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===== 99 01 08 – Réserver une salle (de réunion)=====


Ce process fait partie des [[process:99-services-generaux:99-process-services-generaux]] 


Volume [[process:99-services-generaux:99-01-qualite]]


===== I.	Objet de la procédure. =====

Cette procédure permet de réserver une salle pour une réunion.

===== II. Process. =====


====1. Réservation de la salle de réunion====


Le responsable procède à la réservation de la salle de réunion aux date et heure souhaitées via le projet « réservation de salle » -sur Redmine. 

===Salles disponibles===

Il existe trois projets pour les 5 salles disponibles : 

- [[https://redmine.groupimo.fr/projects/sallea16|un pour la salle 1 (la grande jusque 10/12 personnes)]], 

- [[https://redmine.groupimo.fr/projects/salle-de-reunion-2-du-trident|un pour la salle 2 de trident (la petite jusque 6/8 personnes)]], 


__**ACTUALISATION JUIN 2022 WHEREBY N'EST PLUS L'OUTIL UTILISE POUR LES VISIO, IL EST REMPLACE PAR GOOGLE MEET**__

<del>- et [[https://redmine.groupimo.fr/projects/reservation-salle-whereby|un pour whereby 9 salles virtuelles]], il existe un [[process:99-services-generaux:99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in|process pour vous assister pour la salle virtuelle]]. A noter que la salle virtuelle peut contenir jusque 50 personnes et être ajoutée aux salles 1 et 2 qui sont équipées en matériel pour visio conférence. A noter aussi que vous pouvez adjoindre les outils de feuille de présence en ligne, et [[process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine|de signature électronique (pour les pouvoirs et autres (voir en 4))]] pour tenir votre réunion entièrement en numérique.</del>

===Modalités===

Le responsable crée un ticket, 

Préciser aussi dans le sujet les horaires de début et de fin.

<del>Pour les salles Whereby, il faut dans le sujet indiquer le salon réservé (gestion, syndic, front, supimo ...).</del>

et met la date de la réunion en date d'échéance pour qu'elle apparaisse sur le calendrier.  

===Calendriers/reservation des salles===

Sur le calendrier apparait en rouge les réunions et en vert les dates de reservation (s'il y a conflit sur une réservation ou un créneau horaire, c'est la première réservation qui prime (penser a bien préciser l'horaire de début et de fin (une réunion médiane est de deux heures)). 

Les plannings/calendrier des salles sont accessibles ici : 

- [[http://redmine.groupimo.fr/projects/sallea16/issues/calendar|Salle 1 Trident]]

- [[https://redmine.groupimo.fr/projects/salle-de-reunion-2-du-trident/issues/calendar|Salle 2 Trident]]


__**ACTUALISATION JUIN 2022 WHEREBY N'EST PLUS L'OUTIL UTILISE POUR LES VISIO, IL EST REMPLACE PAR GOOGLE MEET**__


Il peut ensuite passer au process [[https://wiki.groupimo.fr/process/99-services-generaux/99-01-06-reunion-sites-et-services?s[]=compte&s[]=rendu&s[]=r%C3%A9union|compte rendu de réunion]]

===2. Après la réunion: la facturation===

Le responsable assigne le ticket à la comptabilité société.

A réception du ticket "réservation de salle", la comptabilité société établie la facture dans le projet "facturier GROUPIMO" selon process [[process:99-services-generaux:99-03-02-07-facturiers-attribution-de-numeros-factures-client|]]. Le ticket est créé en sous-tache du ticket "réservation de salle".

Modèle dans base.doc :
Métier doc : services généraux (99) - Facture location salle de réunion (99doc5002)- cartouche GROUPIMO (A16 99)

Montant TTC : 86.80 € - HT 80.00 € - TVA 6.80 €
fichier xls ajouté pour création csv

Le ticket est ensuite assigné au comptable syndic pour paiement.




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