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Table des matières
25 04 03 01 01 - Tenir le registre des mandats
Ce process fait partie des process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de tenue du registre des mandats en syndic.
II. Process.
Le registre des mandats est obligatoire.
Il résulte d’une obligation de la loi HOGUET régissant le mode de fonctionnement des professions immobilières.
Il récapitule de manière chronologique, par date et numéro d’ordre, les mandats obtenus par le cabinet au fur et à mesure des dates de tenue des assemblées générales.
Il peut être contrôlé à tout moment par les services habilités et par le garant financier.
1. Le registre des mandats papiers
C'est un registre folioté.
Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Directeur Copropriété.
Où sont conservés les mandats papiers?
L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandat.
2. Le registre des mandats numérique
N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans le projet registre des mandats.
Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
Cette procédure indique les différents étapes de la numérisation
a.Quand les documents doivent-ils être numérisés ?
Conformément au process, gestion des contrats de syndic , dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé sur logiciel de gestion. Le contrat est numérisé sur le ticket du contrat à prendre dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Contrat.
Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket:
Comment le sujet doit il être rédigé?
• Le nom de l'immeuble
• L'Etat du contrat , il doit être mis sur “Signé”
• L'adresse et la commune du bien géré
• La date de signature du contrat
• La date d’échéance du contrat
• Le montant des honoraires
b. Qui fait la numérisation?
le gestionnaire/ son assistante
c.Comment les documents sont-ils numérisés?
1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document
Afin d’éviter un bris de matériel ou une image de mauvaise qualité il convient de retirer l’agrafe sur le document et le numériser en recto/verso.
Préférer une numérisation en couleur et 600ppp pour obtenir un résultat de meilleure qualité.
Si le document est trop pâle, changer le contraste.
Pour gagner en efficacité , la numérisation devra se faire depuis le chargeur de document.
2.Dans le cas où le contrat a été signé électroniquement:
L'EspaceCo Groupimo permet d'envoyer des contrats PDF pour signature électronique. Le document à signer peut-être généré avec les “PDF Moi” de la Basedoc.
Chaque contrat signé électroniquement est enregistré et conservé dans le projet Signatures Électroniques de Redmine.
Une fois le contrat signé par les deux parties, il doit être reporté dans le champ “Mandat” du ticket évoqué ci-dessus.
d.Qui fait le contrôle de la numérisation ?
Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au directeur qui contrôlera :
• que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a)
• que les informations coïncident avec les éléments du contrat
• la qualité de la numérisation
• les signatures
Si l'un des points de contrôle fait défaut le ticket sera réassigné au gestionnaire pour correction
Si tout les éléments sont conformes le directeur passe le ticket en “dossier statique” et valide le n° de mandat afin qu'il soit intégré au registre des contrats, dans le champ “référence mandat”.
e.Comment accéder au registre des mandats numérique
Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet “Proposition/Résiliation contrat syndic” et cliquer sur le rapport personnalisé “Registre des mandats”
f. Sécurisation et sauvegarde
Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)