process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine
Différences
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process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine [2020/06/24 08:12] – [I.Objet de la procédure.] splaissy | process:99-services-generaux:99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine [2022/10/12 11:55] (Version actuelle) – splaissy | ||
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* Pour attribuer un numéro, il faut se rendre dans les rapports personnalisés sur le [[https:// | * Pour attribuer un numéro, il faut se rendre dans les rapports personnalisés sur le [[https:// | ||
* Rentrer ensuite la référence dans le champ " | * Rentrer ensuite la référence dans le champ " | ||
+ | * Le document doit reprendre obligatoirement une première partie intitulée " | ||
=== Les documents log in === | === Les documents log in === | ||
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Pour les utilisateurs avertis et autorisés, vous pouvez aussi modifier le document pdf. Pour cela, il vous suffit d' | Pour les utilisateurs avertis et autorisés, vous pouvez aussi modifier le document pdf. Pour cela, il vous suffit d' | ||
- | === 4. Signature électronique === | + | === 4. Signature électronique |
- | Sell& | + | [[https:// |
- | Le document à signer peut-être généré avec les outils ci-dessus ("PDF Moi" Base doc) ou sélectionné directement sur votre ordinateur. | + | |
- | Chaque mise en signature est enregistrée dans le projet [[https:// | + | Le document à signer peut-être généré avec les outils |
- | (Un ticket par signataire, donc en cas de signataires multiples un même document sera enregistré | + | |
- | **Tout document à envoyer pour Signature Électronique doit être préalablement validé par le client.** (assurez vous qu'il soit ok avec le pdf avant de le mettre en signature électronique pour éviter de couteuses modifications) | + | Evolution 2022 : Il existe dorénavant des smartfields chez oodrive. Cela correspond a des champs que le client peut remplir directement avant d' |
+ | |||
+ | ==Comment faire ?== | ||
+ | |||
+ | Depuis l' | ||
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+ | (Un ticket par signataire, donc en cas de signataires multiples un même document sera enregistré sur autant de tickets qu'il y a de signataires). | ||
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+ | Il est impératif et obligatoire de mettre ce ticket (le ticket de la signature électronique du contrat) en sous tache, ou au moins le lier au ticket principal (exemple pour un bail : le ticket de signature électronique doit être en sous tache du ticket du candidat locataire). | ||
+ | |||
+ | ATTENTION TRES IMPORTANT POUR EVITER DES FRAIS INUTILES ET DE L' | ||
* Télécharger doc en PDF pour envoi signature au client. \\ Maximum 10Mo (10 méga-octets) (au delà [[process: | * Télécharger doc en PDF pour envoi signature au client. \\ Maximum 10Mo (10 méga-octets) (au delà [[process: | ||
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* Remplir les informations du (ou des) signataire(s). \\ Le N° de téléphone doit-être au format international (ex : | * Remplir les informations du (ou des) signataire(s). \\ Le N° de téléphone doit-être au format international (ex : | ||
+ | |||
* Après validation vous seront affichés les n° de ticket créés. Les tickets signatures sont automatiquement assignés à leur auteur. | * Après validation vous seront affichés les n° de ticket créés. Les tickets signatures sont automatiquement assignés à leur auteur. | ||
+ | |||
* Vous recevrez les notifications Redmine pour chaque étape de la signature et serez informés, toujours sur le ticket, lorsque le client a signé et que le document attend votre validation. | * Vous recevrez les notifications Redmine pour chaque étape de la signature et serez informés, toujours sur le ticket, lorsque le client a signé et que le document attend votre validation. | ||
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+ | ==La validation== | ||
+ | |||
+ | Il existe deux possibilités : | ||
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+ | - soit le document est automatiquement validé par Groupimo lorsque le client a signé (a ne jamais faire sans accord de la DG, risque juridique très important) | ||
+ | |||
+ | - soit un responsable (cadre) ou votre RS doit contresigner le document (il doit être " | ||
+ | |||
+ | Ensuite, il faut penser a transférer le contrat signé sur le ticket principal, de préférence selon process dans le champ fichier prévu à cet effet. | ||
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+ | Après validation, le ticket passe en résolu. | ||
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+ | [[https:// | ||
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+ | [[https:// | ||
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+ | == Sécurité et Archivage == | ||
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+ | Les tickets sont en mode " | ||
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process/99-services-generaux/99-05-01-02-base_documentaire-basedocumentaire_redmine.1593000746.txt.gz · Dernière modification : 2020/06/24 08:12 de splaissy