié", le ticket "contrat de syndic" doit être étoilé, et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.**
-**Attention si la numérisation du contrat est de mauvaise qualité ou si il n'est pas signé il sera réassigné au gestionnaire / e gestionnaire pour correction.
+Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu
-**
+===e. Validation du contrat  ===
+Une fois le nouveau contrat saisi dans redmine, le e gestionnaire ou le gestionnaire assigne le ticket au service juridique, pour validation des informations du contrat.
-===e.Comment accéder au registre des mandats numérique===
+Une fois le contrat validé le service juridique renseigne le numéro de mandat sur le ticket.
+• Le numéro de mandant  est à saisir dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible dans le registre .
+A cette étape le service juridique réassigne le ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour suivi de la date de fin du contrat
+===f.Comment accéder au registre des mandats numérique===
 Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats"
+ci dessous les liens des registres:
+le registre syndic de MIG
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-guyane/issues?query_id=6034
+le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-fontenoy/issues?query_id=2572
+le registre syndic de #Martinique Syndic
+https://redmine.groupimo.fr/projects/juridique25/issues?query_id=2614
-===f. Sécurisation et sauvegarde===
+===g. Sécurisation et sauvegarde===
 Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)