Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2024/04/11 11:08] – splaissy
+++ process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux [2024/04/11 11:25] (Version actuelle) – splaissy
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 ===1- La demande===
-Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. Les services syndic, gestion, transaction, … voir le rs, créent un Ticket 1 (T1) et l'assignent au e-technicien (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur), en respectant 20 04 02 02 gestion suivi des travaux et en copropriété : a créer.
+Un client, la gestion ou le syndic font une demande de chiffrage travaux. ils créent un Ticket et l'assignent au e-technicien (projet travaux gestion ou syndic, ou espace collaborateur)
-Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par le e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi il existe toujours un Ticket 1 (T1) en tache parente.
+Pour une demande extérieure par mail, le mail est envoyé a redticket et gérer par le e-technicien qui le met directement dans l'espace client. C'est cette demande, qui devient le ticket initial. Ainsi il existe toujours un Ticket en tache parente.
 Il faut demander au client/demandeur le plus de précision possible, au minimum la géolocalisation (gps) et des photos du problème a traiter. La demande doit être précise avec photos, et bien indiquer le nom et l'adresse du demandeur (Propriétaire, locataire, conseil syndical, assemblée générale, …).
-Cas spécifique Copropriétés Résidence de la Baie
-Compte tenu de la spécificité des entités et des intervenants, il est obligatoire sur les demandes a renovimo d'être encore plus précis
-les demandes/factures la baie doivent etre catégorisées en copropriété selon l'entité : B1 : baie 1 B2 : baie 2 BDG : baie 3 + baie 4 = baie du galion BAM : Baie Anse Mitan
 A défaut, le e-technicien doit réassigner le demandeur pour demander de clarifier la demande conformément à ce process
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 ===2- Chiffrage et Bon pour Accord===
-Si RENOVIMO refuse la mission, le e-technicien en accord avec son responsable, informe le demandeur rapidement sur le ticket 1 (T1). En cas de refus de RENOVIMO, le demandeur doit trouver un autre fournisseur.
+Si aadiags refuse la mission, le e-technicien , informe le demandeur rapidement sur le ticket . En cas de refus, le demandeur doit trouver un autre fournisseur.
-En cas d'accord, le e-technicien crée en sous tache de ce ticket 1 (T1) :
+En cas d'accord, le e-technicien crée en sous tache de ce ticket :
-- un ticket 2 (T2) dans le projet RENOVIMO intervention 653 parties communes ou 654 parties privatives afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. Le e-technicien passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier.
+- un ticket dans le projet aadiags afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. Le e-technicien passe en observateur le ou la gestionnaire pour suivi de l'avancée du dossier.
-En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, le e-technicien en accord avec son responsable fait le choix entre deux options de rédaction de devis :
+En fonction de la nature et la complexité apparente de la demande des travaux, le e-technicien fait le choix entre deux options de rédaction de devis :
-- En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé (responsable ou technicien de maintenance) désigné de RENOVIMO sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur (https://renovimo.fr/travaux/) et la grille préétablie a disposition.
+- En priorité : Devis sans déplacement préalable (65doc04). Le préposé sur la base des éléments fournis (photos et descriptif) établi un devis en appliquant la tarification en vigueur et la grille préétablie a disposition.
 - Devis avec déplacement (65doc02). Le e-technicien prend toutes les mesures nécessaires afin d'organiser un déplacement avec un technicien de maintenance sur site afin d’établir le chiffrage suivant visuel et en application de la grille tarifaire.
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 En cas d'absence sur la grille tarifaire : 35 euros H.T. de l'heure, montant minimal 120 euros H.T., prix d'achat fourniture x2.
-Le technicien de maintenance met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket 2 (T2) pour permettre la rédaction du devis et assigne le e-technicien.
+Le technicien de maintenance met les éléments de chiffrage et les photos sur le ticket pour permettre la rédaction du devis et assigne le e-technicien.
 A ce stade un chiffrage des fournitures doit être donné sur redmine avec justificatifs (si possible) et apparaître sur le devis (margé).
-Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” du ticket 2 (T2). Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur le chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre. Il faut veiller à remplir correctement tous les champs du ticket 2 (T2) et rédiger le contenu du devis dans la description du ticket. Également, bien remplir le champs “Remise commerciale” pour la bonne prise en compte d'une éventuelle remise (5% client GROUPIMO, 10% collaborateur). Le chiffre du champs “Montant H.T.” doit comprendre la remise appliquée (s'il y a une remise). Par exemple, si le chiffrage total des fournitures margées, de la M/O et du déplacement est de 1000 € HT et que mon client est GROUPIMO, il faut appliquer le calcul suivant : 1000 x 0.95 = 950.00 € (remise de 5% GROUPIMO)
+Le montant HT du devis est indiqué dans le champs “Montant H.T.” du ticket. Le temps estimé pour la totalité des travaux y compris pour la réalisation du devis et l'approvisionnement en matériaux sur le chantier doit être indiqué dans le champ “temps estimé”. Également, dans l'encadré “saisir temps”, indiquer le temps de réalisation du devis + le temps d'approvisionnement des matériaux sur le chantier en saisissant dans le champ “activité” la rubrique “création devis/appro chantier”. Puis, indiquer dans la case “commentaire” le temps pour la réalisation du devis d'un côté et le temps pour l'approvisionnement des matériaux de l'autre. Il faut veiller à remplir correctement tous les champs du ticket et rédiger le contenu du devis dans la description du ticket. Également, bien remplir le champs “Remise commerciale” pour la bonne prise en compte d'une éventuelle remise (5% client GROUPIMO, 10% collaborateur). Le chiffre du champs “Montant H.T.” doit comprendre la remise appliquée (s'il y a une remise). Par exemple, si le chiffrage total des fournitures margées, de la M/O et du déplacement est de 1000 € HT et que mon client est GROUPIMO, il faut appliquer le calcul suivant : 1000 x 0.95 = 950.00 € (remise de 5% GROUPIMO)
 Le chiffre à renseigner dans le champ “Montant HT” est donc de 950.00 €.
-Si RENOVIMO fait appel à un prestataire pour chiffrer les travaux, le montant du devis rédigé sous RENOVIMO est calculé comme suit : - Devis prestataire inférieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. + 500.00 € = Montant H.T. RENOVIMO - Devis prestataire supérieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. = Montant H.T. RENOVIMO
+S'il est fait appel à un prestataire pour chiffrer les travaux, le montant du devis rédigé sous aadiags est calculé comme suit :
-Si le montant dépasse 1000 € TTC, le ticket 2 (T2) est assigné pour validation au responsable RENOVIMO. Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket 2 (T2) et assigné au e-technicien, pour rédaction du devis avec le bouton pdfmoi.
+- Devis prestataire inférieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. + 500.00 € = Montant H.T.
-Le e-technicien transmet le devis sur le ticket 2 (T2) RENOVIMO , et sur le ticket 1 (T1) travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, le e-technicien passe le champ Suivi Travaux à “Devis fait, Attente Bon pour accord” sur le ticket 2 (T2).
+- Devis prestataire supérieur à 3 000.00 € T.T.C. : Montant H.T. devis prestataire + 30% + T.V.A. = Montant H.T.
-En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne le e-technicien sur le ticket 1 (T1) en mentionnant “bon pour accord”. Le e-technicien enregistre l'information du BPA sur le ticket 2 (T2) en passant le champ Suivi Travaux à “BPA ok, demande acompte” et assigne le RSA back office pour suivi du paiement de l'acompte de 50% sur le compte QONTO RENOVIMO. Le service Gestion ou copro finance l'acompte de 50% sur un ticket 3 (T3) “paiement” en sous tache du ticket 1 (T1) assdigné au service compta mandant (c'est ce ticket qui permet d'imputer au client en compta mandant). Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, … sans création de ticket 3 (T3).
+Le devis, s'il dépasse 15000 euros, doit être validé par la Direction Générale. Après validation le ticket  et assigné au e-technicien, pour rédaction du devis avec le bouton pdfmoi.
+Le e-technicien transmet le devis sur le ticket  , et sur le ticket  travaux gestion ou syndic ou sur l'espace client afin d'obtenir réponse et validation. Une fois que le devis est transmis au client, le e-technicien passe le champ Suivi Travaux à “Devis fait, Attente Bon pour accord” sur le ticket .
+En cas d'accord, Le demandeur (gestion ou copro) assigne le e-technicien sur le ticket en mentionnant “bon pour accord”. Le e-technicien enregistre l'information du BPA sur le ticket  en passant le champ Suivi Travaux à “BPA ok, demande acompte” et assigne le RSA back office pour suivi du paiement de l'acompte de 50% sur le compte QONTO . Le service Gestion ou copro finance l'acompte de 50% sur un ticket  “paiement” en sous tache du ticket assigné au service compta mandant (c'est ce ticket qui permet d'imputer au client en compta mandant). Le client extérieur finance par paiement en ligne, virement, chèque, … sans création de ticket .
