Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:65-travaux:65-01-01-01-traiter-une-demande-de-travaux [2021/07/06 16:29] – [7- Chantier terminé, paiement du solde et fin d'opération] glancelot
+++ process:65-travaux:65-01-01-01-traiter-une-demande-de-travaux [2022/05/31 07:23] (Version actuelle) – supprimée cmj
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-===== 65 01 01 01 Traiter une demande de travaux=====
-Ce process fait partie des process [[process:65-travaux:65-travaux]]
-Volume [[process:65-travaux:65-01-interventions-et-contrats-front-office|]]
-Process parent [[process:65-travaux:65-01-01-interventions-travaux-renovimo|]]
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure RENOVIMO, qui doit analyser et répondre à une demande de travaux.
-===== II. Process. =====
-====1- La demande =====
-Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. Les services syndic, gestion, transaction, ... voir le rs, créent un ticket (Ticket 1) et l'assignent à l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien renovimo (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur), en respectant [[process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-gestion_suivi_travaux|20 04 02 02 gestion suivi des travaux]] et en copropriété :  a créer.
-Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi il existe toujours un Ticket 1 en tache parente.
-Il faut demander au client/demandeur le plus de précision possible, au minimum la géolocalisation (gps) et des photos du problème a traiter. La demande doit être précise avec photos, et bien indiquer le nom et l'adresse du demandeur (Propriétaire, locataire, conseil syndical, assemblée générale, …).
-===Cas spécifique Copropriétés Résidence de la Baie===
-Compte tenu de la spécificité des entités et des intervenants, il est obligatoire sur les demandes a renovimo d'être encore plus précis
-les demandes/factures la baie doivent etre catégorisées en copropriété selon l'entité :
-B1 : baie 1
-B2 : baie 2
-BDG : baie 3 + baie 4 = baie du galion
-ensuite et si cela concerne l'union (commun aux 3 sdc), il faut l'indiquer
-A défaut, renovimo doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process
-====2- Chiffrage et Bon pour Accord ====
-Si RENOVIMO refuse la mission, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, en accord avec son responsable, informe le demandeur rapidement sur le ticket 1. En cas de refus de RENOVIMO, le demandeur doit trouver un autre fournisseur.
-En cas d'accord, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, RENOVIMO crée en sous tache de ce ticket 1 :
-- un ticket 2 dans le projet RENOVIMO intervention (lié au ticket travaux gestion ou syndic) afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier.
-- Si le client n'est pas le service gestion ou un service groupimo (qui donc aura déjà un ticket pour communiquer qui sera lié), l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, doit vérifier qu'il existe un ticket 1 dans le projet espace client travaux, sinon il doit être créé pour communiquer et transmettre des infos et les documents aux clients (en ticket parent du ticket 2 RENOVIMO intervention).
-En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, RENOVIMO en accord avec son responsable fait le choix entre deux options de rédaction de devis :
-- En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé (responsable ou technicien) désigné de RENOVIMO sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur (http://renovimo.fr/travaux/) et la grille préétablie a disposition.
-- Devis avec déplacement (65doc02). L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, prend toutes les mesures nécessaires afin d'organiser un déplacement avec un technicien sur site afin d’établir le chiffrage suivant visuel et en application de la grille tarifaire.
-Le technicien met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket 2 pour permettre la rédaction du devis et assigne l'assistant(e) RENOVIMO.
-A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé).
-Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “montant” de chaque ticket. Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre.
-Si le montant dépasse 350 € TTC, le ticket et assigné pour validation au responsable RENOVIMO. Le devis, s'il dépasse 3000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket et assigné a l’assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, pour rédaction du devis sur le drive.
-L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, met le devis sur le ticket 2 RENOVIMO , et sur le ticket 1 travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, ferme le ticket travaux RENOVIMO 2.
-En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, (sur le ticket 1) en mentionnant "bon pour accord". Ensuite il finance l'acompte de 50% sur un ticket "paiement" 3 (en sous tache) à son service compta. Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, ... sans création de ticket 3.
-Pour les RS, l'acompte et le devis ne sont pas obligatoires jusque 500 € TTC. Pour la DG, il n'y a bien sur pas de seuil/plafond applicable. En cas de défaut de paiement après relance auprès du RS concerné, l'information est remontée à la DG.
