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Table des matières
99 03 02 07 – Facturiers (établir et suivre une facture société)
Ce process fait partie des process services généraux
Volume comptabilité société
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités d'attribution des numéros de factures client, l'établissement et le suivi des factures de comptabilité sociétés.
II. Le Process.
1. Les facturiers société
Il existe un facturier pour chacune des sociétés dans le projet “facturier” de redmine.
2. Attribution du numéro
Les n° de factures sont attribués sur chacun des projets sans passer par le service “comptabilité société”. Pour ce faire, il vous suffit de créer une demande dans le projet “facturier” concerné.
Pour connaitre le dernier numéro de facture attribué, il vous suffit d'interroger le rapport personnalisé intitulé “facturier “société”” à droite et de vérifier le dernier numéro de facture (possibilité de classer les colonnes par ordre croissant décroissant = automatiquement sur le rapport et/ou cliquer 3 fois sur la colonne “N° facture”).
Exemple de rapport personnalisé : https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-groupimo-gestion/issues?query_id=416
La facture est à établir par la personne qui a créé le ticket, à la date de création du ticket.
Important pour tous les métiers :
Une facture émise est non modifiable, si nécessaire (modification de montant, annulation des honoraires) un avoir doit être établie.
La facturation doit suivre un ordre chronologique sans interruption dans la numérotation.
La numérotation est composée de 10 chiffres avec les 4 chiffres de l'année concernée en début de numérotation. Pour 2022 : 2022 +(numéro incrémenté automatiquement sans interruption).
3. Etablissement de la facture
Chaque ticket doit être créé en sous tâches du ticket concerné (candidat locataire, à louer, candidat acquéreur, mandat de gestion, mandat de vente, mandat de syndic, travaux, diag, commission assurance, etc …).
En cas d'avoir, la procédure est la même, un ticket doit être créé. Les montant seront indiqués en négatif (-).
Mentions obligatoire devant apparaître sur la facture (à adapter selon activité):
Dénomination social
Forme juridique
adresse
RCS
N°TVA
Nom et adresse client
N°TVA
Adresse facturation si différente de l'adresse client
Date de la facture
N° facture
N° Bon de commande correspondant
Détail Qté produit ou service (champs à rajouter sur Redmine) et prix unitaire HT
Taux TVA
Réductions commerciales à la date de la vente
Réduction financières
Mentions spécifique exo TVA
Les champs “montants HT, Taux TVA ou TGCA (CA du site C01), nom du client (NOM + prénom / SDC + NOM du SDC / nom de la société - exemple DUPONT Alain / SDC GD VILLAGE / SARL DURAND), et date de la facture” sont à compléter.
En cas d'acompte perçu, le montant de l'acompte est à indiquer dans le champs “acompte reçu”.
Une fois le ticket créé, la facture est établie sur base.doc et mise sur le ticket, ou directement sur redmine avec pdfmoi.
Si l'acompte perçu solde le montant de la facture (net à payer = 0 €), la date de paiement (même date que “la date de facture”) est indiquée dans le champ “date de paiement”, le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en “résolu”
Dans les autres cas, le ticket est assigné au comptable société qui devra suivre le bon cheminement de la facture en compta mandant ou sur l'espace client et le bon paiement, avec une date d'échéance.
Lors du paiement le comptable ou la personne en charge du suivi du paiement indique le paiement et si possible la méthode et la référence du paiement. Puis il/elle assigne le ticket au comptable société.
A réception du paiement, la comptabilité société indique dans le champ “date de paiement” la date de réception du règlement (date de réception du virement en banque ou date de réception du chèque en compta). Le statut de la facture passe en “payée”, le ticket passe en résolu le cas échéant
Tant que la facture n'est pas réglée, le ticket reste ouvert et assigné à la personne en charge de son règlement.
Il arrive que des tickets soient passés en état facture “payée” sans information de la date de paiement dans le champs concerné. Inversement, le champs “date de paiement” est indiqué mais l'état de la facture n'est pas modifié en “payé”. Ces 2 informations permettent d'une part, la mise à jour du sheet des encaissements par métier, d'autre part, le commissionnement de certains collaborateurs. Un contrôle régulier de ces tickets par les comptables sociétés est donc indispensable.
Pour se faire , chaque fin de mois, dans chaque projet “facturier 7” :
- exporter le rapport personnalise “CONTROLE ETAT FACTURES ET DATE DE PAIEMENT”
- modifier les date de mise à jour suivant la période à contrôler
- vérifier que pour chaque ticket dont l'état de facture “payé”, il est indiqué la date de paiement et inversement.
- mettre à jour le ticket si nécessaire
exemple de rapport personnalise https://redmine.groupimo.fr/projects/facturier-expertim-2020/issues?query_id=2465
4. Factures impayées et relance
Lorsque le ticket facture arrive à échéance et que le paiement n'est pas intervenu, la personne en charge effectue une relance client, l'indique sur le ticket et modifie l'échéance pour suivi, jusqu'au solde de la facture et à la clôture du ticket.
A J+180 de l'émission de la facture la personne en charge du dossier remonte l'information à la direction comptable société pour provision/action.Ce process fait partie des process services généraux.
Quizz Formation https://forms.gle/DQibo2WmdDiikNae7*