Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:65-travaux:65-20-01-contrats-check-in [2022/05/31 07:30] – créée cmj
+++ process:65-travaux:65-20-01-contrats-check-in [2025/04/16 06:21] (Version actuelle) – supprimée cmj
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-=====65 20 01 - Les Contrats d'entretien CHECK-IN=====
-Ce process fait partie des process [[process:65-travaux:65-travaux|]]
-====I. Objet de la procédure.====
-Est concerné par cette procédure, le service Checkin qui doit honorer un contrat d'entretien
-====II. Process.====
-===1- Le contrat :===
-Pour une bonne gestion de ce type de contrat, les jours d'intervention sont toujours identiques et respectent un planning hebdomadaire ou mensuel ou annuel fixe.
-===2- La prestation :===
-Le technicien doit effectuer l'ensemble des prestations détaillées dans le contrat, et ce, dans le temps imparti.
-Le reporting des prestations se fait de façon mensuelle sur un ticket “ reporting prestation Nom du contrat - Nom de la résidence - MM/AAAA” en sous-tâche du ticket du contrat.
-Ce ticket reporting est créé par le technicien dans l'espace client contrats et travaux ou si il s'agit d'une copropriété géré par Groupimo dans le projet de l'immeuble.
-Sur ce ticket, le technicien renseigne son temps passé (onglet temps passé et remplissage des champs), décrit ses interventions et transmet des photos. Il indique également tout dysfonctionnement ou remarques utiles. Dans le cas d'une difficulté particulière ou pour des raisons d'urgences, le technicien peut assigner le responsable Checkin pour une prise de décision ou une validation éventuelle.
-===3- Cas d'un client SDC d'une résidence géré par Groupimo :===
-Le travail du technicien dans le cadre du contrat d'entretien est dans certains cas contrôlé par le régisseur de la résidence. En effet, le régisseur valide ou non la prestation mensuelle auprès du conseil syndical de la résidence.
-Autrement dit, la qualité du travail réalisé et le respects des termes du contrat sont soumis à un contrôle du régisseur qui validera le paiement de la facture en fin de mois.
-Par ailleurs, le gestionnaire syndic est en communication constante avec le conseil syndical de la copropriété. Des visites trimestrielles sur le site de la résidence peuvent être organisées avec le conseil syndical et le gestionnaire syndic de la résidence (+ le régisseur le cas échéant). Un rapport est rédigé sur un ticket dans le projet syndic correspondant à la résidence. Les points évoqués permettent d'établir un champs d'action et les priorités que le technicien en charge des prestations du contrat d'entretien devra prendre en compte. Le gestionnaire (ou le régisseur le cas échéant) étant le relais entre le Conseil Syndical et le technicien.
-===4- Cas d'un client Externe à Groupimo :===
-Dans ce cas le ticket reporting se trouve dans le projet "Espaceclient Contrats et Travaux (65)". Le client peut réagir sur son espace client et demandé des renseignements ou des actions à mener précisément. Si le technicien est en capacité, il peut répondre au client directement sur le ticket. Lorsque le technicien n'est pas en mesure de répondre, il assigne son supérieur hiérarchique direct pour suivre la demande.
-L'ensemble des éléments (informations, photos, factures etc...) sont transmis sur le ticket espace client.
-===5- Gestion du stock de produits d'entretien :===
-En fonction des types de contrats d'entretien, une gestion de stock est essentielle afin d'alimenter le technicien en produit et matériel.
-Le suivi du stock s'effectue sur Redmine par le biais d'un ticket de suivi du stock qui sera en sous-tâche du ticket du contrat.
-Ici, il convient de respecter le process https://wiki.groupimo.fr/process/99-services-generaux/99-01-11-gestion-stocks
-===6- Achat/commande des produits ménager et du matériel :===
-Le technicien (ou le régisseur le cas échéant) effectue la remontée d'information via le ticket suivi du stock au responsable Back Office Checkin.
-En fonction des types de contrats d'entretien, un budget d'achat de produits et de matériel est prévu dans chaque contrat signé avec le client.
-Il convient d'en connaître le montant (information visible dans la description du ticket du contrat).
-Dès lors, un ticket de commande est créé et géré par le responsable Back Office dans le projet "652 CHECKIN contrats" afin de réapprovisionner le stock. Il faut privilégier ici les fournisseurs en compte.
-Un devis doit être intégrer dans le ticket de commande afin d'obtenir une validation du RS Checkin.
-Lorsque la commande est validée, le responsable Back Office checkin respect le process suivant pour finaliser la commande : https://wiki.groupimo.fr/99-03-04-banque-digitale
-===7- La facturation des contrats d'entretien===
-Tous les début de mois et de façon systématique, un ticket facture dans le projet Facturier Checkin est créé par l'aide comptable Checkin. La facture est communiquée au client sur le ticket parent pour paiement. Pour les services gestion et syndic, une fois la facture validée par le gestionnaire, un ticket comptabilité mandant est créé, le préposé au service comptabilité mandant lie son ticket au ticket Facturier Checkin pour permettre un contrôle de réciprocité.
-Après bon encaissement, le ticket Facturier Checkin est passé en “résolu” par l'aide comptable Checkin.
-En revanche, Tous les 15 jours et si la facture n'est pas réglée, l'aide comptable relance le client sur le ticket parent. Si au bout de 90 jours la facture n'est toujours pas réglée, l'aide comptable assigne le ticket facturier Checkin au service juridique pour mise en recouvrement et application d'une pénalité (pénalité de 5% applicable par trimestre tant que la facture n'est pas soldée).
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