Différences

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--- process:65-travaux:65-01-02-09-conciergerie [2020/08/17 10:44] – [2. La mission] glancelot
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-======65 01 02 09  Contrat de Régie/Conciergerie =====
-Ce process fait partie des [[process:65-travaux:65-travaux|]]
-Volume [[process:65-travaux:65-01-interventions-et-contrats-front-office|]]
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Process pour gérer les contrats de régie/conciergerie selon [[https://espaceco.groupimo.fr/base2/editer/146867/Travaux+%2865%29|contrat Basedoc 65doc22]]
-===== II. Process. =====
-====1. le contrat====
-Elle se formalise par la création d'un ticket "contrat régie/conciergerie" dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/contrat-expertim|projet contrat Redmine]].
-====2. les demandes de prestations ====
-Les demandes qui seront formulées sur la base de ce contrat doivent être mises en sous tache du ticket de contrat pour identifier plus rapidement la demande spécifique et lier a la demande initiale du client (en général depuis l'espace client).
-Le ticket de demande est créé par le demandeur dans le projet contrat de renovimo, et assigné à l'assistante.
-Pour la mise a disposition des chambres, rédaction du titre/sujet : "mise a disposition conciergerie nom loc/N° chambre/residence"
-LE TICKET DOIT RENSEIGNER dans le champ description les informations essentielles suivantes :
-Nom et prénom du client
-Téléphone portable et email
-Nombre de personnes
-Date et heures d'arrivée et de départ (le check out doit avoir lieu avant 11h et le check in à partir de 15h30)
-L'assistante indique la prise en compte de la demande en indiquant sur le ticket « Mise à disposition validée », et crée en sous tache de ce ticket le ticket facture.
-====2. La mission====
-===a) Qui fait ?===
-L'assistante RENOVIMO assigne Le(a) technicien(ne) de surface. Elle planifie l'intervention sur l'agenda https://calendar.google.com/calendar/b/1/r/week?tab=wc&pli=1
-conformément au contrat de conciergerie
-===b) Comment ?===
-La personne missionnée se rend sur place (après avoir pris rendez vous avec les interlocuteurs/occupants si besoin)
-===2-b-1 Accès et validations (check in)===
-==2-b-1-1 vérification ==
-Le(a) technicien(ne) de surface récupère la clef auprès du régisseur ou dans une boite a clef.
-Le(a) technicien(ne) de surface vérifie les équipements présents dans le logement : (lit / portes / kitchenette / fauteuil / ustensiles de cuisine / téléviseur / luminaires / robinetterie …) et valide la fiche d’inventaire. Une comparaison avec la fiche de référence doit être effectuée.
-Attention : Si les équipements ont subit des dégradations ou s'il manque des équipements au sein du logement, une facturation complémentaire sera appliquée, à la charge du locataire (prise sur sa caution). Dans ce cas, Le(a) technicien(ne) de surface, créé un ticket en sous tache et l'assigne à son responsable pour prise en compte. Le responsable communique au gestionnaire sur ce ticket le cout a facturer.
-Le(a) technicien(ne) de surface s’assure que la fiche inventaire de la chambre, le livret d’accueil ainsi que le règlement intérieur sont présents dans le logement.
-==2-b-1-2 Ménage et blanchisserie ==
-Le(a) technicien(ne) de surface procède au nettoyage irréprochable du logement :
-- Nettoyage sol / Vitres / salle d’eaux / kitchenette/penderie…
-- Nettoyage et changement de draps / serviettes / tapis de sol et torchons.
-- Retrait des poubelles.
-Attention : Si la vaisselle n'est pas faite ou si le logement est dans un état ne permettant pas à Le(a) technicien(ne) de surface de réaliser le nettoyage complet de la chambre dans le délai attribué : une facturation complémentaire sera appliquée, à la charge du locataire (prise sur sa caution). Des photos doivent être prises sur place. Le(a) technicien(ne) de surface les transmets sur un ticket en sous tache "anomalie chambre ... conciergerie" et l'assigne à son responsable chiffrage et action. Le responsable assigne l'assistante pour la rédaction des factures complémentaires et les communique au gestionnaire pour actionner le locataire ou sa garantie (swiky).
-Ensuite, elle remet les clefs au regisseur ou dans la boite a clef.
-===2-b-2 Accès et validations (check in)===
-Durant le séjour du client :
-- Si le locataire n'émet aucune réserve concernant l'inventaire et la qualité des équipements à son arrivée (délai max 24h), le bien est considéré comme conforme et en parfait état.
-- Le locataire peut signaler un dysfonctionnement durant son séjour au régisseur par son espace client.
-Le régisseur et/ou la gestionnaire créé un ticket redmine en sous tache du ticket de mise a disposition et informe  RENOVIMO. Soit l'intervention peut être faite dans le cadre du contrat de régie directement, soit un devis est produit et transmis a la gestionnaire.
-- RENOVIMO possède un stock d'équipement pour palier à un éventuel besoin urgent. Un ticket "stock équipement résidence ..........." existe pour recenser chaque ustensile en stock. Le ticket sera mis à jour dès lors qu'un préposé RENOVIMO viendra retirer un élément de ce stock. Il assignera le responsable RENOVIMO en lui indiquant le numéro de la chambre concernée et le(s) élément(s) retiré(s).
-===2-b-3 Check Out Fin du séjour du client===
-A la fin de son séjour, le locataire devra remettre les clefs de la chambre en main propre au régisseur ou dans une boite à clefs.
-====3. La facturation====
-L'assistante établit sur le ticket en sous tache, la facture, la met dans le ticket, la transmet pour paiement au comptable.
-Renovimo ferme le ticket dès confirmation du paiement.
-{{tag>travaux}}