Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-03-02-07-facturiers-attribution-de-numeros-factures-client [2020/05/07 13:48] – splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-03-02-07-facturiers-attribution-de-numeros-factures-client [2023/09/11 08:16] (Version actuelle) – splaissy
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-Cette procédure décrit les modalités d'attribution des numéros de factures client.
+Cette procédure décrit les modalités d'attribution des numéros de factures client, l'établissement et le suivi des factures de comptabilité sociétés.
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 Il existe un facturier pour chacune des sociétés dans le projet "facturier" de redmine.
-====2. Attribution du numéro, établissement de la facture, information au client====
+====2. Attribution du numéro ====
-===2.1 Attribution d'un numéro de facture===
 Les n° de factures sont attribués sur chacun des projets sans passer par le service "comptabilité société". Pour ce faire, il vous suffit de créer une demande dans le projet "facturier" concerné.
-**Pour connaitre le dernier numéro de facture attribué, il vous suffit d'interroger le rapport personnalisé intitulé "facturier" à droite** et de vérifier le dernier numéro de facture (possibilité de classer les colonnes par ordre croissant décroissant = automatiquement sur le rapport et/ou cliquer 3 fois sur la colonne "N° facture").
+Pour connaitre le dernier numéro de facture attribué, il vous suffit d'interroger le rapport personnalisé intitulé "facturier "société"" à droite et de vérifier le dernier numéro de facture (possibilité de classer les colonnes par ordre croissant décroissant = automatiquement sur le rapport et/ou cliquer 3 fois sur la colonne "N° facture").
 Exemple de rapport personnalisé :
-https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-groupimo-gestion/issues?query_id=624 (>demandes >statuts : tous, N° Facture, Sujet, Date facture, Montant H.T., Etat facture >Totaux : Montant H.T., sauvegarder, Tri N° Facture : décroissant)
+https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-fontenoy-immobilier-martinique-7-produits/issues?query_id=1418
-La facture est à établir à la date de création du ticket.
+La facture est à établir par la personne qui a créé le ticket, à la date de création du ticket.
-Le sujet du ticket est rempli comme suit :
+**Important pour tous les métiers :**
-Pour tous les métiers :
+Une facture émise est non modifiable, si nécessaire (modification de montant, annulation des honoraires) un avoir doit être établi.
-A PARTIR DE 2020 :
+La facturation doit suivre un ordre incrémental (+1) sans interruption dans la numérotation.
-Il sera composé d'une première partie à 12 chiffres, qui est le numéro de facture réel et comptable :
+La numérotation est composée de 10 chiffres avec les 4 chiffres de l'année concernée en début de numérotation. Pour 2022 : 2022 +(numéro incrémenté automatiquement sans interruption).
-Sous le format année/mois/n°ordre chrono à 6 chiffres
+====3. Etablissement de la facture====
-exemple : 202001000001 pour la 1ère facture du mois de janvier 2020.
+Chaque ticket doit être créé en sous tâches du ticket concerné (candidat locataire, à louer, candidat acquéreur, mandat de gestion, mandat de vente, mandat de syndic, travaux, diag, commission assurance, etc ...).
-et sera complété par des informations extracomptables : un / et le n° ticket (redmine) relatif à la facture + nom de client
+En cas d'avoir, la procédure est la même, un ticket doit être créé. Les montant seront indiqués en négatif (-).
-exemple : 202010000001/102779 LECLAIRE
+Mentions obligatoire devant apparaître sur la facture (à adapter selon activité):
-Il n'y aura plus de remise à 0 en début de mois.
+Nom
-===2.2 Etablissement de la facture et gestion du ticket===
+adresse (email)
-chaque ticket doit être créé en sous-taches du ticket concerné (candidat locataire, à louer, candidat acquéreur, mandat de gestion, mandat de vente, mandat de syndic, travaux, diag, commission assurance, etc ...)
+Date de la facture
-Les champs "montants HT, montant TVA, Taux de TVA (sous forme de liste déroulante), nom du client, et date de la facture" sont à compléter.
