Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:99-services-generaux:99-05-01-03-espaceco-drive-google [2020/05/20 14:41] – splaissy
+++ process:99-services-generaux:99-05-01-03-espaceco-drive-google [2020/07/23 13:27] – [II. Le Process.] ymilard
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 La création de fichier se fait depuis Google Drive avec le compte Appear972 . Le mot de passe et l'email de récupération pour ce compte sont dans [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs|le wiki redmine du projet rs]], et peut être rediffusé sur simple demande au groupe rs at groupimo.com .
-Il faut donc veiller lorsque vous créez un fichier a ne pas passer depuis votre google/gmail personnel, mais par le compte Appear972 at gmail.com ceci pour pouvoir ensuite suivre les modifications.
+Il faut donc veiller lorsque vous créez un fichier à ne pas passer depuis votre google/gmail personnel, mais par le compte Appear972 at gmail.com ceci pour pouvoir ensuite suivre les modifications.
 Les membres de Appear at Groupimo.com sont le groupe Zimbra Rs et le groupe Webdev.
-==I-1 Avant tout, surveiller ce document, Suivre les notifications==
-Les Rs sont membres du groupe mail rs qui est dans le groupe appear. Ainsi, si vous demandez a être notifié, chaque changement fera l'objet d'un mail que tous les rs recevront. Il faudra donc aller checker l'activité pour soit la valider, soit l'annuler grace à l'historique des versions qu'il est possible a tout moment de restaurer.
+==I-1 Depuis google Drive==
-Il faut donc bien penser a actionner, a la création, les notifications.
+Dans [[https://drive.google.com/|Google Drive]], le collaborateur crée ou importe son fichier (en étant loggué avec compte Appear972).
-Pour cela, le rs doit demander a ce que le groupe appear972 soit notifié des modifications sur un document. Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier.
+Pour créer, il choisit "+ Nouveau (new)" en haut a gauche, et sélectionne "Google Sheet".
-**Ceci est OBLIGATOIRE**.
+Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir "fichier (file)" et "importer (import)", puis son fichier a importer.
-==I-2 Depuis google Drive==
+Dès lors le document existe sur le Google Drive. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.
-Dans [[https://drive.google.com/|Google Drive]], le collaborateur crée ou importe son fichier (en étant loggué avec compte Appear972).
-Pour créer, il choisit "+ Nouveau (new)" en haut a gauche, et sélectionne "Google Sheet".
+==I-2 Avant tout, surveiller ce document, Suivre les notifications==
+Les Rs sont membres du groupe mail rs qui est dans le groupe appear. Ainsi, si vous demandez a être notifié, chaque changement fera l'objet d'un mail que tous les rs recevront. Il faudra donc aller checker l'activité pour soit la valider, soit l'annuler grace à l'historique des versions qu'il est possible a tout moment de restaurer.
+Il faut donc bien penser a actionner, à la création, les notifications.
+Pour cela, le rs doit demander a ce que le groupe appear972 soit notifié des modifications sur un document.
+**Sélectionner Outils, règles de notification, tous les changements, notifier**.
+**Ceci est OBLIGATOIRE**.
-Pour importer, et après avoir créé son document, il suffit de choisir "fichier (file)" et "importer (import)", puis son fichier a importer.
-Dès lors le document existe sur le Google Drive de chacun. Ensuite, un applicatif spécifique a été développé pour permettre un accès aisé depuis Matriximo.
 ==I-3 Intégrer des données ==
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 Pour ce faire vous devez [[https://support.google.com/docs/answer/1218656?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr|protéger votre page et ne laisser que les cellules accessibles]]. Bien évidemment, le lien de consultation ne permettant déjà pas de modifier, ne permettra là encore pas de modifier les cellules. Les collaborateurs devront donc être en possession du lien de modification pour pouvoir modifier uniquement les cellules non protégées. Attention a ne pas utiliser le compte Appear car là vous pourriez modifier tout, y compris les cellules protégées.
-==I-5 Rendre le fichier disponible depuis l'EspaceCo ==
+==I-5 Rendre le fichier disponible depuis l'EspaceCo ("ancrer le fichier") ==
 Penser a indexer votre document pour ne pas le perdre et le mettre à disposition de tous.
-Pour cela, il faut se rendre [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs/wiki/index|dans le wiki redmine index par titre]]
+Pour cela, il faut se rendre [[https://redmine.groupimo.fr/projects/rs/wiki/index|dans le wiki redmine index par titre]] (index par titre dans le wiki c'est écrit ;-) )
-Sur la page wiki prendre une trame de docs et compléter le lien de modification depuis bouton "Partager (share)" en haut a droite, "obtenir le lien de partage", remplacer dans la liste déroulante "visible" par "modifiable", et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.
+Sur la page wiki, cliquer sur le drive concerné, puis sur modifier.
+Copier une trame de partage du type :
+{
+"nom":"Variable Tarifaire Grille Copropriété Syndic",
+"lien_consultation": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vS-li0FPprb6trN1FJ7Bv5dQelxUvQ6N9hB3rnXy3IFdDsnqGzckxoCFpN4tVGIwg9PHPZbA05Cbjkc/pubhtml",
+"lien_modification": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/184J6OKbwLyHR_GqU34Yime5QAz4MDjDO_f5MW7fQDcs/edit#gid=0"
+}
+Changer le lien de modification depuis bouton "Partager (share)" en haut a droite, "obtenir le lien de partage", remplacer dans la liste déroulante "visible" par "modifiable" (ou "lecteur" par "éditeur", et copier coller le lien a l'emplacement dédié. Changer le lien de consultation, et le nom du document.
+Attention, dès lors que vous avez plusieurs documents dans le même répertoire, il faut mettre une virgule après le premier code. Aussi pour créer un répertoire ou un sous répertoire, il vous suffit de modifier le nom dans la barre d'adresse du navigateur.
 Pour le lien de consultation, sélectionner "Fichier (file)" et "Publier sur le web (Publish to the web)", bouton vert "publier", prendre le lien et le coller pour consultation sur la page wiki.
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 Ensuite cela permet de retrouver tous les [[https://espaceco.groupimo.fr/googledrive|drive sur le menu de l'espaceco]] pour les collaborateurs puissent y accéder (seuls les rs doivent avoir accès au lien de modification (normalement...)).
-work in progress : importer des données depuis redmine =IMPORTHTML("https://espaceco.groupimo.fr/datatable"; "table"; 0)
+==I-6 Importer des données dans Drive depuis redmine==
-et zapier
+Attention il s'agit de fonctions puissantes qui peuvent avoir des conséquences importantes (RGPD, CNIL, ...) merci d'utiliser avec précautions et en anonymisant les données et masquer les pages de données sources.
+Voir : https://redmine.groupimo.fr/projects/publidev/wiki/Wiki
 ===II Consulter un fichier ===
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 Connectez vous sur l'EspaceCo [[https://redmine.groupimo.fr/tab/system_show|depuis redmine]] ou directement en [[https://espaceco.groupimo.fr|tapant l'adresse mail dans votre navigateur]].
-Choisissez le signe + dans le menu, et "Google Drive".
+Choisissez "Basedoc/Drive/Esign" dans le menu, et "Drive".
 Vous accédez au menu drive, avec des liens par métiers (Drive20, Drive25,...)