Wiki Groupimo (Matriximo)

Outils pour utilisateurs

Outils du site

Vous êtes ici : Accueil » process » 99- Services généraux » 99 05 52 04 Visioconférence avec meet (was whereby***)
Piste :
process:99-services-generaux:99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

Lien vers cette vue comparative

Les deux révisions précédentesRévision précédente
Prochaine révision		Révision précédente
process:99-services-generaux:99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in [2021/09/20 18:17] – stadiprocess:99-services-generaux:99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in [2023/06/20 10:23] (Version actuelle) – cmj
Ligne 1: Ligne 1:
-====== 99 05 52 04 Visioconférence avec whereby.com ======+====== 99 05 52 04 Visioconférence avec meet (was whereby***) ======
  
 Ce process fait partie des process services généraux Ce process fait partie des process services généraux
Ligne 8: Ligne 8:
 =====I. Objet de la procédure.===== =====I. Objet de la procédure.=====
  
-Cette procédure décrit la marche à suivre pour l'utilisation de l'application whereby.com. Cela permet d'organiser des visio conférences jusqu'à 50 personnes en même temps et de les enregistrer. Whereby permet aussi de créer des salons privés et individuels.+Cette procédure décrit la marche à suivre pour l'utilisation de l'application meet (de google). Cela permet d'organiser des visio conférences et de les enregistrer. Meet permet aussi de créer des salons privés et individuels, service par service. 
 + 
 +//(ACTUALISATION JUIN 2022 WHEREBY N'EST PLUS L'OUTIL UTILISE POUR LES VISIO, IL EST REMPLACE PAR GOOGLE MEET)//
  
  
Ligne 16: Ligne 18:
 ====1. Présentation de l'outil==== ====1. Présentation de l'outil====
  
-whereby.com est un logiciel de téléphonie qui permet de communiquer par le biais d’Internet.+meet est un "logiciel de téléphonie" qui permet de communiquer par le biais d’Internet.
  
-Merci d’utiliser le plus fréquemment possible ce mode de communication lorsque vous souhaitez communiquer en visioconférence avec un ou plusieurs interlocuteurs distants. +Merci d’utiliser le plus fréquemment possible ce mode de communication lorsque vous souhaitez communiquer en visioconférence avec un ou plusieurs interlocuteurs. 
  
 La communication est gratuite. La communication est gratuite.
  
-ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, [[https://www.google.fr/chrome/?brand=CHBD&gclid=Cj0KCQjwjcfzBRCHARIsAO-1_OqLQhdUEDgqsJRCNyUceVDrrBAddDTtQ9nkDl39xjAeuI42lrAjdfAaArfXEALw_wcB&gclsrc=aw.ds|MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME]]+L'application meet est aussi disponible sur smartphone, son utilisation nécessite d'être connecté à votre compte Google 
  
-**L'application Whereby est aussi disponible sur smartphone :** +Les collaborateurs Groupimo doivent utiliser leur identifiant Google professionnel (google workspace, email @groupimo.com) 
-\\  +
-//Son utilisation nécessite d'être connecté à votre compte Whereby//  +
-\\  +
-Google Play : https://play.google.com/store/apps/details?id=appear.in.app&hl=fr_CA +
-\\  +
-App Store : https://apps.apple.com/us/app/whereby-video-meetings/id878583078+
  
-Vous pouvez soit l'utiliser dans le cadre du contrat Groupimo (2 et suivants ci dessous), soit en individuel directement (3 et suivants ci dessous). 
 ====2. Procédure de connexion==== ====2. Procédure de connexion====
  
 ===2.1 Organiser une réunion === ===2.1 Organiser une réunion ===
  
-L'organisateur de la réunion doit tout d'abord choisir parmi une des 3 salles disponibles.+L'organisateur de la réunion doit tout d'abord choisir une adresse de réunion.
  
