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Table des matières
99 03 02 07 – Facturiers (établir et suivre une facture société)
Ce process fait partie des process services généraux
Volume comptabilité société
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités d'attribution des numéros de factures client, l'établissement et le suivi des factures de comptabilité sociétés.
II. Le Process.
1. Les facturiers société
Il existe un facturier pour chacune des sociétés dans le projet “facturier” de redmine.
2. Attribution du numéro
Les n° de factures sont attribués sur chacun des projets sans passer par le service “comptabilité société”. Pour ce faire, il vous suffit de créer une demande dans le projet “facturier” concerné.
Pour connaitre le dernier numéro de facture attribué, il vous suffit d'interroger le rapport personnalisé intitulé “facturier “société”” à droite et de vérifier le dernier numéro de facture (possibilité de classer les colonnes par ordre croissant décroissant = automatiquement sur le rapport et/ou cliquer 3 fois sur la colonne “N° facture”).
Exemple de rapport personnalisé : https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-groupimo-gestion/issues?query_id=416
La facture est à établir à la date de création du ticket.
Le sujet du ticket est rempli comme suit :
Pour tous les métiers :
Depuis 2020, il est composé d'une première partie à 12 chiffres, qui est le numéro de facture réel et comptable :
Sous le format année + mois + n°ordre chrono à 6 chiffres
exemple : 202001000001 pour la 1ère facture du mois de janvier 2020.
et sera complété par des informations extracomptables : un / et le n° ticket (redmine) relatif à la facture + nom de client
exemple : 202010000001/102779 LECLAIRE
(Il n'y a plus de remise à 0 des numéros de facture en début de mois).
3. Etablissement de la facture
Chaque ticket doit être créé en sous-taches du ticket concerné (candidat locataire, à louer, candidat acquéreur, mandat de gestion, mandat de vente, mandat de syndic, travaux, diag, commission assurance, etc …)
Les champs “montants HT, montant TVA, nom du client (NOM + prénom / SDC + NOM du SDC / nom de la société - exemple DUPONT Alain / SDC GD VILLAGE / SARL DURAND), et date de la facture” sont à compléter.
En cas d'acompte perçu, le montant de l'acompte est à indiquer dans le champs “acompte reçu”.
Une fois le ticket créé, la facture est établie sur base.doc et mise sur le ticket, ou directement sur redmine avec pdfmoi (bouton pdfmoi sur le ticket redmine qui permet de mettre la facture pdf directement sur le ticket en fonction des informations du ticket (le template se trouve dans la configuration)).
Lorsque le montant du document est négatif, c'est une facture d'avoir. Pdfmoi est paramétré (normalement…) pour indiquer Facture d'avoir si le montant est négatif.
Si l'acompte perçu solde le montant de la facture (net à payer = 0 €), la date de paiement (même date que “la date de facture”) est indiquée dans le champ “date de paiement”, le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en “résolu”
Dans les autres cas, le ticket est assigné au comptable société qui devra suivre le bon cheminement de la facture en compta mandant ou sur l'espace client et le bon paiement, avec une date d'échéance.
Lors du paiement le comptable ou la personne en charge du suivi du paiement indique le paiement et si possible la méthode et la référence du paiement. Puis il/elle assigne le ticket au comptable société.
A réception du paiement, la comptabilité société indique dans le champ “date de paiement” la date de réception du règlement (date de réception du virement en banque ou date de réception du chèque en compta). Le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en résolu le cas échéant
Tant que la facture n'est pas réglée, le ticket reste ouvert et assigné à la personne en charge de son règlement.
4. Factures impayées et relance
Lorsque le ticket facture arrive à échéance et que le paiement n'est pas intervenu, la personne en charge effectue une relance client, l'indique sur le ticket et modifie l'échéance pour suivi, jusqu'au solde de la facture et à la clôture du ticket.
A J+180 de l'émission de la facture la personne en charge du dossier remonte l'information à la direction comptable société pour provision/action.Ce process fait partie des process services généraux
Quizz Formation https://forms.gle/DQibo2WmdDiikNae7*