process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux
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process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2023/01/13 11:16] – [4- Cas d'un prestataire externe] glancelot | process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2025/04/16 06:30] (Version actuelle) – supprimée cmj | ||
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- | ===== 65 10 01 Traiter une demande de travaux===== | ||
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- | Ce process fait partie des process [[process: | ||
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- | Volume [[process: | ||
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- | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
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- | Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure RENOVIMO, qui doit analyser et répondre à une demande de travaux. | ||
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- | ===== II. Process. ===== | ||
- | ====1- La demande ===== | ||
- | |||
- | Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. Les services syndic, gestion, transaction, | ||
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- | Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par le e-technicien qui le met directement dans l' | ||
- | |||
- | Il faut demander au client/ | ||
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- | ===Cas spécifique Copropriétés Résidence de la Baie=== | ||
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- | Compte tenu de la spécificité des entités et des intervenants, | ||
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- | les demandes/ | ||
- | B1 : baie 1 | ||
- | B2 : baie 2 | ||
- | BDG : baie 3 + baie 4 = baie du galion | ||
- | BAM : Baie Anse Mitan | ||
- | |||
- | A défaut, le e-technicien doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process | ||
- | |||
- | ====2- Chiffrage et Bon pour Accord ==== | ||
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- | Si RENOVIMO refuse la mission, le e-technicien en accord avec son responsable, | ||
- | |||
- | En cas d' | ||
- | |||
- | - un **ticket 2 (T2)** dans le projet RENOVIMO intervention 653 parties communes ou 654 parties privatives afin d' | ||
- | |||
- | En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, le e-technicien en accord avec son responsable fait le choix entre deux options de rédaction de devis : | ||
- | |||
- | - En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé (responsable ou technicien de maintenance) désigné de RENOVIMO sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur (https:// | ||
- | |||
- | - Devis avec déplacement (65doc02). Le e-technicien prend toutes les mesures nécessaires afin d' | ||
- | |||
- | En cas d' | ||
- | |||
- | Le technicien de maintenance met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket 2 (T2) pour permettre la rédaction du devis et assigne le e-technicien. | ||
- | |||
- | A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé). | ||
- | |||
- | Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” du ticket 2 (T2). Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l' | ||
- | Il faut veiller à remplir correctement tous les champs du ticket 2 (T2) et rédiger le contenu du devis dans la description du ticket. | ||
- | Également, bien remplir le champs " | ||
- | Le chiffre du champs " | ||
- | Par exemple, si le chiffrage total des fournitures margées, de la M/O et du déplacement est de 1000 € HT et que mon client est GROUPIMO, il faut appliquer le calcul suivant : | ||
- | 1000 x 0.95 = 950.00 € (remise de 5% GROUPIMO) | ||
- | |||
- | Le chiffre à renseigner dans le champ " | ||
- | |||
- | Si RENOVIMO fait appel à un prestataire pour chiffrer les travaux, le montant du devis rédigé sous RENOVIMO est calculé comme suit : | ||
- | - Devis prestataire inférieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. + 500.00 € = Montant H.T. RENOVIMO | ||
- | - Devis prestataire supérieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. = Montant H.T. RENOVIMO | ||
- | |||
- | Si le montant dépasse 1000 € TTC, le ticket 2 (T2) est assigné pour validation au responsable RENOVIMO. Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket 2 (T2) et assigné au e-technicien, | ||
- | |||
- | Le e-technicien transmet le devis sur le ticket 2 (T2) RENOVIMO , et sur le ticket 1 (T1) travaux gestion ou syndic ou sur l' | ||
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- | En cas d' | ||
- | Le service Gestion ou copro finance l' | ||
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- | ====3- Financement et planification==== | ||
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- | Une fois la réception de l' | ||
- | L'aide comptable créé ensuite un **ticket 5 (T5)** pour le suivi des dépenses dans le [[https:// | ||
- | Ensuite l'aide comptable assigne le ticket 2 (T2) au e-technicien pour planifier les travaux. | ||
- | |||
- | Pour ce faire, le e-technicien, | ||
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- | Le e-technicien planifie sur l' | ||
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- | Le e-technicien, | ||
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- | Les travaux peuvent débuter. | ||
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- | ====4- Cas d'un prestataire externe ==== | ||
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- | Dès réception de l' | ||