-Vous devez choisir la salle de conférence à laquelle vous souhaitez accéder.+Vous devez ensuite choisir la salle de conférence à laquelle vous souhaitez accéder. En fonction de votre choix, vos utilisateurs pourront vous rejoindre le biais du lien vers votre salle. Après votre choix, diffusez aux participants l'adresse de la salle pour qu'ils la copient dans la barre d'adresse de leur navigateur pour rejoindre la réunion, et/ou demander leur de suivre les instructions du 2.2:
  
-En fonction de votre choix, vos utilisateurs pourront vous rejoindre le biais du lien vers votre salle :+Salles interne Groupimo :
  
-https://groupimo.whereby.com/syndic+Accueil Groupimo : 
  
-https://groupimo.whereby.com/gestion+Front office Gestion : 
  
-https://groupimo.whereby.com/dg+Front office Syndic :
  
-https://groupimo.whereby.com/labaie +Transaction/location : 
  
-https://groupimo.whereby.com/supimo+Back office syndic : meet.google.com/zoy-fhoq-uqx
  
-https://groupimo.whereby.com/rh+Back office gestion : 
  
-https://groupimo.whereby.com/compta+Rh : https://meet.google.com/dro-ebkg-suj?authuser=0
  
-https://groupimo.whereby.com/webdev+Compta société : https://meet.google.com/zoy-fhoq-uqx
  
-Après votre choix, diffuser aux participants l'adresse de la salle pour qu'ils la copient dans la barre d'adresse de leur navigateur pour rejoindre la réunion, et/ou demander leur de suivre les instructions du 2.2 
  
-===2.2 Démarrer/rejoindre une conférence sans identification préalable (cas courant)=== +===2.2 Démarrer/rejoindre une conférence ===
- +
-ATTENTION LE NAVIGATEUR CHROME EST LE SEUL A DONNER UNE GARANTIE D'ACCES, [[https://www.google.fr/chrome/?brand=CHBD&gclid=Cj0KCQjwjcfzBRCHARIsAO-1_OqLQhdUEDgqsJRCNyUceVDrrBAddDTtQ9nkDl39xjAeuI42lrAjdfAaArfXEALw_wcB&gclsrc=aw.ds|MERCI DE N'UTILISER QUE CHROME]]+
  
 Il suffit de taper (ou copier coller le lien envoyé par l'organisateur) dans la barre de navigation l'adresse de la salle a rejoindre :  Il suffit de taper (ou copier coller le lien envoyé par l'organisateur) dans la barre de navigation l'adresse de la salle a rejoindre : 
  
-https://groupimo.whereby.com/syndic +https://gmeet.google.com/xxxxxxxx
- +
-https://groupimo.whereby.com/gestion +
- +
-https://groupimo.whereby.com/dg +
- +
-https://groupimo.whereby.com/labaie  +
- +
-https://groupimo.whereby.com/supimo +
- +
-https://groupimo.whereby.com/rh +
- +
-https://groupimo.whereby.com/compta +
- +
-https://groupimo.whereby.com/webdev+
  
 Les utilisateurs doivent donner l'autorisation à Google Chrome d'accéder à leur microphone/caméra. L'icône caméra dans la barre d'adresse permet de s'en assurer : Les utilisateurs doivent donner l'autorisation à Google Chrome d'accéder à leur microphone/caméra. L'icône caméra dans la barre d'adresse permet de s'en assurer :
- 
-{{ ::appear4.png?nolink&400 |}} 
  
 ===2.3 Menu === ===2.3 Menu ===
  
-Le menu inférieur comporte 6 boutons : +Le menu inférieur comporte des boutons :
-{{ ::appear5.png?nolink&400 |}}+
  
-==2.3.1 Partager un document de travail avec tous les participants "Share screen" (Partage d'écran) ==+==2.3.1 Présenter (partager) un document de travail avec tous les participants "Présenter maintenant" ==
  
 Ce bouton vous permet de partager l'affichage de votre ordinateur avec les participants. Vous pourrez choisir de partager tout votre écran, ou juste une fenêtre, ou juste un onglet de votre navigateur : Ce bouton vous permet de partager l'affichage de votre ordinateur avec les participants. Vous pourrez choisir de partager tout votre écran, ou juste une fenêtre, ou juste un onglet de votre navigateur :
- 
-{{ ::appear6.png?nolink&400 |}} 
  
 ==2.3.2 Activer ou désactiver son micro, sa caméra, "Mic off / Cam off" Micro et Caméra on ou off== ==2.3.2 Activer ou désactiver son micro, sa caméra, "Mic off / Cam off" Micro et Caméra on ou off==
Ligne 102: Ligne 75:
 Ces boutons permettent d'activer/désactiver votre micro et/ou votre caméra. Vous pouvez les couper et les réactiver à n'importe quel moment. Ces boutons permettent d'activer/désactiver votre micro et/ou votre caméra. Vous pouvez les couper et les réactiver à n'importe quel moment.
  
