Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-04-02-mode-operatoire-attribution-de-materiel-et-ouverture-droits-mails-redmine-login [2020/11/05 10:59] – [3. Mise à disposition d'une ligne téléphonique le cas échéant] splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-04-02-mode-operatoire-attribution-de-materiel-et-ouverture-droits-mails-redmine-login [2023/05/23 08:38] (Version actuelle) – splaissy
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-Ce mode opératoire décrit les modalités d'ouverture des différents matériels et accès aux outils numériques groupe dans le cadre de la mise en place d’un nouveau collaborateur.
+Ce mode opératoire décrit les modalités d'ouverture des différents matériels et accès aux outils numériques groupe dans le cadre de la mise en place d’un nouveau collaborateur (salariés ou prestataires).
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 Après application du process 99 04 02 01 – Rédiger un contrat, le service RH ouvre en sous-tâche du ticket du collaborateur les différents tickets nécessaires à la prise de poste:
-- ouverture des comptes informatiques
+- ouverture des comptes informatiques et accès aux logiciels métiers
 - mise à disposition d'un pc, le cas échéant
 - mise à disposition d'une ligne téléphonique le cas échéant
 - mise à disposition d'un véhicule le cas échéant.
+- mise à disposition d'une carte essence le cas échéant.
+- mise à disposition d'une carte swile le cas échéant.
+- mise à disposition d'une carte bancaire le cas échéant.
 - mise a disposition d'autres matériels (tablette, matériel technique, outils, ...).
+Ces matériels sont attachés a un matricule fonctionnel.
-====1. Ouverture des comptes informatiques====
-Le service RH demande la création d'une adresse mail groupe et l'intégration aux groupes concernés, le ticket est assigné au service Informatique.
+====1. Ouverture, modification, maintien des accès informatiques et accès aux logiciels métiers====
-Un accès login, ou aux logiciels métiers, est aussi demandé le cas échéant.
+Le service RH demande la création, ou la réattribution des éléments pré existants  :
-Pour savoir dans quel groupe de mail rajouter la nouvelle adresse, il convient de se référer à l'indication contenue dans la fiche de poste.
+- d'un compte GSUITE a partir du matricule collaborateur juridique, la lettre du prénom et le nom at groupimo point com étant l'alias//(cette ouverture concerne tous les métiers//), avec une **adresse mail groupe et l'intégration aux groupes et au drive concernés**
+Pour savoir dans quel groupe de mail rajouter la nouvelle adresse, il convient de se référer au matricule fonctionnel et à l'indication contenue dans la définition de fonction. //(cette ouverture concerne tous les métiers//)
-Lorsque le mail est créé, le service informatique indique le mot de passe et l'assigne au service RH qui ouvre les droits redmine en gardant le même mot de passe que le mail. Il est ici rappelé que l'accès à l'espace collaborateurs (espaceco.groupimo.fr) se fait avec les identifiants redmine.
+- d'un **code imprimante** pour A16 et/ou pour chaque site du moyen d'impression//(cette ouverture concerne tous les métiers//)
-Ces identifiants et mot de passe sont transmis au collaborateur et le service RH clôture la sous-tâche.
+le ticket est assigné au service Rh.
+Lorsque le mail est créé ou réattribué, le service indique le mot de passe et l'assigne au service RH, qui garde me même mot de passe mail, pour ouvrir  les droits :
+- **REDMINE**//(cette ouverture concerne tous les métiers//)
+Il est ici rappelé que l'accès à l'espace collaborateurs (espaceco.groupimo.fr) se fait avec les identifiants [[process:99-services-generaux:99-05-06-le-redmine-groupimo|redmine]]. En vérifiant bien sur que le profil soit dans les bons groupes et les bons projets avec les bons droits, conformément aux définitions de fonctions et [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1MMyUaQG2DjCrEmqCcjA6WztlYuzesK1l6clSw-mczBU/edit#gid=944368783| rgpd]]
+- **WIKI**//(cette ouverture concerne tous les métiers//)
+des **accès spécifiques a chaque matricule collaborateur fonctionnel** selon les besoins définis par les Rs dans le document définition de fonction (en cours) :
+- Banques (delubac, qonto, scellius, palatine) (back office et consultation tous), Impôts et CFE (back office), Fiscal (back office),
+- Airbnb (209/309), Booking (209/309), Keycafe (209, 309, 652 et rs),
+- Dalloz (993),
+- Envisite (60, 3 et 4 et rs),
+- Euronext (993 et 91),
+- Idom (91), Jenkins (91), Leboncoin (91 et rs), Ovh (91), Eset (91), Sell and sign (91 et rs), Wordpress (91 et rs),
+- Huissiers (ctx et rs),
+- Startloc (6 et rs),
+- Vilogi (2 et Rs), d'un ACCES LOGIN, ou aux autres logiciels métiers, le cas échéant //(ces accès concernent en général les métiers de gestion et syndic)//
+- Wifi des sites (tous),
+liste non exhaustive au 07/06/22.
