Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2022/02/16 08:30] – stadi
+++ process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/11/23 12:37] (Version actuelle) – splaissy
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-====1. Le registre des mandats papiers====
+====1. Le registre des mandats papiers***====
-C'est un registre folioté.
+C'était un registre folioté. Il devait être renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic avait été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service. L'original du contrat était conservé dans un classeur de mandat. Ceci n'est plus en activité dorénavant.
-Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service.
-Où sont conservés les mandats papiers?
-L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandat.
 ====2.	Le registre des mandats numérique ====
+**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic » A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.**
-**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic »
-A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.**
 Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
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-===d. Qui rempli le registre ? ===
+===d. Qui remplit le registre ? ===
-Une fois le contrat numérisé sur le ticket il sera assigné au responsable de service qui devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes:
+Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les informations suivantes:
 • Le tracker du ticket doit être mis sur contrat
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 • Le taux de tva
-• Le noms du gestionnaire et du comptable
+• Le nom du gestionnaire et du comptable
 • le nombre de lot de l'ensemble immobilier
-• Le numéro de mandant  dans le champ "référence mandat".
+• **saisir une date d'échéance trois mois avant la fin du contrat afin d'organiser l'assemblée générale de renouvellement du mandant**
+**• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié", le ticket "contrat de syndic" doit être étoilé, et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.**
-**Attention si la numérisation du contrat est de mauvaise qualité ou si il n'est pas signé il sera réassigné au gestionnaire / e gestionnaire pour correction.
+Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu
-**
+===e. Attribution du numéro de mandat  ===
+Le gestionnaire (ou e-gestionnaire) renseigne le numéro de mandat sur le ticket.
-===e.Comment accéder au registre des mandats numérique===
+• Le numéro de mandant  est à saisir dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible dans le registre .
+===f.Comment accéder au registre des mandats numérique===
 Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats"
+ci dessous les liens des registres:
+le registre syndic de MIG
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-guyane/issues?query_id=6034
+le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-fontenoy/issues?query_id=2572
+le registre syndic de #Martinique Syndic
+https://redmine.groupimo.fr/projects/juridique25/issues?query_id=2614
-===f. Sécurisation et sauvegarde===
+===g. Sécurisation et sauvegarde===
 Afin d'assurer un fonctionnement conforme au texte, une sauvegarde est effectuée chaque jour par le service informatique. Par ailleurs, une sauvegarde permanente est accessible en ligne depuis 1j (https://wiki.groupimo.fr/process/services-generaux/99-01-04-06-le-redmine-groupimo#suppression-intempestive-d-un-ticket-sauvegarde-verification-fichiersregistres-1jredminegroupimofr ) (ca marche plus ticket ouvert relancer webdev + raccourcisseur url)