-==2.3.3 Ouvrir une fenêtre de discussion écrite à droite de l'écran "Open chat" (fenêtre de discussion)==+==2.3.3 Menu en bas a droite : Ouvrir une fenêtre de discussion écrite à droite de l'écran "discuter avec tous les participants" (fenêtre de discussion)==
  
-Accéder au chat+Accéder au chat du salon
  
-==2.3.4 Quitter la réunion "Leave" ==+==2.3.4 Quitter la réunion "quitter l'appel" ==
  
 Quitter Quitter
  
-==2.3.5 "Record" enregistrement (pour utilisateur connecté et autorisé seulement)==+==2.3.5 enregistrement (pour utilisateur connecté et autorisé seulement)==
  
-https://whereby.com/user/login +appuyer sur "plus d'options" (les trois points verticaux) et "gérer l'enregistrement"
- +
-Saisir l'adresse email du compte (appear972@gmail.com) +
- +
-{{ ::appear1.png?nolink&400 |}} +
- +
-Un code vous sera envoyé à cette adresse : +
- +
-{{ ::appear2.png?nolink&400 |}} +
- +
-L'utilisateur qui se connecte dans le but d'enregistrer une session doit se connecter avec appear972@gmail.com et doit suivre la procédure suivante: +
- +
-Cliquer sur le bouton "Recording". Une fenêtre semblable à celle du partage d'écran apparaîtra. Vous **devez** sélectionner l'onglet indiqué //"SELECT THIS"// puis cliquez sur Partager. Votre session whereby.com est maintenant en cours d'enregistrement.+
  
 - Pensez à prévenir vos auditeurs qu'ils seront enregistrés - Pensez à prévenir vos auditeurs qu'ils seront enregistrés
  
 - Un message apparaîtra sur l'écran de chaque personne connectée leur indiquant qu'un enregistrement a démarré - Un message apparaîtra sur l'écran de chaque personne connectée leur indiquant qu'un enregistrement a démarré
-{{ ::appear7.png?nolink&400 |}} 
  
 ==2.3.6 Controler l'accès a la salle (pour utilisateur connecté et autorisé seulement)== ==2.3.6 Controler l'accès a la salle (pour utilisateur connecté et autorisé seulement)==
  
-//Voir le processus de connexion au compte dans le point précédant.// +Exclure des participants au cours d'une visioconférence
-\\ +
-\\ +
-Avec le petit cadenas en haut a gauche, vous pouvez laisser la salle en accès libre (cadenas ouvert) ou la fermer (cadenas fermé). Cette dernière fonctionnalité permet a l'organisateur de la réunion de contrôler les accès, les autoriser, ou les refuser.+
  
 +En bas à droite, cliquez sur "Afficher tout le monde"
  
-A noter qu'un utilisateur qui ne fait que participer peut juste accéder à l'adresse de la salle (sans email ni connexion) +À côté du participant que vous souhaitez exclure, cliquez sur "Autres actions".
  
