Ce process fait partie des process courtage

Volume 50 03 Assurances immobilières

Cette procédure décrit la souscription d'une assurance multirisques immeubles de la demande de devis à l'édition du contrat d'assurance et de l'attestation d'assurance, la vie du contrat, renouvellement et résiliation.

Une assurance multirisque immeuble est un contrat qui permet de couvrir les parties communes d’un immeuble en copropriété. Cette assurance est indépendante de l'assurance des copropriétaires, non occupant ou non, ou de l'assurance des locataires.

A noter que la superficie réclamée pour cette assurance est la superficie développée. Il s'agit de la superficie totale d'un immeuble, murs extérieurs compris. Pour la calculer il suffit de prendre le périmètre extérieur de l'immeuble et de le multiplier par le nombre d'étage + 1 pour le RDC. Pour les caves, parkings et combles non aménagés il faut ajouter 50% de leur surface réelle.

Ensuite du process 25 06 01, le ticket créé est géré par Comaphi. Comaphi doit interroger ses partenaires courtiers et assureurs afin de faire plusieurs propositions (au moins 2) au syndic.

A réception de la demande de devis, comaphi complète les formulaires dédiés (formulaires types par compagnie a mettre dans base doc a voir ), et transmet par email à son ou ses co courtiers pour obtenir des propositions concurrentielles. A réception des propositions, comaphi met les devis sur le ticket et assigne au gestionnaire pour choix et validation.

Le gestionnaire signe la proposition retenue avec “bon pour accord et tampon ” et assigne le ticket a comaphi pour mise en place de la proposition en indiquant la date d'effet souhaitée.

En cas de refus avec le ou les devis présentés, le gestionnaire motive son refus et assigne comaphi pour suite a donner.

Si le refus est persistant après ces échanges, le ticket est assigné a la direction générale pour suites a donner.

COMAPHI transmet par email la proposition validée au partenaire pour mise en place et édition des contrats. Comaphi s'assure de la bonne réception par un accusé de réception prouvant la mise en place effective du contrat.

Les contrats originaux édités sont transmis à COMAPHI en 2 exemplaires par le partenaire OU le service courrier de GROUPIMO. A réception des documents contractuels, COMAPHI les transmet au syndic pour signature et mise en paiement . Comaphi indique sur le ticket la réception du contrat, la date de transmission au syndic et scannera le contrat une fois validé,signé et retourné par le gestionnaire. Comaphi envoi les 2 exemplaires aux courtiers et remet son exemplaire au client

Paiement du contrat :

Après avoir tout receptionné la compagnie emet l'*appel de prime* qui est remis a comaphi pour validation et enregistrement novanet. Puis cet appel est scanné en sous tâche du contrat. Le ticket est assigné au gestionnaire pour validation qui le transmettra à son tour à la comptabilité pour paiement.

Pour finir COMAPHI se charge d'enregistrer le contrat dans son système de gestion (NOVANET) et renseigne le ticket Redmine en le positionnant en “contrat signé”. Le ticket peut ainsi être clôturé.

Pendant toute la durée du contrat, COMAPHI a connaissance du renouvellement du contrat par le partenaire et par le biais de la transmission des appels de primes à chaque échéances :

Pour les copropriétés gérées par Groupimo syndic, chaque appel de prime est remis a comaphi par le service courrier pour validation et enregistrement novanet puis scanné en sous tâche du contrat. Le ticket est assigné au gestionnaire pour validation qui le transmettra à son tour à la comptabilité pour paiement.

Pour les copropriétés non gérées par Groupimo syndic, Le co-courtier envoie chaque mois les quittancements, les primes payées, les encaissements et le détails du commissionnement, à comaphi. Comaphi contrôle les informations, les enregistre sur NOVANET. Une fois la prime payée, COMAPHI peut prétendre à la rémunération du contrat.

CAS PARTICULIER ET EXCEPTIONNEL : réception appel de prime en PDM Comaphi informe par mail le courtier afin de lui transmettre les coordonnées du nouveau syndic et transfert l'appel au nouveau syndic “client” pour paiement.

Pour les contrats gérés par Groupimo Syndic, le service syndic crée, a tout moment, en sous tache du ticket assurance contrat concerné en détaillant sa demande. Comaphi traite la demande comme une demande devis.

Pour les affaires non gérées par Groupimo Syndic, COMAPHI prend connaissance de la modification si cela a une incidence sur la prime par le bordereau mensuel du partenaire courtier ou assureur. Comaphi peut demander pour contrôle la justification à son partenaire.

Une demande de résiliation pour les contrats géré par Groupimo Syndic, se gère comme une demande de devis (voir 1-1) .

Pour les affaires non gérées par Groupimo Syndic, COMAPHI prend connaissance de la résiliation de contrat par le bordereau mensuel du partenaire courtier ou assureur. Comaphi doit alors demander pour contrôle la justification de la résiliation à son partenaire.