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| process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2022/07/07 15:01] – [2- Chiffrage et Bon pour Accord] glancelot | process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2024/04/11 11:24] – splaissy |
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| ===== 65 10 01 Traiter une demande de travaux===== | ====== Ce process fait partie des process 65 - Travaux et Contrats ====== |
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| Ce process fait partie des process [[process:65-travaux:65-travaux]] | |
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| Volume [[process:65-travaux:65-10-travaux|65 10 Travaux]] | ===== Volume 65 10 Travaux ===== |
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| | ==== I. Objet de la procédure. ==== |
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| ===== I. Objet de la procédure. ===== | Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure, qui doit analyser et répondre à une demande de travaux. |
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| Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure RENOVIMO, qui doit analyser et répondre à une demande de travaux. | |
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| ===== II. Process. ===== | ====II. Process.==== |
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| ====1- La demande ===== | ===1- La demande=== |
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| Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. Les services syndic, gestion, transaction, ... voir le rs, créent un ticket (**Ticket 1** (T1)) et l'assignent à l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien renovimo (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur), en respectant [[process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-gestion_suivi_travaux|20 04 02 02 gestion suivi des travaux]] et en copropriété : a créer. | Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. ils créent un Ticket et l'assignent au e-technicien (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur) |
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| Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi **il existe toujours un Ticket 1 en tache parente**. | Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par le e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi il existe toujours un Ticket en tache parente. |
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| Il faut demander au client/demandeur le plus de précision possible, au minimum la géolocalisation (gps) et des photos du problème a traiter. La demande doit être précise avec photos, et bien indiquer le nom et l'adresse du demandeur (Propriétaire, locataire, conseil syndical, assemblée générale, …). | Il faut demander au client/demandeur le plus de précision possible, au minimum la géolocalisation (gps) et des photos du problème a traiter. La demande doit être précise avec photos, et bien indiquer le nom et l'adresse du demandeur (Propriétaire, locataire, conseil syndical, assemblée générale, …). |
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| ===Cas spécifique Copropriétés Résidence de la Baie=== | A défaut, le e-technicien doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process |
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| Compte tenu de la spécificité des entités et des intervenants, il est obligatoire sur les demandes a renovimo d'être encore plus précis | ===2- Chiffrage et Bon pour Accord=== |
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| les demandes/factures la baie doivent etre catégorisées en copropriété selon l'entité : | Si aadiags refuse la mission, le e-technicien , informe le demandeur rapidement sur le ticket . En cas de refus, le demandeur doit trouver un autre fournisseur. |
| B1 : baie 1 | |
| B2 : baie 2 | |
| BDG : baie 3 + baie 4 = baie du galion | |
| U : Union (a completer de la copropriété qui supporte le préfinancement, exemple UB2) | |
| ensuite et si cela concerne l'union (commun aux 3 sdc), il faut l'indiquer | |
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| A défaut, renovimo doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process | En cas d'accord, le e-technicien crée en sous tache de ce ticket : |
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| ====2- Chiffrage et Bon pour Accord ==== | - un ticket dans le projet aadiags afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. Le e-technicien passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier. |
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| Si RENOVIMO refuse la mission, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, en accord avec son responsable, informe le demandeur rapidement sur le ticket 1 (T1). En cas de refus de RENOVIMO, le demandeur doit trouver un autre fournisseur. | En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, le e-technicien fait le choix entre deux options de rédaction de devis : |
