Ceci est une ancienne révision du document !
Table des matières
65 01 02 01 - Les Contrats RENOVIMO/CHECK-IN
Ce process fait partie des process 65 - Travaux et Contrats
Volume 65-01-interventions-et-contrats-front-office
Process parent 652 - Contrats
I. Objet de la procédure
Est concerné par cette procédure : le service contrat Cheh-In By Groupimo, qui doit réaliser les prestations relatives aux contrats signés avec ses clients.
II. Le process
0. Proposition de contrat, tarification, validation par le client
Tout comme pour les travaux, la demande doit être clairement identifiée. Elle est faite soit par un client directement, soit par un mandataire (syndic ou gérant). Dans tous les cas, elle constitue le premier ticket redmine du sujet, et la tâche parente : Ticket 1.
En dessous de ce ticket (en sous tache), l'assistant dès réception de la demande, crée un ticket (Ticket 2) dans le projet redmine contrat, avec en titre la mention “Contrat”, et le type de contrat d'entretien et le nom du client. Exemple “Contrat Ménage Sdc Baie 1”. Puis en description indiquer précisément l'état et les informations nécessaires a la bonne compréhension de ce contrat.
Ensuite l'assistant chiffre la prestation en fonction du nombre d'heures nécessaires a effectuer la tache (comprenant le deplacement et le retour), ainsi que les fournitures nécessaires. Puis il assigne a son responsable pour validation. Après validation, il fait le devis (projet de contrat) et le met sur le ticket parent. Il peut ensuite passer la tache en résolu. En fonction du retour du client, si le devis est validé signé avec une date de prise d'effet, le ticket est réouvert et le tracker passe en contrat signé. Le ticket est ensuite mis dans le projet des contrats signés.
1. Planification/reporting
En fonction des contrats, la planification peut être variable ou fixe.
Afin de permettre à l'assistant de bien gérer le planning, chaque intervention est régie par un ticket de reporting (Ticket 3) correspondant à chaque contrat. Ce ticket est en sous-tâche du ticket contrat. Il doit être précis en descriptif pour indiquer au technicien les périodicités et les modalités d'intervention.
Dans le cas d'un planning variable, la date d'échéance sur ce ticket correspond au jour(s) d'intervention.
Le technicien note sur ce ticket ses interventions, avec photos avant et après, et rapport écrit ou oral. Pour les photos et le rapport, il utilise "Groupimobil" depuis l'espace Co pour plus de facilité (il suffit de noter le numéro du ticket 3 et de suivre les instructions)
2. intervention et reporting
L'assistante assigne le le ticket prestation au technicien en charge de l'intervention relative au contrat.
Sur ce ticket, le technicien renseigne les actions menées avec photos avant/après et réassigne l'assistante si tout s'est bien passé. Une fois la prestation réalisée, l'assistante change l'échéance du ticket prestation à la prochaine date prévue au contrat.
Si un problème est survenu lors de l'intervention ou si un devis complémentaire doit être rédigé, le technicien assigne le responsable RENOVIMO pour validation ou suite à donner.
3. Facturation, solde et fin d'opération
En fonction des contrats, la facturation peut être mensuelle, trimestrielle, annuelle ou à la prestation.
L'assistante créer un ticket 4, facturation en sous-tâche du ticket contrat (ticket 2) et donne les éléments au service comptable (compta gestion) pour établir sur Login le contrat (dans le projet back office gestion) . Le service comptable mandant (compta gestion) doit s'assurer de la comptabilisation des éléments en comptabilité société (code métier 652), et de la bonne remontée d'information dans le facturier et les dashboards concernés. Ensuite il valide sur le ticket et réassigne le ticket 4 a l'assistant qui pourra passer le ticket en dossier statique.
Les factures doivent etre en sous tache de ce ticket dans le facturier renovimo/checkin.
4. Spécificités par type de contrat
Le traitement de chaque type de contrat sera traité selon son modop suivant: