Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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+++ process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/11/23 12:37] (Version actuelle) – splaissy
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-====1. Le registre des mandats papiers====
+====1. Le registre des mandats papiers***====
-C'est un registre folioté.
+C'était un registre folioté. Il devait être renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic avait été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service. L'original du contrat était conservé dans un classeur de mandat. Ceci n'est plus en activité dorénavant.
-Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Directeur Copropriété.
-Où sont conservés les mandats papiers?
-L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandat.
 ====2.	Le registre des mandats numérique ====
+**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic » A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.**
-**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans le projet registre des mandats.**
 Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
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-Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-06-gestion-des-contrats-de-syndic|gestion des contrats de syndic ]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé sur logiciel de gestion. Le  contrat est numérisé sur le ticket du contrat à prendre dans l'onglet dédié en format pdf dénommé Contrat.
+Conformément au process, [[process:25-copropriete:25-04-03-01-mandat-contrats-de-syndic|25 04 03 01 - Mandat/contrat syndic]], dès le retour d’assemblée générale le contrat est numérisé et est mis sur un ticket dans le projet de l'ensemble immobilier concerné.
 Les informations suivantes devront obligatoirement figurer sur le ticket:
-Comment le sujet doit il être rédigé?
+•  En attendant l'intégration du contrat au registre des mandants , le tracker du ticket sera sur anomalie
-• Le nom de l'immeuble
+• Le sujet du ticket doit obligatoirement être contrat syndic
-• L'Etat du contrat , il doit être mis sur "Signé"
+• Le nom du président du cs si il y en a un  ou du directeur de l'asl sera indiquée en commentaire
-• L'adresse et la commune du bien géré
-• La date de signature du contrat
-• La date d’échéance du contrat
-• Le montant des honoraires
 ===b. Qui fait la numérisation?===
-le gestionnaire/ son assistante
+le gestionnaire/ e-gestionnaire
-===c.Comment les documents sont-ils numérisés?===
+===c. Comment les documents sont-ils numérisés?===
 ==1. Dans le cas où le contrat a été signé en format papier, numériser le document==
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-===d.Qui fait le contrôle de la numérisation ?===
+===d. Qui remplit le registre ? ===
+Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les informations suivantes:
+• Le tracker du ticket doit être mis sur contrat
+• L'Etat du contrat , doit être mis sur "Signé"
+• L'adresse et la commune du bien géré doit être renseigné
+• La date de signature du contrat
+• La date de de fin du contrat (champ date de fin)
+• Le montant des honoraires HT
+• Le taux de tva
+• Le nom du gestionnaire et du comptable
+• le nombre de lot de l'ensemble immobilier
+• **saisir une date d'échéance trois mois avant la fin du contrat afin d'organiser l'assemblée générale de renouvellement du mandant**
+**• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié", le ticket "contrat de syndic" doit être étoilé, et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.**
+Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu
+===e. Attribution du numéro de mandat  ===
+Le gestionnaire (ou e-gestionnaire) renseigne le numéro de mandat sur le ticket.
-Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au directeur qui contrôlera :
+• Le numéro de mandant  est à saisir dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible dans le registre .
-• que les informations indiquées précédemment figurent (voir point a)
-• que les informations coïncident avec les éléments du contrat
-• la qualité de la numérisation
+===f.Comment accéder au registre des mandats numérique===
-• les signatures
+Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats"
-Si l'un des points de contrôle fait défaut le ticket sera réassigné au gestionnaire pour correction
+ci dessous les liens des registres:
-Si tout les éléments sont conformes le directeur passe le ticket en "dossier statique" et valide le n° de mandat afin qu'il soit intégré au registre des contrats, dans le champ "référence mandat".
+le registre syndic de MIG
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-guyane/issues?query_id=6034
-===e.Comment accéder au registre des mandats numérique===
+le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-fontenoy/issues?query_id=2572
-Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "Proposition/Résiliation contrat syndic" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats"
+le registre syndic de #Martinique Syndic
+https://redmine.groupimo.fr/projects/juridique25/issues?query_id=2614
-===f. Sécurisation et sauvegarde===
+===g. Sécurisation et sauvegarde===
 Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)