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| En cas d'accord, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, RENOVIMO crée en sous tache de ce **ticket 1** (T1) : | - En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur et la grille préétablie a disposition. |
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| - un **ticket 2** (T2) dans le projet RENOVIMO intervention 653 parties communes ou 654 parties privatives afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier. | - Devis avec déplacement (65doc02). Le e-technicien prend toutes les mesures nécessaires afin d'organiser un déplacement avec un technicien de maintenance sur site afin d’établir le chiffrage suivant visuel et en application de la grille tarifaire. |
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| En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, RENOVIMO en accord avec son responsable fait le choix entre deux options de rédaction de devis : | En cas d'absence sur la grille tarifaire : 35 euros H.T. de l'heure, montant minimal 120 euros H.T., prix d'achat fourniture x2. |
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| - En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé (responsable ou technicien) désigné de RENOVIMO sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur (https://renovimo.fr/travaux/) et la grille préétablie a disposition. | Le technicien de maintenance met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket pour permettre la rédaction du devis et assigne le e-technicien. |
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| - Devis avec déplacement (65doc02). L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, prend toutes les mesures nécessaires afin d'organiser un déplacement avec un technicien sur site afin d’établir le chiffrage suivant visuel et en application de la grille tarifaire. | |
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| Le technicien met les éléments de chiffrage et les photos sur le **ticket 2** (T2) pour permettre la rédaction du devis et assigne l'assistant(e) RENOVIMO. | |
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| A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé). | A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé). |
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| Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” de chaque ticket. Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre. | Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” du ticket. Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur le chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre. Il faut veiller à remplir correctement tous les champs du ticket et rédiger le contenu du devis dans la description du ticket. Également, bien remplir le champs “Remise commerciale” pour la bonne prise en compte d'une éventuelle remise (5% client GROUPIMO, 10% collaborateur). Le chiffre du champs “Montant H.T.” doit comprendre la remise appliquée (s'il y a une remise). Par exemple, si le chiffrage total des fournitures margées, de la M/O et du déplacement est de 1000 € HT et que mon client est GROUPIMO, il faut appliquer le calcul suivant : 1000 x 0.95 = 950.00 € (remise de 5% GROUPIMO) |
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| Si le montant dépasse 1000 € TTC, le ticket est assigné pour validation au responsable RENOVIMO. Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket et assigné a l’assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, pour rédaction du devis sur le drive. | |
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| L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, met le devis sur le **ticket 2** (T2) RENOVIMO , et sur le ticket 1 (T1) travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, ferme le ticket 2 (T2) travaux RENOVIMO . | |
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| En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, (sur le ticket 1 (T1)) en mentionnant "bon pour accord". Ensuite il finance l'acompte de 50% sur un **ticket 3** (T3) "paiement" (en sous tache) à son service compta (c'est ce ticket qui permet d'imputer au client en compta mandant). Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, ... sans création de ticket 3 (T3). | |
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| Pour les RS et les cadres, l'acompte et le devis ne sont pas obligatoires jusque 1.000 € TTC. Pour la DG, il n'y a bien sur pas de seuil/plafond applicable. En cas de défaut de paiement après relance auprès du RS concerné, l'information est remontée à la DG. | Le chiffre à renseigner dans le champ “Montant HT” est donc de 950.00 €. |