-Les cadres (et donc bien sur encore plus les Rs) ont le droit de faire/valider les devis directement depuis la grille tarifaire, ils doivent par contre mettre le devis sur le ticket travaux. Pour ce faire se rendre sur le sheet ([[https://espaceco.groupimo.fr/base2/editer/108470/Travaux+%2865%29|ou la basedoc]]) [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1z-bxQRg86cHNrifnzVvn8VSCSjg0fdkvaNjhuvc1lTw/edit#gid=2088969188| le 65doc04]], remplir [[http://renovimo.fr/travaux/|selon la grille de prix]], mettre les photos avant (les demander au locataire demandeur ou au prestataire rapport de visite), remplir le numéro de ticket pour remplissage automatique ou remplir a la main sur l'onglet concerné, (en cas d'absence sur la grille : 30 euros de l'heure, montant minimal 100 euros, fourniture x2 valeurs 2021), possibilité de sauvegarder la version en historique en nommant le devis selon la version, puis selectionner les cellules hors rouge, fichier, imprimer, pdfcreator, et vous obtenez votre devis. Pensez ensuite a le mettre sur le ticket travaux ou le votre et cloturer la demande de devis.
-====3- Financement et execution====
-L'assistant(e) RENOVIMO ou e-technicien, enregistre l'information du BPA sur le ticket 2 RENOVIMO et assigne le ticket à l'assistant comptable pour suivi du paiement de l'acompte de 50%.
-Pour ce faire, l'assistant(e) comptable, crée donc un ticket 4 facture en sous tache du ticket 2, dans le facturier RENOVIMO, qu'elle lie avec le ticket 3 paiement de la gestion ou de la copro. Le devis et les informations sur l'acompte de 50% obligatoire doivent figurer sur le ticket 4.
-L'assistant(e) comptable créé ensuite un ticket 5 fournitures dans le projet "65 Renov Immo - Back Office", en sous tache du ticket 4 pour suivre le paiement et l'approvisionnement du chantier en fournitures. Le champs "montant fournitures non margé" est à remplir systématiquement.
-Lorsque l'acompte est passé, le service comptabilité concerné assigne le ticket 3 facture à son demandeur ou à l'assistant(e) comptable, Renovimo pour transmettre l'information (avec date + montant de l'acompte).
-Après avoir contrôlé sur le compte banque RENOVIMO en ligne la bonne réception des fonds correspondant à 50% du devis, le ticket 4 est mis à jour par l'assistant(e) comptable en indiquant sur le ticket la date de l'encaissement et le montant de l'acompte dans les champs prévus. Le ticket est alors assigné à l'assistant RENOVIMO ou e-technicien, la programmation des travaux peut être effectuée.
-Pour ce faire, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, convient d'un rendez-vous avec le demandeur, les locataires, ... ou programme directement sur le planning les travaux en parties communes d'immeuble.
-L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, intègre sur l'agenda GOOGLE (?) les dates de rendez-vous travaux en indiquant la localité du chantier + type de client (autre, gestion, syndic...) et surtout la référence redmine du ticket 2 + s'il s'agit d'une prestation dans le cadre d'un contrat voir process contrat.
-L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, transmet l'info sur le ticket 2, informe sur le ticket 1 de la date d'intervention et des modalités techniques, et assigne le ticket 2 au technicien qui interviendra pour la réalisation des travaux en indiquant la date et l'horaire du début de la prestation.
-Cette date sera indiqué dans le champ " date de début des travaux" prévu à cet effet.
-Pour un meilleur suivi des équipes et de l'intervention, une date prévisionnelle de livraison de travaux sera indiquée dans le champ prévu à cet effet.
-Les travaux peuvent débuter.
-====4- Cas d'un prestataire externe ====
-Lorsqu'un bon pour accord a été donné sur un chantier pour lequel un prestataire RENOVIMO est missionné pour réaliser les travaux, l'assistant(e) comptable crée un ticket 6 facture en sous tache du ticket 4 pour le paiement du fournisseur dans le projet "factures Renov'imo". Attention, si et seulement si le ticket 4 est bien rempli (champs acompte et date acompte remplis), alors l'assistant(e) comptable peut créer le ticket 6 (conformément au process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale).
-Il faut donner sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement)
-L'assistant(e) comptable doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il ou elle doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket “demande de mouvement de fonds”, projet "Banque Digitale".
-Une fois l'acompte payé au prestataire, le service comptabilité société assigne ensuite le ticket 6 à l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, pour transmettre l'information. L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien peut programmer les travaux.
-====5. Commande fournitures chantier====
-Dès que le devis est validé et que l'acompte est payé, un ticket 5 fournitures a été créé dans le projet  “65 Renov Immo - Back Office”.
-Sur ce ticket, l'assistant(e) comptable fait une demande d'approvisionnent (du montant non margé) du compte “fournitures” (carte bleue), pour que RENOVIMO procède aux achats.
-Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement).
