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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les modalités de préparation et de tenue d’une assemblée générale de copropriété.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.

Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic.

La réunion peut être à l'initiative :

• du syndic de copropriété,
• du conseil syndical,
• d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :

• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs…), après rendez-vous avec le comptable.

• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.

• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)

• Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour

• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé (voir le carnet de bord sur redmine)

• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour

• Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)

• Projet de budget prévisionnel

• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.

Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.

Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande

A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967.

Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.

En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.

Il y a deux type d'assemblée générale

Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur redmine afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés

I/Comptabilité & Contentieux

• Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)

• Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière (obligatoire)

• Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés (obligatoire)

• la constitution d'un fond de procédure (obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière)

• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)

II/Le syndic

• Quitus au syndic dans lequel le syndic établit son rapport d'activité (obligatoire)

• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)

Voir contrat type : sur base documentaire

III/Le conseil syndical

• Rapport du Conseil syndical

• Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)

• Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)

IV/Les travaux

• Le diagnostic technique global (obligatoire si pas encore voté)

• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)

• Fonds pour travaux (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel

• Travaux immeuble : Indiquer obligatoirement dans la résolution que l’avis du conseil syndical a été requis.

• Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété

ATTENTION !

info doit être donnée à la direction de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …) depuis redmine)

En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.

À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire.

Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).

• La convocation doit être écrite et mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,
• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,
• les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

• En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

• des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
• du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,
• des projets de contrat pour voter des travaux,
• des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

• Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

• des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
• de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

• Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception).

• Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre les questions obligatoires , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.

• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.

• Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.

Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic

• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR (mode à privilégier)ou contre émargement ou par lettre recommandée électronique (LRE) , cependant ce dernier mode d'envoi n'est pas pour le moment utilisé par Groupimo syndic

Conformément à l'article 19 du décret du 17 Mars 67, et à défaut de majorité, une nouvelle assemblée doit être réunie.

Pour ce faire, il est possible de prévoir, sur la première convocation, la date, le lieu et l'heure de la seconde assemblée générale qui se réunira dans le cas ou la majorité prévue lors de la première assemblée ne peut être atteint. L'ordre du jour doit être impérativement identique.

• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs

• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process 60-03-10-representation-a.g,

• Elle se tient au jour, heure et lieu indiqués dans la convocation, (arrivée du responsable 30 minutes avant.)

• La présence du syndic n’est pas obligatoire, mais comme il a sauf vote contraire de l’AG, la qualité de secrétaire de séance, il doit être présent.

• Une feuille de présence, éditée grâce au le logiciel de gestion, est tenue et émargée par les copropriétaires présents et (ou) représenté(s) en début de séance, et contrôlé(s) par le bureau élu. Un décompte est obligatoire avant ouverture de la séance.

• Attention à l’application de l’article 22 sur les « pouvoirs » (copropriétaires),et les « mandats »(gérance),qu’il ne faut pas confondre, la limitation prévue ne s’appliquant qu’aux « pouvoirs ».

• Sont nommés en préalable à l’examen de questions portées à l’ordre du jour, un Président, ou ou des scrutateurs, et un secrétaire de séance

• Le Président mène les débats et fait procéder aux votes des résolutions dans l’ordre prévu à l’ordre du jour, sauf vote différent de l’assemblée.

• Un procès verbal est rédigé par le secrétaire de séance en assemblée au fur et à mesure du vote des résolutions.

• Les résolutions qui y sont portées doivent être « conformes » aux projets de résolutions indiquées dans l’ordre du jour reçu avec la convocation.

• L’assemblée ne peut pas, sous peine de nullité, voter sur des questions non inscrites à l’ordre du jour.

• Le procès verbal d’assemblée doit être vérifié par le Président de séance et les scrutateurs, à la clôture des débats, puis signé, par les membres du bureau avant diffusion.

• Idem en ce qui concerne la feuille de présence qui doit être elle aussi certifiée

• Il est signifié aux copropriétaires « absents non représentés », « opposants » et « abstentionnistes » en LR avec AR, ou contre émargement dans le mois de la tenue de l’AG.

• Une copie est envoyée à tous les autres copropriétaires sans délai à respecter.

• Il doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à l’article 42 de la loi.

• L’original du PV est archivé dans le registre des assemblées générales.

• Envoie d’une fiche de liaison immédiatement après l’AG pour informer le centre de gestion en joignant la facture de vacation.

• Créer un suivi AG sur redmine afin d'avoir un récapitulatif et permettre le suivi des différentes demandes formulé lors de l’assemblée générale

Suite à l’assemblée générale établir sous 48h la « fiche de liaison assemblée » et (ou) la « fiche de liaison travaux et appel»

Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au centre administratif de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront l’intervention du service comptable et contentieux (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances ou de provisions).