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| Les cadres (et donc bien sur encore plus les Rs) ont le droit de faire/valider les devis directement depuis la grille tarifaire, ils doivent par contre mettre le devis sur le ticket travaux. Pour ce faire se rendre sur le sheet ([[https://espaceco.groupimo.fr/base2/editer/108470/Travaux+%2865%29|ou la basedoc]]) [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1z-bxQRg86cHNrifnzVvn8VSCSjg0fdkvaNjhuvc1lTw/edit#gid=2088969188| le 65doc04]], remplir [[http://renovimo.fr/travaux/|selon la grille de prix]], mettre les photos avant (les demander au locataire demandeur ou au prestataire rapport de visite), remplir le numéro de ticket pour remplissage automatique ou remplir a la main sur l'onglet concerné, (en cas d'absence sur la grille : 35 euros H.T. de l'heure, montant minimal 120 euros H.T., fourniture x2 valeurs 2022), possibilité de sauvegarder la version en historique en nommant le devis selon la version, puis selectionner les cellules hors rouge, fichier, imprimer, pdfcreator, et vous obtenez votre devis. Pensez ensuite a le mettre sur le ticket travaux ou le votre et cloturer la demande de devis. | S'il est fait appel à un prestataire pour chiffrer les travaux, le montant du devis rédigé sous aadiags est calculé comme suit : |
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| ====3- Financement et execution==== | - Devis prestataire inférieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. + 500.00 € = Montant H.T. |
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| L'assistant(e) RENOVIMO ou e-technicien, enregistre l'information du BPA sur le **ticket 2** (T2) RENOVIMO et assigne le ticket à l'assistant comptable pour suivi du paiement de l'acompte de 50%. | - Devis prestataire supérieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. = Montant H.T. |
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| Pour ce faire, l'assistant(e) comptable, crée donc un **ticket 4** (T4) facture en sous tache du ticket 2 (T2), **dans le facturier RENOVIMO**, **qu'elle lie avec le ticket 3 paiement de la gestion ou de la copro**. Le devis et les informations sur l'acompte de 50% obligatoire doivent figurer sur le ticket 4 (T4). | Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket et assigné au e-technicien, pour rédaction du devis avec le bouton pdfmoi. |
| L'assistant(e) comptable créé ensuite un **ticket 5** (T5) fournitures dans le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/factures-renov-imo-2020/issues|projet "Factures Renov'imo (6 Charges)"]], en **sous tache du ticket 4** (T4) pour suivre le paiement et l'approvisionnement du chantier en fournitures. Le champ "budget d'achat" correspondant au montant des fournitures non margé est à remplir systématiquement, ainsi surtout que le nombre d'heures. | |
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| Après avoir contrôlé sur le compte banque RENOVIMO en ligne la bonne réception des fonds correspondant, **le ticket 4 (T4) est mis à jour** par l'assistant(e) comptable en indiquant sur le ticket la date de l'encaissement et le montant de l'acompte dans les champs prévus. | Le e-technicien transmet le devis sur le ticket , et sur le ticket travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, le e-technicien passe le champ Suivi Travaux à “Devis fait, Attente Bon pour accord” sur le ticket . |
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| Pour ce faire, l'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, convient d'un rendez-vous avec le demandeur, les locataires, ... ou programme directement sur le planning les travaux. | En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne le e-technicien sur le ticket en mentionnant “bon pour accord”. Le e-technicien enregistre l'information du BPA sur le ticket en passant le champ Suivi Travaux à “BPA ok, demande acompte” et assigne le RSA back office pour suivi du paiement de l'acompte de 50% sur le compte QONTO . Le service Gestion ou copro finance l'acompte de 50% sur un ticket “paiement” en sous tache du ticket assigné au service compta mandant (c'est ce ticket qui permet d'imputer au client en compta mandant). Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, … sans création de ticket . |
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| L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, intègre sur l'agenda GOOGLE (?) les dates de rendez-vous travaux en indiquant la localité du chantier + type de client (autre, gestion, syndic...) et surtout la référence redmine du **ticket 2** (T2) (s'il s'agit d'une prestation dans le cadre d'un contrat [[process:65-travaux:65-01-02-01-les-contrats-renovimo|voir process contrat]]). | |
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| L'assistant(e) RENOVIMO ou un(e) e-technicien, transmet l'info sur le **ticket 2** (T2), **informe sur le ticket 1** (T1) de la date d'intervention et des modalités techniques, et **assigne le ticket 2 au technicien** (T2) qui interviendra pour la réalisation des travaux en indiquant la date et l'horaire du début de la prestation. | ===3- Financement et planification=== |
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| Cette date sera indiquée dans le champ " date de début des travaux" prévu à cet effet. | Une fois la réception de l'acompte crédité sur le compte QONTO , le RSA back office renseigne sur le ticket dans le champ “acompte” le montant de l'acompte et rédige un commentaire en indiquant la date de réception des fonds. Après quoi, il est possible, grâce au bouton “PDFMOI !”, de générer une facture d'acompte du montant perçu. |
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| Pour un meilleur suivi des équipes et de l'intervention, une date prévisionnelle de livraison de travaux est indiquée dans le champ prévu à cet effet. | Pour ce faire, le e-technicien, convient d'un rendez-vous avec le demandeur, les locataires, … ou programme directement les travaux. L'intervention doit être programmée moins de 45 jours après la commande. |
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| Les travaux peuvent débuter. | Les travaux peuvent débuter. |
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| ====4- Cas d'un prestataire externe ==== | |
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| Lorsqu'un bon pour accord a été donné sur un chantier pour lequel un prestataire RENOVIMO est missionné pour réaliser les travaux, l'assistant(e) comptable crée un **ticket 6** facture **en sous tache du ticket 4** pour le paiement du fournisseur dans [[https://redmine.groupimo.fr/projects/factures-renov-imo-2020|le projet "Factures Renov'imo (6 Charges)"]]. | ===4- Cas d'un prestataire externe=== |
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| Attention, si et seulement si, le ticket 4 est bien rempli (champs acompte et date acompte remplis), alors l'assistant(e) peut créer le ticket 6 (conformément au process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale). | Dès réception de l'acompte de 50% sur le compte QONTO et dans le cas où un prestataire est missionné, le RSA Back Office crée un ticket facture en sous tache du ticket pour le paiement du fournisseur dans le projet "Factures aadiags (6 Charges)". |
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| L'assistant(e) comptable doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il ou elle doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. | Attention, si et seulement si le champ “acompte” sur le ticket 2 (T2) est bien rempli avec les informations de l'encaissement de l'acompte de 50%, alors l'aide comptable peut créer le ticket 6 (T6). Le responsable Back Office fait une demande à la dg en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale afin de payer l'acompte au prestataire dans un premier temps et le solde lorsque le chantier sera livré. |
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| Une fois l'acompte payé au prestataire, le comptable donne l'information au prestataire, puis assigne a l'assistant(e) qui peut programmer les travaux. | Le RSA back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il ou elle doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. |
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| ====5. Commande fournitures chantier==== | Une fois l'acompte payé au prestataire, le RSA back office donne l'information sur le ticket 2 (T2), puis assigne a le e-technicien qui peut programmer les travaux. |
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| Sur le **ticket 5**, l'assistant(e) fait une demande d'approvisionnent (du montant non margé) du compte “fournitures” (carte bleue), pour que RENOVIMO procède aux achats (alimentation des cartes qonto). | |
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| Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement). | ===5. Commande fournitures chantier=== |
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| Attention, l'assistant(e) doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. | Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office fait une demande d'approvisionnent à la dg (montant fournitures non margé) sur le compte carte bleue du titulaire préposé aux achats (technicien de maintenance ou RS). |
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| Les factures d'achats sont ensuite données par les techniciens (ou RS), sur ce ticket, à la comptabilité, pour suivi et régularisation chantier par chantier. | Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement). |
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| Le montant des fournitures ne doit jamais dépasser le montant provisionné. A défaut, la comptabilité société assigne le ticket au RS ou a la DG pour correction. | Attention, le RSA back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. |
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| ===5-1. Cas des achats chez les fournisseurs en compte :=== | Les factures d'achats sont ensuite transmises sur le ticket 5 (T5) par le technicien de maintenance ou RS, à la comptabilité, pour suivi et régularisation chantier par chantier. |
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| | ==5-1. Cas des achats chez les fournisseurs en compte :== |
| Une fois les conditions de financement et d'acompte remplies, le représentant de RENOVIMO se rend chez le fournisseur muni du bon de commande et du devis. | Une fois les conditions de financement et d'acompte remplies, le représentant de RENOVIMO se rend chez le fournisseur muni du bon de commande et du devis. |