+N° facture
-Une fois le ticket créé, la facture est établie sur base.doc et mise sur le ticket.
+Détail Qté et prix unitaire HT
-Le ticket est assigné à la compta société pour saisie en compta.
+Taux TVA
-===2.3 Attribution d'un numéro de facture===
+Mentions spécifique exo TVA
-Afin de mettre a disposition la facture dans l'espace client pour que le client puisse en prendre connaissance, il faut remplir le champ email avec l'adresse email du client.
+Les champs “montants HT, Taux TVA, nom du client, et date de la facture” sont à compléter.
+En cas d'acompte perçu, le montant de l'acompte est à indiquer dans le champs “acompte reçu”.
-====3. Saisie de la facture dans le logiciel de comptabilité====
+Une fois le ticket créé, la facture est établie sur base.doc et mise sur le ticket, ou directement sur redmine avec pdfmoi.
-Le comptable saisit la facture dans le logiciel de comptabilité.
+Si l'acompte perçu solde le montant de la facture (net à payer = 0 €), la date de paiement (même date que “la date de facture”) est indiquée dans le champ “date de paiement”, le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en “résolu”
-Une fois la facture saisie en comptabilité société, le ticket est assigné à la personne en charge du paiement :
+Dans les autres cas, le ticket est assigné au comptable société qui devra suivre le bon cheminement de la facture en compta mandant ou sur l'espace client et le bon paiement, avec une date d'échéance.
-métier 20 : comptable gérance
+Lors du paiement le comptable ou la personne en charge du suivi du paiement indique le paiement et si possible la méthode et la référence du paiement. Puis il/elle assigne le ticket au comptable société.
-métier 25 : comptable syndic
+A réception du paiement, la comptabilité société indique dans le champ “date de paiement” la date de réception du règlement (date de réception du virement en banque ou date de réception du chèque en compta). Le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en résolu le cas échéant. Ces 2 informations permettent d'une part, la mise à jour du sheet des encaissements par métier, d'autre part, le commissionnement de certains collaborateurs.
-métier 30 : comptable gérance ou assitante commerciale
+Tant que la facture n'est pas réglée, le ticket reste ouvert et assigné à la personne en charge de son règlement.
-métier 40 : assistante commerciale ou commercial
-métier 50 : responsable courtage assurance
-métier 60 et 65 : responsable service
-métier 99 : service généraux
-avec une date d'échéance.
-Lors du paiement le comptable ou la personne en charge du suivi du paiement indique le paiement et si possible la méthode et la référence du paiement. Puis il/elle assigne le ticket au comptable société.
-Tant que la facture n'est pas réglée, le ticket reste ouvert et assigné à la personne en charge.
 ====4. Factures impayées et relance====
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 Lorsque le ticket facture arrive à échéance et que le paiement n'est pas intervenu, la personne en charge effectue une relance client, l'indique sur le ticket et modifie l'échéance pour suivi, jusqu'au solde de la facture et à la clôture du ticket.
-A J+180 de l'émission de la facture la personne en charge du dossier remonte l'information à la direction comptable société pour provision/action.
+A J+60 de l'émission de la facture la personne en charge du dossier remonte l'information à la direction comptable société pour provision/action.Ce process fait partie des process services généraux.
-====5. Vérification régulière====
-Le comptable société, son responsable, et les RS doivent vérifier régulièrement le facturier.
-Tout d'abord afin de voir si l'activité est bonne et conforme aux budgets, mais aussi pour éviter des facturations erronées.
-Pour vérifier, il faut se rendre sur le rapport personnalisé dans le facturier concerné. Vérifier la cohérence des numéros de facture, et la bonne chronologie des numéros.
-Ensuite, il faut s'assurer de la cohérence des informations du champ "Etat facture", et vérifier que les factures soient payées en temps et en heure.
+//Quizz Formation// https://forms.gle/DQibo2WmdDiikNae7*
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