 ===3- Financement et planification===
-Une fois la réception de l'acompte crédité sur le compte QONTO RENOVIMO, le RSA back office renseigne sur le ticket 2 (T2) dans le champ “acompte” le montant de l'acompte et rédige un commentaire en indiquant la date de réception des fonds. Après quoi, il est possible, grâce au bouton “PDFMOI !”, de générer une facture d'acompte du montant perçu. L'aide comptable créé ensuite un ticket 5 (T5) pour le suivi des dépenses dans le projet "A22 65 Back Office", en sous tache du ticket 2 (T2) pour suivre le paiement et l'approvisionnement du chantier en fournitures. Le champ “budget d'achat” correspondant au montant des fournitures non margé est à remplir systématiquement. Ensuite l'aide comptable assigne le ticket 2 (T2) au e-technicien pour planifier les travaux.
+Une fois la réception de l'acompte crédité sur le compte QONTO , le RSA back office renseigne sur le ticket dans le champ “acompte” le montant de l'acompte et rédige un commentaire en indiquant la date de réception des fonds. Après quoi, il est possible, grâce au bouton “PDFMOI !”, de générer une facture d'acompte du montant perçu.
 Pour ce faire, le e-technicien, convient d'un rendez-vous avec le demandeur, les locataires, … ou programme directement les travaux. L'intervention doit être programmée moins de 45 jours après la commande.
-Le e-technicien planifie sur l'agenda GOOGLE du technicien de maintenance en charge des travaux en mentionnant la localité du chantier + type de client (autre, gestion, syndic…) et surtout la référence redmine du ticket 2 (T2).
-Le e-technicien, transmet les informations de la planification sur le ticket 2 (T2) (date d'intervention, horaires et modalités techniques) et assigne au technicien de maintenance en charge des travaux. (le champ “Suivi Travaux” doit être mouvementé en “Travaux en cours” ; le champ “ date de début des travaux” doit être renseigné ; le champ “date d'échéance” doit correspondre à la date de fin du chantier).
 Les travaux peuvent débuter.
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 ===4- Cas d'un prestataire externe===
-Dès réception de l'acompte de 50% sur le compte QONTO RENOVIMO et dans le cas où un prestataire RENOVIMO est missionné, le RSA Back Office crée un ticket 6 (T6) facture en sous tache du ticket 2 (T2) pour le paiement du fournisseur dans le projet "Factures Renov'imo (6 Charges)".
+Dès réception de l'acompte de 50% sur le compte QONTO et dans le cas où un prestataire est missionné, le RSA Back Office crée un ticket facture en sous tache du ticket pour le paiement du fournisseur dans le projet "Factures aadiags (6 Charges)".
-Attention, si et seulement si le champ “acompte” sur le ticket 2 (T2) est bien rempli avec les informations de l'encaissement de l'acompte de 50%, alors l'aide comptable peut créer le ticket 6 (T6). Le responsable Back Office fait une demande à la dg en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale afin de payer l'acompte au prestataire dans un premier temps et le solde lorsque le chantier sera livré.
+Le responsable Back Office fait une demande à la dg en respectant le process https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale afin de payer l'acompte au prestataire dans un premier temps et le solde lorsque le chantier sera livré.
 Le RSA back office doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il ou elle doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne.
-Une fois l'acompte payé au prestataire, le RSA back office donne l'information sur le ticket 2 (T2), puis assigne a le e-technicien qui peut programmer les travaux.
+Une fois l'acompte payé au prestataire, le RSA back office donne l'information sur le ticket , puis assigne a le e-technicien qui peut programmer les travaux.
 ===5. Commande fournitures chantier===
-Sur le ticket 5 (T5), le RSA back office fait une demande d'approvisionnent à la dg (montant fournitures non margé) sur le compte carte bleue du titulaire préposé aux achats (technicien de maintenance ou RS).
+Sur le ticket, le RSA back office fait une demande d'approvisionnent à la dg (montant fournitures non margé) sur le compte carte bleue du titulaire préposé aux achats (technicien de maintenance ou RS).
 Pour ce faire il ou elle donne sur ce ticket la référence de la signature électronique a valider (ou en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement).