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Table des matières
99 01 08 – Réserver une salle (de réunion ou salon whereby)
Ce process fait partie des 99 - Process services généraux
Volume 99 01 – Qualité
I. Objet de la procédure.
Cette procédure permet de réserver une salle pour une réunion.
II. Process.
1. Réservation de la salle de réunion
Le responsable procède à la réservation de la salle de réunion aux date et heure souhaitées via le projet « réservation de salle » -sur Redmine.
Salles disponibles
Il existe trois projets pour les 5 salles disponibles :
- un pour la salle 1 (la grande jusque 10/12 personnes),
- un pour la salle 2 de trident (la petite jusque 6/8 personnes),
- et un pour whereby 3 salles virtuelles, il existe un process pour vous assister pour la salle virtuelle. A noter que la salle virtuelle peut contenir jusque 12 personnes et être ajoutée aux salles 1 et 2 qui sont équipées en matériel pour visio conférence. A noter aussi que vous pouvez adjoindre les outils de feuille de présence en ligne, et de signature électronique (pour les pouvoirs et autres (voir en 4)) pour tenir votre réunion entièrement en numérique.
Modalités
Le responsable crée un ticket,
Préciser aussi dans le sujet les horaires de début et de fin.
Pour les salles Whereby, il faut dans le sujet indiquer le salon réservé (groupimo, groupimogestion ou groupimosyndic).
et met la date de la réunion en date d'échéance pour qu'elle apparaisse sur le calendrier.
Calendriers/reservation des salles
Sur le calendrier apparait en rouge les réunions et en vert les dates de reservation (s'il y a conflit sur une réservation ou un créneau horaire, c'est la première réservation qui prime (penser a bien préciser l'horaire de début et de fin (une réunion médiane est de deux heures)).
Les plannings/calendrier des salles sont accessibles ici :
Il peut ensuite passer au process 99-01-06-compte-rendu-de-reunion, ou organiser une réunion avec whereby.
2. Après la réunion
Le responsable pense a fermer le ticket de la réservation de salle