-Enfin, il convient de ne pas utiliser le navigateur firefox. +Sélectionnez "Exclure de l'appel"
- +
-Dans tous les cas, votre interlocuteur groupimo, votre responsable hiérarchique, ou les équipes informatique et webdev sont à votre disposition pour vous assister. +
- +
-====3. Procédure de connexion, salon privé (hors contrat groupimo)==== +
- +
-Whereby est un logiciel gratuit. Vous pouvez donc l'utiliser pour organiser, en dehors du contrat Groupimo, une séance de travail de visioconférence. +
- +
-Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre, en tapant directement dans la barre d'adresse de votre navigateur, sur la page whereby.com suivie du nom que vous voulez donner au salon. +
- +
-Exemple : whereby.com/dupont +
- +
-Vous serez alors invité a créer un compte avec votre adresse email, et pourrez profiter des fonctions basiques de whereby. +
- +
-====4. Organisation d'une assemblée générale en visio conférence ==== +
- +
-Pour que l'assemblée générale ce passe dans les meilleurs conditions ils convient de paramétrer le salon whereby convenablement +
- +
- +
-===a. S'assurer que le salon soit verrouillé afin d'éviter qu'une personne étrangère à la réunion y participe.=== +
- +
-Pour ce faire cliquer sur le cadenas en haut à gauche de votre page web +
- +
-{{:process:99-services-generaux:salon_verrouillee.png?400|}} +
- +
-En plus de pouvoir filtrer les personnes étrangères à la réunion , cela permettra de donner le temps aux co-propritétaires de signer [[process:99-services-generaux:99-05-08-parafimmo|la feuille  de présence électronique]] avant d'assister à la réunion +
- +
-En effet, les co-propriétaires devront demander la permission d'accéder à salle aussi avant d'autoriser l'accès demander que la feuille de présence soit signé. +
- +
-Pour plus d'info sur la fonction de verrouillage de la sale se reporter au site whereby : +
- +
-https://whereby.helpscoutdocs.com/article/464-lock-knock +
- +
-===b. S'assurer du contrôle du son et de l'image===  +
- +
-Pour éviter les prises de paroles intempestive , dès l'arrivé des premiers co-propriétaires il conviendra de désactiver tous les micros  +
- +
-Pour ce faire cliquer sur personne dans le menu en bas de la page web puis, cliquer sur les 3 petits point dans en haut à droit de l'écran et enfin désactiver tous les micros  +
- +
-{{:process:99-services-generaux:desactiver_les_micros.png?400|}} +
- +
- +
-Cette manipulation peut également être faite pour les caméras dans l'éventualité ou le débit du réseau serait trop faible pour supporter voix et images +
- +
- +
-===c. Contrôler la distribution de la parole=== +
- +
-Chaque co-propriétaire devra manifester dans le chat , sa demande de prise de parole, soit par les émoticônes prévu à cet effet  ou en manifestant sa demande par écrit +
- +
-Afin de distribuer la parole, il convient d'activer le micro  du co-propriétaire dans le menu relatif aux personnes, puis le désactiver une fois que la prise parole est terminée. +
- +
- +
-===d.Enregistrer la réunion=== +
- +
-Avant que chaque co-propriétaire accède à la réunion , il convient de l'informer que la réunion est enregistré afin de pouvoir prouver la présence d'un co-propriétaire lors des votes +
- +
-Pour ce faire il suffit de cliquer sur le bouton sauver du menu de whereby +
- +
-A la fin de la réunion penser à bien sauvegarde la vidéo!  +
- +
- +
- +
-NB: Au déla de 10 participants il est fortement conseillé de tenir la réunion en binome, une personne pour animer les débats et une autre pour gérer le salon. +
- +
- +
-====5. le tableau blanc virtuel  sur whereby ====  +
- +
-Whereby s'interface avec Google Docs pour gérer l'édition de document à plusieurs. +
- +
-Pour ce faire  +
- +
-a. Commencez par survoler l'icône Partager +
- +
- +
-b. Cela ouvre un menu dans lequel vous pouvez sélectionner google drive  , afin d'accéder au document que vous souhaitez partager. +
- +
- +
-{{:process:99-services-generaux:google.png?400|}} +
- +
- +
-Avec l'intégration de Google Drive, vous pouvez afficher une vue interactive en direct de n'importe quel document dans vos dossiers Drive (feuilles, documents, diapositives, etc.). Tout le monde dans la salle peut éditer et apporter des modifications en temps réel) +
- +
-**Noter** +
-Pour que l'intégration de Google Drive fonctionne, toutes les personnes présentes dans la salle doivent disposer des autorisations de partage du document et être connectées à un compte Google +
- +
-En tant que meilleure pratique, nous recommandons généralement de copier le lien de partage afin que toute personne disposant du lien y ait automatiquement accès. +
- +
-Ou que le document partagé ait été créer sur le compte apper972@gmail.com+
  
 +Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :
  
 +Pour vous contenter d'exclure le participant, sélectionnez Exclure.
  
 +Pour l'exclure et le signaler comme ayant un comportement abusif, sélectionnez Remplir un rapport d'abus.
  
 +Pour l'empêcher de rejoindre à nouveau la réunion, sélectionnez Bloquer.
  
 +Important : Lorsque vous bloquez un utilisateur, la restriction ne s'applique que pour la réunion en cours ou pour les réunions simultanées associées au même code. Il peut toujours participer aux autres réunions que vous organisez. Pour qu'un utilisateur qui a été bloqué d'une réunion puisse à nouveau la rejoindre, il doit y être invité manuellement.
  
 +Dans tous les cas, votre interlocuteur groupimo, votre responsable hiérarchique, ou les équipes informatique et webdev sont à votre disposition pour vous assister.
  
  
process/99-services-generaux/99-05-52-04-ouvrir-une-visioconference-appear-in.1632176277.txt.gz · Dernière modification : 2021/09/20 18:17 de stadi