process:25-copropriete:25-05-05-gerer-les-encaissements
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process:copropriete:25-05-05-gerer-les-encaissements [2019/06/27 14:36] – [1.Prélèvements et virements] stadi | process:25-copropriete:25-05-05-gerer-les-encaissements [2023/12/15 08:40] (Version actuelle) – splaissy | ||
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===== 25 05 05 - Gérer les encaissements ===== | ===== 25 05 05 - Gérer les encaissements ===== | ||
- | Ce process fait partie des [[process: | + | Ce process fait partie des [[process:25-copropriete: |
- | Volume [[process: | + | Volume [[process:25-copropriete: |
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===== II. Process. ===== | ===== II. Process. ===== | ||
- | ===== 1. Les modes de paiements | + | ==== 1. Les modes de paiements ==== |
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-Le paiement par chèque | -Le paiement par chèque | ||
- | -Le prélèvement automatique | + | -Le prélèvement automatique |
- | -Le paiement en [[https:// | + | -Le paiement |
+ | |||
+ | Soit en[[https:// | ||
+ | |||
+ | Soit sur le TPE de l' | ||
-Le paiement par virement , nos clients peuvent trouver le RIB de leur ensemble immobilier sur [[https:// | -Le paiement par virement , nos clients peuvent trouver le RIB de leur ensemble immobilier sur [[https:// | ||
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Afin de mettre à la dispositions de nos clients les rib, le service comptable devra créer un ticket par ensemble immobilier | Afin de mettre à la dispositions de nos clients les rib, le service comptable devra créer un ticket par ensemble immobilier | ||
]] et y enregistrer le rib de l' | ]] et y enregistrer le rib de l' | ||
+ | |||
+ | - Le prélèvement automatique | ||
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- | ====La saisie des paiements===== | + | ====2. La saisie des paiements===== |
- | ====1. Prélèvements et virements==== | + | ===a. Prélèvements et virements=== |
- | Ces modes de gestion ne nécessitent pas de procédure particulière, | + | Ces modes de gestion ne nécessitent pas de procédure particulière, |
+ | |||
+ | Pour ce faire il convient d' | ||
La vérification des prélèvements et virements se fait lors de l’établissement du rapprochement bancaire. | La vérification des prélèvements et virements se fait lors de l’établissement du rapprochement bancaire. | ||
+ | **1. Gestion des prélèvements** | ||
+ | |||
+ | - Prélèvement sur échéancier de procédure : | ||
+ | |||
+ | __Attention, | ||
+ | |||
+ | - Prélèvement au premier jour du trimestre des charges et appels : | ||
+ | |||
+ | A compter du 1/1/24 il est possible de mettre en place des prélèvements de charges de copropriété (et des appels travaux). Pour ce faire il faut suivre ce [[https:// | ||
+ | |||
+ | De plus, le prélèvement est fait par compte bancaire, il faut donc prévoir deux autorisations de prélèvement s'il y a un compte travaux et des appels travaux, sinon seules les charges courantes seront prélevées. N' | ||
+ | |||
+ | 1.1 Saisir les coordonnées bancaires pour gérer les prélèvements | ||
+ | |||
+ | Se reporter au mode opératoire [[https:// | ||
+ | |||
+ | 1.2 procéder aux prélèvements | ||
+ | |||
+ | Se reporter au mode opératoire [[https:// | ||
- | ====2. Chèques | + | ===b. Chèques === |
Lorsque le règlement est remis directement au gestionnaire ou à l’agence de proximité, celui-ci doit être déposé pour enregistrement en comptabilité mandant dans les 24 heures maximum. | Lorsque le règlement est remis directement au gestionnaire ou à l’agence de proximité, celui-ci doit être déposé pour enregistrement en comptabilité mandant dans les 24 heures maximum. | ||
- | ===1 Classer les chèques par résidence=== | + | 1 Classer les chèques par résidence |
* Ne pas omettre de joindre « le papillon » (coupon codifié située au bas de l’appel de fonds) qui permettra une saisie plus rapide du règlement. | * Ne pas omettre de joindre « le papillon » (coupon codifié située au bas de l’appel de fonds) qui permettra une saisie plus rapide du règlement. | ||
- | ===2. Saisir les chèques=== | + | 2. Saisir les chèques |
* Pour les chèques accompagnés du papillon : rentrer directement le code copropriétaire afin d’y affecter le règlement. | * Pour les chèques accompagnés du papillon : rentrer directement le code copropriétaire afin d’y affecter le règlement. | ||
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- | ===3. Sortir les bordereaux de saisie=== | + | 3. Sortir les bordereaux de saisie |
* Un bordereau par résidence récapitulant tous les règlements reçus. | * Un bordereau par résidence récapitulant tous les règlements reçus. | ||
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- | ===4. Joindre à chaque bordereau les chèques saisis correspondants=== | + | 4. Joindre à chaque bordereau les chèques saisis correspondants |
* But : Eviter de les perdre et permet de préparer la remise en banque. | * But : Eviter de les perdre et permet de préparer la remise en banque. | ||
- | ===5. Remplir le bordereau de « remise en banque »=== | + | 5. Remplir le bordereau de « remise en banque » |
* C’est un document à entête de la banque sur lequel doivent être portés : la date de remise, la référence du compte bancaire de la résidence, le nombre de chèques, l’identification du tireur, du tiré, le montant de chaque chèque, avec le total cumulé. | * C’est un document à entête de la banque sur lequel doivent être portés : la date de remise, la référence du compte bancaire de la résidence, le nombre de chèques, l’identification du tireur, du tiré, le montant de chaque chèque, avec le total cumulé. | ||
- | ===6. Faire une « liasse » par immeuble=== | + | 6. Faire une « liasse » par immeuble |
* Regroupe par immeuble : le bordereau de saisie, | * Regroupe par immeuble : le bordereau de saisie, | ||
- | ===7. Regrouper le tout dans une enveloppe === | + | 7. Regrouper le tout dans une enveloppe === |
* A déposer dans la bannette de « départ courrier ». | * A déposer dans la bannette de « départ courrier ». | ||
- | === 8. Classer les doubles=== | + | 8. Classer les doubles |
* Classer le double du bordereau de saisie, et de remise dans le classeur « banque » de chaque copropriété dans l’attente du rapprochement bancaire mensuel et du « contrôle de la trésorerie des immeubles » (voir module suivant). | * Classer le double du bordereau de saisie, et de remise dans le classeur « banque » de chaque copropriété dans l’attente du rapprochement bancaire mensuel et du « contrôle de la trésorerie des immeubles » (voir module suivant). | ||
+ | |||
+ | 9. Retour chèque | ||
+ | |||
+ | *En cas d' | ||
+ | https:// | ||
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+ | 10. Cas de la remise de chèque multicopropriétés | ||
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+ | Se fait conformément au mode opératoire [[https:// | ||
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+ | ===c. Carte Bancaire=== | ||
+ | |||
+ | Les règlements par carte bancaire effectués par les copropriétaires depuis [[https:// | ||
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+ | Les transactions nous sont signalées soit: | ||
+ | - par mail via expéditeur : contact contact et ont pour sujet : “paiement Scellius ok” ou “Paiement Scellius Erreur”. | ||
+ | |||
+ | A noter que seuls les “paiements Scellius ok” doivent être traités. Les “paiement Scellius erreur” doivent être conservés quelques mois en cas d' | ||
+ | |||
+ | - par ticket redmine dans [[https:// | ||
+ | |||
+ | Pour des raisons liées au réseau internet (coupures) il peut arriver qu'un règlement par carte bancaire soit | ||
+ | effectué par le client et que l' | ||
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+ | Il est donc nécessaire de contrôler l' | ||
+ | Il suffit donc de s' | ||
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+ | Ce tableau n' | ||
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+ | La saisie comptable de la transaction s' | ||
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+ | ====3. Enregistrer le règlement des copropriétaires===== | ||
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+ | Il convient ensuite d' | ||
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process/25-copropriete/25-05-05-gerer-les-encaissements.1561660572.txt.gz · Dernière modification : 2019/06/27 14:36 de stadi