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Table des matières
99 03 01 03 – Validation des paiements commerciaux
Ce process fait partie des process services généraux
Volume 99 07 comptabilité société
Process parent 99 07 02 Validation des paiements fournisseurs
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit le mode de validation des commissions des personnels commerciaux salariés et indépendants.
II. Process.
1) Création du ticket dans projet « Factures dossiers Locations et Transaction »
1-1) Dans le cas de la location
Après réception du paiement des honoraires part propriétaire et part locataire par la comptabilité société, sur le ticket de la facture dans le facturier, le dossier passe en validation.
La comptabilité effectue les contrôles suivants :
a) Sur le ticket « candidat locataire » :
- le ticket MRH est créé en sous –tâches et traité
- le dossier est validé par la compta gérance
- le dossier est enregistré dans la GED (info dossier GEDE)
- si le paiement des honoraires a été effectué par CB/TPE, le ticket est traité (et lié)
b) Sur le ticket « à louer » :
- les tickets « détecteur de fumée » et «PPR » sont créés en sous-tâches,
- les honoraires HT facturés sont conformes aux honoraires HT indiqués sur le ticket
Après contrôle, un ticket est créé, en sous tache, NDLR : QUI FAIT ? pour moi les assistantes l'ont fait depuis longtemps… dans projet facturier ((?)« Factures dossiers Location et Transaction »), les champs sont remplis conformément au dossier, la facture est faite sur Google Sheet depuis l'espaceCo.
La facture d'honoraire est insérée sur le ticket dans le champ facture (format fichier), La facture “hono part propriétaire” est sur le ticket, payée, en sous tache dans le projet facturier, la facture “hono part locataire” est sur le ticket.
La facture du commercial est en sous tache de la facture des honoraires, dans le projet factures (charges) et dans le champ facture en format fichier (si commercial indépendant). la facture du commercial est conforme au nom du commercial indiqué sur le ticket (si facture établie par un commercial indépendant) le montant des commissions commerciaux indiqué sur le ticket est conforme aux factures transmises et/ou à la commission calculée pour un commercial salarié.
Les tickets « à louer » et « candidat locataire » sont liés.
La facture du commercial est en sous tache du ticket de la facture des honoraires, dans le projet factures (charges) et dans le champ facture en format fichier (si commercial indépendant).
Règlement du Commercial :
Deux cas :
- 1er cas : les autres sous-taches (hors factures) des tickets « candidat locataire » et « à louer » sont résolues, le ticket du paiement du commercial est assigné à la DG pour validation (tracker “a valider” ⇒ “validée”).
Une fois validé, le commercial est réglé de la totalité de sa commission.
- 2ème cas : les autres sous-taches (hors factures) des tickets « candidat locataire » et « à louer » ne sont pas résolues, un acompte de 80% est validé par la comptabilité société. Le ticket est ensuite réaffecté au commercial pour suivi et cloture des sous-tâches (qui devraient être traitées bien en amont, conformément aux process).
Une fois les sous-tâches résolues, le ticket est réaffecté à la compta société pour validation auprès de la DG. Une fois validé, le commercial perçoit le solde de sa commission.
Aprés validation du ticket par la DG, le comptable passe le ticket du bien du projet « à louer » au projet du “portefeuille de gestion”, et passe le ticket « candidat locataire » a “locataire” en mettant en tache parente le ticket du bien, dorénavant dans le projet “portefeuille de gestion”.
Une fois le dossier validé par la DG, la comptabilité vérifie les assignations des tickets liés pour assigné au gestionnaire ou passer en tracker “dossier statique” et passe le ticket “Factures dossiers Locations et Transaction” en résolu.
1-2) Dans le cas de la Transaction
Après réception du paiement des honoraires par l'étude Notariale, le dossier passe en validation.
La comptabilité effectue les contrôles suivants :
a) Sur le ticket « candidat acquéreur » :
- la facture “hono transaction” doit être en sous tache, dans le facturier, sur le ticket dans le champ facture (format fichier)
- la facture du commercial doit être, en sous tache du ticket facture (produits), sur un ticket facture (charge) , tracker “a valider”, et la facture du commercial en pdf dans le champ facture (si commercial indépendant).
b) Sur le ticket « à vendre » :
- les honoraires HT facturés sont conformes aux honoraires HT indiqués sur le ticket
- la facture du commercial (en sous tache de la facture d'honoraires) est conforme, le nom du commercial indiqué sur le ticket est ok (si facture établie par un commercial indépendant)
- le montant des commissions commerciaux indiqué sur le ticket est conforme aux factures transmises et/ou à la commission calculée pour un commercial salarié.
Après contrôle, un ticket est créé par la comptabilité société, c deja fait depuis longtemps a ce stade dans le projet « Factures dossiers Location et Transaction », les champs sont remplis conformément au dossier.
La facture d'honoraires est enregistrée sur le ticket, les tickets « à vendre » et candidat acquéreur » sont liés. Le ticket mandat, qui doit etre en tache parente du ticket a vendre doit porter l'indication du versement des honoraires et de la prochaine cloture des sous taches, ceci afin de permettre au service de fermer ce ticket en suivant. Il convient aussi, pour le comptable société, de porter l'indication de la vente, si le mandat de vente est lié a un mandat de gestion, sur le ticket du mandat de gestion et d'assigner la gestionnaire pour finaliser la perte de mandat immédiatement. le ticket « facture » du projet « facturier » est en sous tache.
Règlement du Commercial :
Le ticket de la facture (charges) du commercial, est affecté à la DG pour validation, tracker “a valider”.
La DG valide le paiement, clôture le ticket « à vendre », et assigne le comptable société.
Le comptable société procède au paiement du commercial, mouvemente les trackers, et cloture le ticket.
Puis il remonte sur la tache parente (facture honoraires produits) vérifie une dernière fois, et cloture ce ticket, et ensuite celui du “candidat acquéreur” en tache parente.
2 - Information des paiements au commercial
Un ticket par commercial a été créé dans le projet « espace collaborateur ».
A la validation d'un paiement (acompte ou solde), l'information sur le montant payé et la date du virement est donnée au commercial sur son ticket. Les tickets « factures dossiers location et transaction » concernés sont liés.