Différences

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--- process:65-travaux:65-01-02-01-les-contrats-renovimo [2021/10/11 16:20] – [II. Le process] glancelot
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-=====65 01 02 01 - Les Contrats RENOVIMO/CHECK-IN=====
-Ce process fait partie des process [[process:65-travaux:65-travaux|]]
-Volume [[process:65-travaux:65-01-interventions-et-contrats-front-office|]]
-Process parent [[process:65-travaux:65-01-02-contrats-renovimo|]]
-====I. Objet de la procédure====
-Est concerné par cette procédure : le service contrat Cheh-In By Groupimo, qui doit réaliser les prestations relatives aux contrats signés avec ses clients.
-====II. Le process====
-===0. Proposition de contrat, tarification, validation par le client===
-Tout comme pour les travaux, la demande doit être clairement identifiée. Elle est faite soit par un client directement, soit par un mandataire (syndic ou gérant). Dans tous les cas, elle constitue le premier [[process:99-services-generaux:99-05-06-le-redmine-groupimo|ticket redmine du sujet, et la tâche parente]] : Ticket 1.
-En dessous de ce ticket (en sous tache), l'assistant ou un(e) e-technicien, dès réception de la demande, crée un ticket (Ticket 2) dans le projet redmine contrat, avec en titre la mention "Contrat", et le type de contrat d'entretien et le nom du client.  Exemple "Contrat Ménage Sdc Baie 1". Puis en description indiquer précisément l'état et les informations nécessaires a la bonne compréhension de ce contrat.
-Ensuite l'assistant ou un(e) e-technicien, chiffre la prestation en fonction du nombre d'heures nécessaires a effectuer la tache (comprenant le deplacement et le retour), ainsi que les fournitures nécessaires. Puis il assigne a son responsable pour validation. Après validation, il fait le devis (projet de contrat) et le met sur le ticket parent. Il peut ensuite passer la tache en résolu. En fonction du retour du client, si le devis est validé signé avec une date de prise d'effet, le ticket est réouvert et le tracker passe en contrat signé. Le ticket est ensuite mis dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/renovimo-conciergerie|projet des contrats signés]].
-===1. Planification/reporting===
-En fonction des contrats, la planification peut être variable ou fixe.
-Afin de permettre à l'assistant de bien gérer le planning, chaque intervention est régie par un ticket de reporting (Ticket 3) correspondant à chaque contrat. Ce ticket est en sous-tâche du ticket contrat. Il doit être précis en descriptif pour indiquer au technicien les périodicités et les modalités d'intervention.
-Dans le cas d'un planning variable, la date d'échéance sur ce ticket correspond au jour(s) d'intervention.
-Le technicien note sur ce ticket ses interventions, avec photos avant et après, et rapport écrit ou oral. Pour les photos et le rapport, il utilise [[https://espaceco.groupimo.fr/groupimobile|"Groupimobil" depuis l'espace Co pour plus de facilité (il suffit de noter le numéro du ticket 3 et de suivre les instructions)]]
-===2. intervention et reporting===
-L'assistant ou un(e) e-technicien, assigne le le ticket prestation au technicien en charge de l'intervention relative au contrat.
-Sur ce ticket, le technicien renseigne les actions menées avec photos avant/après et réassigne l'assistant ou un(e) e-technicien, si tout s'est bien passé. Une fois la prestation réalisée, l'assistante change l'échéance du ticket prestation à la prochaine date prévue au contrat.
-Si un problème est survenu lors de l'intervention ou si un devis complémentaire doit être rédigé, le technicien assigne le responsable RENOVIMO pour validation ou suite à donner.
-===3. Facturation, solde et fin d'opération===
-Le préposé Checkin en fin de mois assigne le ticket reporting à l'aide comptable Checkin pour rédaction de la facture.
-Pour ce faire, l'aide comptable ou le e-technicien créé un ticket facture (ticket 4) en sous-tâche du ticket 2 contrat dans le projet "Facturier Checkin (7 produits)" correspondant au montant du contrat (indexation comprise le cas échéant).
-La facture est communiquée au gestionnaire syndic sur le ticket 1 espace client en tâche parente du ticket contrat. Le gestionnaire valide et ordonne le paiement de la facture à la comptabilité mandant.
-Après bon encaissement, les tickets sont passés en “résolu” par l'aide comptable RENOVIMO.
-En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, l'aide comptable relance le client sur le ticket 1. Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, l'aide comptable assigne le ticket 4 facture au service juridique pour mise en recouvrement.
-===4. Spécificités par type de contrat ===
-Le traitement de chaque type de contrat sera traité selon son modop suivant:
-==I- Le contrat de conciergerie==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-01-le-contrat-de-regie-conciergerie|]]
-==II- Le contrat d'entretien des véhicules groupe ==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-02-le-contrat-entretien-vehicules-groupe|]]
-==III- Le contrat d'entretien d'espaces vert==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-03-le-contrat-entretien-espaces-verts|]]
-==IV- Le contrat de régisseur==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-04-le-contrat-de-regisseur|]]
-==V- Le contrat de location télé==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-05-contrat-location-tele|]]
-==VI- Le contrat d'entretien ménager==
-[[process:65-travaux:65-01-02-06-le-contrat-entretien-menager|]]
-==VII- Le contrat d'entretien piscine==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-07-le-contrat-entretien-piscine|]]
-==VIII- contrat de maintenance climatiseur==
-[[process:65-travaux:65-01-02-01-08-le-contrat-entretien-climatiseurs|]]
-{{tag>travaux}}