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| Il retire le matériel prévu dans le devis, rempli son bon de commande et le fait tamponner par le fournisseur. | Il retire le matériel prévu dans le devis, rempli son bon de commande et le fait tamponner par le fournisseur. |
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| Lorsque le retrait est effectué, le représentant de RENOVIMO transmet, sur le **ticket 5**, le bon de commande à la comptabilité société qui pourra ainsi pointer, lors de la réception, pour paiement, les factures définitives en fin de mois. | Lorsque le retrait est effectué, le représentant de RENOVIMO transmet, sur le ticket 5 (T5), le bon de commande à la comptabilité société qui pourra ainsi pointer, lors de la réception, pour paiement, les factures définitives en fin de mois. |
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| L'assistant(e) peut créer un ticket dans le projet “65 Renov Immo - Back Office”, il ou elle liera tous les tickets "factures Renov'imo" correspondants aux dépenses chez ce fournisseur pour faire un paiement global. L'assistant(e) prendra soin de contrôler la concordance entre le relevé de facture du fournisseur et les dépenses réelles avant de traiter. L'assistant(e) donne ensuite sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider. | L'aide comptable créer un ticket dans le projet "A22 65 Back Office", il ou elle liera tous les tickets factures correspondants aux dépenses chez un fournisseur pour faire un paiement global. L'aide comptable prendra soin de contrôler la concordance entre le relevé de facture du fournisseur et les dépenses réelles avant de traiter. L'aide comptable assigne ensuite le responsable back office pour effectuer le paiement électronique du montant due au fournisseur en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale. |
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| Attention, l'assistant(e) doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. | Attention, le responsable back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne. |
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| ===5-2. Cas des achats courant non chiffrés :=== | ==5-2. Cas des achats courant non chiffrés :== |
| | Le représentant de RENOVIMO (technicien de maintenance ou RS) utilise le fond de caisse constitué sur sur son compte carte bleue. Il présente les factures correspondantes à la comptabilité qui devra créer un ticket facture dans le projet "Factures Renov'imo (6 Charges)". La comptabilité sur présentation de ces factures reconstitue le fond de caisse. |
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| Le représentant de RENOVIMO utilise le fond de caisse constitué sur le compte “carte bleue”. Il présente les factures correspondantes. La comptabilité sur présentation de ces factures reconstitue le fond de caisse. | |
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| ====6- Réalisation des travaux==== | ===6- Réalisation des travaux=== |
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| Premièrement, avant tout démarrage de travaux le technicien analyse sur place au préalable le devis par rapport à la réalité de l'intervention. Si le technicien se rend compte que le devis est sous quotté (à hauteur max de 10% pour les heures estimées, et validation des fournitures), un nouveau chiffrage doit être réalisé sur place. | Un seul technicien de maintenance est assigné sur le ticket 2 (T2) , il doit se rendre sur le site pour réaliser les travaux conformément à son planning. Il se peut que plusieurs techniciens de maintenance soient prévus (planning à l’appuie) sur un même chantier. |
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| Le technicien poste le chiffrage + les photos sur le **ticket 2** pour rédaction du devis par l'assistante et communication au client. | Avant tout démarrage de travaux le technicien de maintenance analyse sur place au préalable le devis par rapport à la réalité de l'intervention. Si le technicien de maintenance se rend compte que le devis est sous quotté (à hauteur max de 10% pour les heures estimées, et validation des fournitures), un nouveau chiffrage doit être réalisé sur place. |
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| Si le devis est conforme, RENOVIMO réalise les travaux. Les suivis de travaux des équipes et des prestataires sont à la charge du conducteur de travaux ou d'un chef d'équipe. | Le technicien de maintenance poste le chiffrage + les photos sur le ticket 2 (T2) pour rédaction du devis par le e-technicien et communication au client. Si le devis est conforme, RENOVIMO réalise les travaux. Les suivis de travaux des équipes et des prestataires sont à la charge du conducteur de travaux ou d'un chef d'équipe. |
