Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine [2020/06/24 08:11] – [I.Objet de la procédure.] splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine [2022/10/12 11:55] (Version actuelle) – splaissy
@@ Ligne 11: / Ligne 11: @@
-Ce process détaille l'utilisation de la Base documentaire Groupimo (Basedoc) et de la signature electronique. Cette page doit être paramétrée, sur tous les postes informatique de la société.
+Ce process détaille l'utilisation de la Base documentaire Groupimo (Basedoc) et de la signature electronique. Cette page est [[http://espaceco.groupimo.fr|accessible depuis l'Espaceco]].
@@ Ligne 38: / Ligne 38: @@
   * Pour attribuer un numéro, il faut se rendre dans les rapports personnalisés sur le [[https://redmine.groupimo.fr/projects/basedocu/issues|projet de la base document dans redmine]] pour vérifier les numéros déjà attribués. Il suffit de prendre le dernier numéro et d'ajouter 1...
   * Rentrer ensuite la référence dans le champ "Référence" sur le ticket redmine
+  * Le document doit reprendre obligatoirement une première partie intitulée "Conditions Particulières" ou les champs modifiables seront présents, puis une partie "Conditions Générales" dans lesquelles les parties fixes non modifiables seront indiquées. Il y aura aussi lieu de prévoir une table des matières et des paragraphes numérotées.
 === Les documents log in ===
@@ Ligne 155: / Ligne 155: @@
 Pour les utilisateurs avertis et autorisés, vous pouvez aussi modifier le document pdf. Pour cela, il vous suffit d'utiliser le [[https://www.ilovepdf.com/fr/pdf_en_word|site ilovepdf ]] ou un site similaire pour transformer votre document en un document word (.doc). Vous pouvez ensuite ajouter les éléments que vous souhaitez, enregistrer le document obtenu en .pdf, puis passer a l'étape suivante si vous souhaitez une signature électronique.
-=== 4. Signature électronique ===
+=== 4. Signature électronique (E-sign) ===
-Sell&Sign (notre fournisseur de signatures électroniques) et l'EspaceCo Groupimo permettent d'envoyer des documents PDF pour signature électronique.
+[[https://www.oodrive.com/fr/thematiques/logiciel-signature-electronique/|Oodrive]] (ex Sell&Sign), notre fournisseur de signatures électroniques et l'EspaceCo Groupimo permettent d'envoyer des documents PDF pour signature électronique.
-Le document à signer peut-être généré avec les outils ci-dessus ("PDF Moi" Base doc) ou sélectionné directement sur votre ordinateur.
-Chaque mise en signature est enregistrée dans le projet [[https://redmine.groupimo.fr/projects/signature-electroniques/issues|Signatures Électroniques]] de Redmine.
+Le document à signer peut-être généré avec les outils de la Base documentaire ci-dessus ("PDF Moi" Base doc), ou sélectionné directement sur votre ordinateur (format pdf).
-(Un ticket par signataire, donc en cas de signataires multiples un même document sera enregistré sur autant de tickets qu'il y a de signataires)
-**Tout document à envoyer pour Signature Électronique doit être préalablement validé par le client.** (assurez vous qu'il soit ok avec le pdf avant de le mettre en signature électronique pour éviter de couteuses modifications)
+Evolution 2022 : Il existe dorénavant des smartfields chez oodrive. Cela correspond a des champs que le client peut remplir directement avant d'apposer sa signature. La date par exemple, son adresse postale, son numéro de lot, ... Cela ouvre une nouvelle voie à la signature électronique. Pour l'instant les smartfields ne sont accessibles que de la plateforme oodrive, en attendant l'intégration par webdev sur nos outils. Vous pouvez néanmoins l'utiliser en cas d'urgence.
+==Comment faire ?==
+Depuis l'espace collaborateur, chaque mise en signature est enregistrée dans le projet [[https://redmine.groupimo.fr/projects/signature-electroniques/issues|Signatures Électroniques]] de Redmine.
+(Un ticket par signataire, donc en cas de signataires multiples un même document sera enregistré sur autant de tickets qu'il y a de signataires).
+Il est impératif et obligatoire de mettre ce ticket (le ticket de la signature électronique du contrat) en sous tache, ou au moins le lier au ticket principal (exemple pour un bail : le ticket de signature électronique doit être en sous tache du ticket du candidat locataire).
+ATTENTION TRES IMPORTANT POUR EVITER DES FRAIS INUTILES ET DE L'ENERVEMENT DES CLIENTS (mauvais ortographe du nom, erreur mineure, ...) **Tout document à envoyer pour Signature Électronique doit être préalablement validé par le client, idéalement depuis son espace client ou par mail.** (= "assurez vous qu'il soit ok avec le pdf avant de le mettre en signature électronique pour éviter de couteuses modifications")
   * Télécharger doc en PDF pour envoi signature au client. \\ Maximum 10Mo (10 méga-octets) (au delà [[process:99-services-generaux:99-05-52-06-conversion-pdf-en-word|divisez votre fichier pdf en plusieurs ou compressez le]] )
   * Remplir les informations du (ou des) signataire(s). \\ Le N° de téléphone doit-être au format international (ex :+569696010203)
   * Après validation vous seront affichés les n° de ticket créés. Les tickets signatures sont automatiquement assignés à leur auteur.
   * Vous recevrez les notifications Redmine pour chaque étape de la signature et serez informés, toujours sur le ticket, lorsque le client a signé et que le document attend votre validation.
+==La validation==
+Il existe deux possibilités :
+- soit le document est automatiquement validé par Groupimo lorsque le client a signé (a ne jamais faire sans accord de la DG, risque juridique très important)
+- soit un responsable (cadre) ou votre RS doit contresigner le document (il doit être "signataire" comme fonction dans le projet redmine pour pouvoir le faire, les cadres peuvent demander a devenir "signataire" auprès de leur RS).
+Ensuite, il faut penser a transférer le contrat signé sur le ticket principal, de préférence selon process dans le champ fichier prévu à cet effet.
+Après validation, le ticket passe en résolu.
+[[https://redmine.groupimo.fr/attachments/561112|Tutoriel Collaborateur.]]
+[[https://www.youtube.com/watch?v=GeiAELw7V7E|Tutoriel Client.]]
+== Sécurité et Archivage ==
+Les tickets sont en mode "privé" pour éviter des indiscrétions sur le projet. Rappelons ici que tous les collaborateurs ont signé un paragraphe rgpd. Le non respect peut entraîner de graves conséquences, y compris pénales. Afin de sécuriser les documents, les tickets sont archivés régulièrement par le service juridique.
 {{ :base_documentaire:devis_template.xlsx |}}
 {{tag>servicesgeneraux formation}}