Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/01/04 11:41] – 01_a16_14-groupimo.com
+++ process:25-copropriete:25-04-03-01-01-tenir-les-registres-des-mandats [2023/11/23 12:37] (Version actuelle) – splaissy
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-====1. Le registre des mandats papiers====
+====1. Le registre des mandats papiers***====
-C'est un registre folioté.
+C'était un registre folioté. Il devait être renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic avait été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service. L'original du contrat était conservé dans un classeur de mandat. Ceci n'est plus en activité dorénavant.
-Il doit être impérativement renseigné par le gestionnaire dès que le mandat de syndic a été renouvelé, ou acquis, sous contrôle du Responsable de service.
-Où sont conservés les mandats papiers?
-L'original du contrat sera conservé dans un classeur de mandat.
 ====2.	Le registre des mandats numérique ====
+**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic » A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.**
-**N.B :Le registre des mandats numérique est la solution utilisée chez Groupimo depuis 2019. Il est accessible sous forme de rapport personnalisé dans les projets 25 - Syndic »
-A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic et A21-25-Copropriété - Fontenoy.**
 Pour bien encadrer et documenter les opérations de numérisation du registre des mandats ,il est nécessaire d'avoir une procédure de numérisation stricte afin d’assurer une numérisation des documents uniforme et conforme.
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 ===d. Qui remplit le registre ? ===
-Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les information suivantes:
+Une fois le contrat numérisé sur le ticket le e- gestionnaire ou le gestionnaire devra remplir le registre en saisissant sur le ticket les informations suivantes:
 • Le tracker du ticket doit être mis sur contrat
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 • **saisir une date d'échéance trois mois avant la fin du contrat afin d'organiser l'assemblée générale de renouvellement du mandant**
+**• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié", le ticket "contrat de syndic" doit être étoilé, et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.**
-**• Si le mandat est perdu, l'état du contrat doit être mis sur "Résilié" et la date d'échéance doit être mis à la date de la perte effective du mandat.**
 Le ticket du précédent contrat doit être passé en statut résolu
-===e. Validation du contrat  ===
+===e. Attribution du numéro de mandat  ===
-Une fois le nouveau contrat saisie dans redmine le e gestionnaire ou le gestionnaire assigne le ticket au service juridique pour validation des informations du contrat
+Le gestionnaire (ou e-gestionnaire) renseigne le numéro de mandat sur le ticket.
+• Le numéro de mandant  est à saisir dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible dans le registre .
-Une fois le contrat validé le service juridique complète le
-• Le numéro de mandant  dans le champ "référence mandat", en prenant le dernier numéro disponible, et réassigne le ticket au gestionnaire / e gestionnaire pour suivi de la date de fin du contrat
 ===f.Comment accéder au registre des mandats numérique===
 Afin d'accéder au registre numérisé il convient de se connecter sur le logiciel redmine, accéder au projet "A16-25-Copropriété-Groupimo Syndic" ou "A21-25-Copropriété - Fontenoy" et cliquer sur le rapport personnalisé "Registre des mandats"
+ci dessous les liens des registres:
+le registre syndic de MIG
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-guyane/issues?query_id=6034
+le registre syndic de Fontenoy Immobilier Martinique
+https://redmine.groupimo.fr/projects/copropriete-fontenoy/issues?query_id=2572
+le registre syndic de #Martinique Syndic
+https://redmine.groupimo.fr/projects/juridique25/issues?query_id=2614