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| A la fin du chantier les collaborateurs qui sont intervenus doivent individuellement indiquer sur le **ticket 2** le temps réellement passé : uniquement pour le temps passé à réaliser les travaux. | Le technicien de maintenance préposé aux achats doit prendre connaissance du montant non margé des fournitures. S'il y a un dépassement de budget, une justification lui sera demandée. Chaque dépassement sera analysé et sanctionné le cas échéant. Une fois les achats réalisés, le technicien de maintenance préposé aux achats doit transmettre à la comptabilité les factures sur le ticket 5 (T5). Il est important de privilégier les achats chez les fournisseurs en compte (certains avantages) et gérer les approvisionnement par des livraisons (gain de temps). |
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| ====7- Chantier terminé, paiement du solde et fin d'opération==== | Chaque jour, le ou les techniciens de maintenance doivent sur le ou les tickets 2 (T2) : - renseigner leur temps passé - transmettre les photos avant/pendant/après - rédiger un commentaire sur les tâches effectuées. |
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| Lorsque le chantier est terminé, le technicien transmet les photos de fin de chantier sur le **ticket 2** RENOVIMO et assigne l'assistant(e) RENOVIMO. | Si le chantier dure plusieurs jours, le technicien de maintenance garde en assignation le ticket 2 (T2) jusqu'à ce que le chantier soit terminé. Tout au long du chantier le e-technicien doit communiquer avec le client et lui transmettre des informations d'avancement des travaux + des photos sur le ticket 1 (T1). |
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| Le préposé RENOVIMO qui a réalisé les achats des fournitures vérifie que toutes les informations sur la ou les factures d'achats sont bien sur le **ticket 5**. Il renseigne dans le champ "Montant" du **ticket 5** le montant total TTC des achats des fournitures. | Lorsque le chantier est terminé, sur le ticket 2 (T2) le technicien de maintenance passe le champs suivi travaux en “Travaux fini, solde à encaisser” et assigne le e-technicien en confirmant en commentaire la fin du chantier. Le technicien de maintenance qui a réalisé les achats des fournitures renseigne dans le champ “Montant” du ticket 5 (T5) le montant total T.T.C. des achats des fournitures et assigne l'aide comptable en n'oubliant pas d'intégrer les factures d'achat sur ce ticket. |
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| Le technicien assigne le **ticket 5** à l'assistant(e) qui contrôle grâce au champ "Reliquat" si le prix des fournitures payées est supérieur au budget prévu (si le nombre affiché dans le champ "Reliquat" est négatif alors le budget n'a pas été respecté). | ===7- Chantier terminé, paiement du solde et fin d'opération=== |
| Sur le **ticket 2** le technicien vérifie le nombre d'heures et assigne l'assistant(e) RENOVIMO qui vérifie s'il est supérieur aux heures estimées au départ. | |
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| - Si il y a une anomalie, le préposé de RENOVIMO assigne au RS pour analyse et correction. | Une fois les travaux terminés, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA back office qui crée un ticket 4 (T4) facture en sous tache du ticket 2 (T2), dans le projet "Facturier Renov'imo (7 Produits)". Le RSA back office veillera à remplir tous les champs correctement puis assigne le ticket 4 (T4) à l'aide comptable. Ce ticket 4 (T4) doit être lier avec le ticket 3 (T3) paiement de la gestion ou de la copro. Le devis et les informations sur l'acompte de 50% obligatoire doivent figurer dans un commentaire sur le ticket 4 (T4). Une fois le ticket 4 (T4) créé, le RSA back office assigne le ticket 2 (T2) au e-technicien pour transmettre au client sur le ticket 1 (T1) les photos de fin de chantier et la facture définitive à régler. |
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| Après bon encaissement, les tickets sont passés en “résolu” par l'assistant(e) RENOVIMO. | Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office contrôle si le prix des fournitures payées est supérieur au budget prévu. Sur le ticket 2 (T2), le RSA back office vérifie le nombre d'heures estimé par rapport au nombre d'heure passé. |
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| En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, l'assistant(e) relance le client sur | Si il y a une anomalie, le RSA back office assigne au RS pour analyse et correction. |
| le **ticket 1**. Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, l'assistante comptable assigne le **ticket 4** facture au service juridique pour mise en recouvrement. | |
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| | Après bon encaissement, tous les tickets sont passés en “résolu” par le RSA back office. |
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| {{tag>diagnostics}} | En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, le e-technicien relance le client sur le ticket 1 (T1). Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA Back office pour intenter une procédure avec le service juridique (mise en recouvrement). |