- | |||
- | Attention, si et seulement si le champ " | ||
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- | Le RSA back office doit s' | ||
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- | Une fois l' | ||
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- | ====5. Commande fournitures chantier==== | ||
- | |||
- | Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office fait une demande d' | ||
- | |||
- | Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement). | ||
- | |||
- | Attention, le RSA back office doit s' | ||
- | |||
- | Les factures d' | ||
- | |||
- | ===5-1. Cas des achats chez les fournisseurs en compte :=== | ||
- | |||
- | Une fois les conditions de financement et d' | ||
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- | Il retire le matériel prévu dans le devis, rempli son bon de commande et le fait tamponner par le fournisseur. | ||
- | |||
- | Lorsque le retrait est effectué, le représentant de RENOVIMO transmet, sur le ticket 5 (T5), le bon de commande à la comptabilité société qui pourra ainsi pointer, lors de la réception, pour paiement, les factures définitives en fin de mois. | ||
- | |||
- | L'aide comptable créer un ticket dans le [[https:// | ||
- | |||
- | Attention, le responsable back office doit s' | ||
- | |||
- | ===5-2. Cas des achats courant non chiffrés :=== | ||
- | |||
- | Le représentant de RENOVIMO (technicien de maintenance ou RS) utilise le fond de caisse constitué sur sur son compte carte bleue. Il présente les factures correspondantes à la comptabilité qui devra créer un ticket facture dans le [[https:// | ||
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- | ====6- Réalisation des travaux==== | ||
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- | Un seul technicien de maintenance est assigné sur le ticket 2 (T2) , il doit se rendre sur le site pour réaliser les travaux conformément à son planning. Il se peut que plusieurs techniciens de maintenance soient prévus (planning à l’appuie) sur un même chantier. | ||
- | |||
- | Avant tout démarrage de travaux le technicien de maintenance analyse sur place au préalable le devis par rapport à la réalité de l' | ||
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- | Le technicien de maintenance poste le chiffrage + les photos sur le ticket 2 (T2) pour rédaction du devis par le e-technicien et communication au client. | ||
- | Si le devis est conforme, RENOVIMO réalise les travaux. Les suivis de travaux des équipes et des prestataires sont à la charge du conducteur de travaux ou d'un chef d' | ||
- | |||
- | Le technicien de maintenance préposé aux achats doit prendre connaissance du montant non margé des fournitures. S'il y a un dépassement de budget, une justification lui sera demandée. Chaque dépassement sera analysé et sanctionné le cas échéant. Une fois les achats réalisés, le technicien de maintenance préposé aux achats doit transmettre à la comptabilité les factures sur le ticket 5 (T5). | ||
- | Il est important de privilégier les achats chez les fournisseurs en compte (certains avantages) et gérer les approvisionnement par des livraisons (gain de temps). | ||
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- | Chaque jour, le ou les techniciens de maintenance doivent sur le ou les tickets 2 (T2) : | ||
- | - renseigner leur temps passé | ||
- | - transmettre les photos avant/ | ||
- | - rédiger un commentaire sur les tâches effectuées. | ||
- | |||
- | Si le chantier dure plusieurs jours, le technicien de maintenance garde en assignation le ticket 2 (T2) jusqu' | ||
- | Tout au long du chantier le e-technicien doit communiquer avec le client et lui transmettre des informations d' | ||
- | |||
- | Lorsque le chantier est terminé, sur le ticket 2 (T2) le technicien de maintenance passe le champs suivi travaux en " | ||
- | Le technicien de maintenance qui a réalisé les achats des fournitures renseigne dans le champ " | ||
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- | ====7- Chantier terminé, paiement du solde et fin d' | ||
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- | Après avoir transmis les informations de fin de chantier et les photos sur le ticket 1 (T1) au client, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA back office qui crée un **ticket 4 (T4)** facture en sous tache du ticket 2 (T2), dans le [[https:// | ||
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- | Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office contrôle si le prix des fournitures payées est supérieur au budget prévu. | ||
- | Sur le ticket 2 (T2), le RSA back office vérifie le nombre d' | ||
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- | Si il y a une anomalie, le RSA back office assigne au RS pour analyse et correction. | ||
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- | Après bon encaissement, | ||
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- | En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, le e-technicien relance le client sur | ||
- | le ticket 1 (T1). Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, le e-technicien assigne le ticket 2 (T2) au RSA Back office pour intenter une procédure avec le service juridique (mise en recouvrement). | ||
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process/65-travaux/65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux.1673623005.txt.gz · Dernière modification : 2023/01/13 11:16 de glancelot