+Lorsque le collaborateur de Rh n'a pas les droits nécessaires, il crée un ticket et l'assigne à son RS (qui à défaut d'avoir les droits requis l'assigne à la DG (signature banque)).
+Ces identifiants et mot de passe provisoires sont transmis au collaborateur et le service RH clôture la sous-tâche.
+La gestion des accès aux logiciels métiers est détaillée dans le process [[process:99-services-generaux:99-05-50-04-gestiondroitsinformatique|99 05 50 04 gestion des accès aux logiciels]].
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 Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.
+Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
-====3. Mise à disposition d'une ligne téléphonique le cas échéant====
+====3. Mise à disposition d'une ligne téléphonique et/ou d'un smartphone le cas échéant====
-Lorsque le poste de travail le nécessite, le service RH crée en sous tache un ticket demandant une ligne et/ou un téléphone.
+Lorsque le poste de travail le nécessite (accès dsp2 entre autre), le service RH crée en sous tache un ticket demandant une ligne et/ou un téléphone.
 Il vérifie également la disponibilité d'une ligne et/ou d'un téléphone dans la flotte, avec la facture du matériel.
-Le ticket est assigné à la DG pour validation.
+Le ticket est assigné à la DG pour validation s'il s'agit d'une nouvelle demande de création de ligne.
-Le service RH effectue l'attribution d'une ligne disponible ou la commande auprès du fournisseur flotte mobile, inscrit ensuite [[99-services-generaux:annuaire|sur l'annuaire]] les coordonnées, et passe le dossier en dossier statique une fois la demande satisfaite.
+Le service RH effectue l'attribution d'une ligne disponible ou la commande auprès du fournisseur flotte mobile, inscrit ensuite [[99-services-generaux:annuaire|sur l'annuaire]] les coordonnées, et passe le dossier en dossier statique une fois la demande satisfaite en ayant vérifié que [[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PaxPFI7NYbUZ7Bn5aumKf_EDvkKWOVcC97C54w-LePw/edit#gid=1568803492le sheet Rg]] est a jour.
+Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
-====4. Mise à disposition d'un véhicule le cas échéant====
+====4. Mise à disposition d'un véhicule et/ou d'une carte essence le cas échéant====
 Lorsque le poste de travail le nécessite, et conformément au contrat de travail, le service RH indique sur ce ticket les véhicules disponibles dans la flotte groupe pour l'attribution au nouveau collaborateur.
-Il indique également la nécessité d'une carte essence, avec ou sans plafonnement.
+Il indique également la nécessité d'une carte essence, avec plafonnement.
 Sur le ticket tous les éléments concernant le véhicule doivent figurer (facture, carte grise,...) et en sous tache l'assurance doit être renseignée.
-Le ticket est assigné à la DG pour validation, puis à Renovimo pour mise en application.
+Le ticket est assigné à la DG pour validation si nouvelle attribution fonctionnelle, puis à Checkin pour mise en application.
+Le collaborateur doit fournir un justificatif de permis avant l'attribution du véhicule. Il s'agit d'obtenir un relevé d'information restreint sur le site tele7.interieur.gouv.fr
 Le service RH effectue l'attribution du véhicule et passe le dossier en dossier statique.
+  *** IMPORTANT*** :
+  * __les collaborateurs en congés (quelqu'en soit le motif : congés payés, annuels, maladie, maternité,...) doivent  laisser le véhicule  de la société immédiatement dès le premier jour d'absence  (sauf cas exceptionnel et sous réserve de validation du RS et de la DG).__
+Le collaborateur est seul responsable de sa conduite (et de ses contraventions) et du bon entretien du véhicule qui lui est confié.
+Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
-====5. Autres matériels====
+====5. Autres matériels (dont carte bancaire, carte swile, ...) ====
-Lorsque le poste de travail le nécessite, et conformément au contrat de travail, le service RH indique sur ce ticket les matériels nécessaires mis a disposition du collaborateur pour l'exercice de sa mission.
+Lorsque le travail le nécessite, et conformément au contrat, le service RH indique sur ce ticket les matériels nécessaires mis a disposition du collaborateur pour l'exercice de sa mission.
-Le ticket est assigné à la DG pour validation. Ensuite de l'achat la facture du matériel est mise sur le ticket.
+Le ticket est assigné à la DG pour validation si nouvelle affectation fonctionnelle. Ensuite de l'achat la facture du matériel est mise sur le ticket.
 Le service RH effectue l'attribution du matériel et passe le dossier en dossier statique.
+Ce matériel est attaché a un matricule fonctionnel.
+====6. Ticket Formation====
+Le service RH crée en sous tâche un ticket de formation qui l'assigne au service concerné pour prévoir la formation et la bonne intégration du collaborateur.
+Puis on applique le [[process:91-formation-et-developpement:91-01-02-organisation-et-realisation-formations|process formation]].
 {{tag>servicesgeneraux, login}}