-Attention, l'assistant(e) comptable doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket “demande de mouvement de fonds”, projet "Banque Digitale".
-Les factures d'achats sont ensuite données par les techniciens (ou RS), sur ce ticket, à la comptabilité, pour suivi et régularisation chantier par chantier. Chaque facture fera l'objet d'un ticket dans le projet "factures renov'imo" qui sera lié au ticket T5 pour saisie dans CEGID par la comptabilité société.
-Le montant des fournitures ne doit jamais dépassé le montant provisionné. A défaut, la comptabilité société assigne le ticket a la DG pour correction.
-===5-1. Cas des achats chez les fournisseurs en compte :===
-Une fois les conditions de financement et d'acompte remplies, le représentant de RENOVIMO se rend chez le fournisseur muni du bon de commande et du devis.
-Il retire le matériel prévu dans le devis, rempli son bon de commande et le fait tamponner par le fournisseur.
-Lorsque le retrait est effectué, le représentant de RENOVIMO transmet, sur le ticket 5, le bon de commande à la comptabilité société qui pourra ainsi pointer, lors de la réception, pour paiement, les factures définitives en fin de mois.
-Le paiement du fournisseur en compte s'effectuera alors sur un ticket de regroupement de demandes pour des signatures multiples. L'assistant(e) comptable crée un ticket dans le projet “65 Renov Immo - Back Office”, il ou elle liera tous les tickets "factures Renov'imo" correspondants aux dépenses chez ce fournisseur. L'assistant(e) comptable prendra soin de contrôler la concordance entre le relevé de facture mensuel du fournisseur et les dépenses réelles avant d'assigner la DG pour signature.
-L'assistant(e) comptable donne ensuite sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement).
-Attention, l'assistant(e) comptable doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket “demande de mouvement de fonds”, projet "Banque Digitale".
-===5-2. Cas des achats courant non chiffrés :===
-Le représentant de RENOVIMO utilise le fond de caisse constitué sur le compte “carte bleue”. Il présente les factures correspondantes. La comptabilité sur présentation de ces factures reconstitue le fond de caisse.
-====6- Réalisation des travaux====
-Premièrement, avant tout démarrage de travaux le technicien analyse sur place au préalable le devis par rapport à la réalité de l'intervention. Si le technicien se rend compte que le devis est sous quotté (à hauteur max de 10% pour les heures estimées, et validation des fournitures), un nouveau chiffrage doit être réalisé sur place.
-Le technicien poste le chiffrage + les photos sur le ticket 2 pour rédaction du devis par l'assistante et communication au client.
-Si le devis est conforme, RENOVIMO réalise les travaux. Les suivis de travaux des équipes et des prestataires sont à la charge du conducteur de travaux ou d'un chef d'équipe.
-A la fin du chantier les collaborateurs qui sont intervenus doivent individuellement indiquer sur le ticket 2 le temps réellement passé : uniquement pour le temps passé à réaliser les travaux.
-====7- Chantier terminé, paiement du solde et fin d'opération====
-Lorsque le chantier est terminé, le(s) technicien(s) transmet(tent) les photos de fin de chantier sur le ticket 2 RENOVIMO et assigne l'assistant(e) comptable.
-Le préposé RENOVIMO qui a réalisé les achats des fournitures vérifie que toutes les informations sur la ou les factures d'achats sont bien sur le ticket 5 et ont bien été transmises au service comptabilité société. Il renseigne dans les champs du ticket 2 RENOVIMO le montant total HT des achats des fournitures payées.
-Le technicien assigne le ticket 5 à la comptabilité société pour contrôler si le prix des fournitures payées est supérieur au budget prévu. Sur le ticket 2 il vérifie le nombre d'heures et assigne l'assistante qui vérifie s'il  est supérieur aux heures estimées au départ.
-- Si tout est ok, l'assistante ou un(e) e-technicien, vérifie les factures et transmet l'information au client poru déblocage du solde sur le ticket 1. Puis les tickets 3, 4, 5 et 6 sont assignés aux comptables pour paiement.
-- Si il y a une anomalie, l'assistante comptable assigne au responsable RENOVIMO pour analyse et correction avec le conducteur de travaux pour les futurs dossiers. Ensuite, le responsable RENOVIMO assigne l'assistante pour reprendre comme ci dessus.
-Après bon encaissement, les tickets sont passés en “résolu” par l'assistante ou un(e) e-technicien,.
-En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, l'assistante comptable relance la compta sur les tickets concernés et le client sur le ticket 1. Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, l'assistante comptable assigne le ticket 4 facture au service juridique pour mise en recouvrement.
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