process:copropriete:25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales
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- | ===== 25 04 02 - Convocation et tenue des Assemblées Générales ===== | ||
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- | Ce process fait partie des [[process: | ||
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- | Volume [[process: | ||
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- | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
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- | Cette procédure décrit les modalités de préparation et de tenue d’une assemblée générale de copropriété. | ||
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- | Sont concernés par cette procédure : | ||
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- | • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. | ||
- | |||
- | • Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. | ||
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- | __NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d' | ||
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- | ===== II. Process. ===== | ||
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- | Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic. | ||
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- | La réunion peut être à l' | ||
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- | * du syndic de copropriété, | ||
- | * du conseil syndical, | ||
- | * d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l' | ||
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- | Lorsque l' | ||
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- | ====1. Regroupement des documents : ==== | ||
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- | Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents : | ||
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- | • Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l' | ||
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- | • Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS. | ||
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- | • Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats) | ||
- | |||
- | • Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour | ||
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- | • Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé (voir [[process: | ||
- | |||
- | • Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour | ||
- | |||
- | • Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..) | ||
- | |||
- | • Projet de budget prévisionnel | ||
- | |||
- | • Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité) | ||
- | |||
- | ====2. | ||
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- | Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l' | ||
- | |||
- | Un sujet non inscrit à l' | ||
- | |||
- | Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour. | ||
- | |||
- | A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, | ||
- | |||
- | Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l' | ||
- | |||
- | A l' | ||
- | |||
- | Le syndic n'est pas le juge de l' | ||
- | |||
- | En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l' | ||
- | |||
- | |||
- | Il y a deux type d' | ||
- | |||
- | === a. Assemblée annuelle=== | ||
- | |||
- | Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process: | ||
- | |||
- | L' | ||
- | |||
- | **I/ | ||
- | |||
- | • Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG) | ||
- | |||
- | • [[https:// | ||
- | |||
- | • [[process: | ||
- | |||
- | • [[process: | ||
- | |||
- | |||
- | • Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG) | ||
- | |||
- | **II/Le syndic** | ||
- | |||
- | • Quitus au syndic | ||
- | |||
- | • Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance) | ||
- | |||
- | Voir contrat type : sur [[https:// | ||
- | |||
- | **III/Le conseil syndical** | ||
- | |||
- | • Rapport du Conseil syndical | ||
- | |||
- | • Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance) | ||
- | |||
- | • Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, | ||
- | |||
- | **IV/Les travaux** | ||
- | |||
- | • [[https:// | ||
- | |||
- | • Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté) | ||
- | |||
- | • [[https:// | ||
- | |||
- | • Travaux immeuble : Indiquer obligatoirement dans la résolution que l’avis du conseil syndical a été requis. | ||
- | |||
- | |||
- | === b. Assemblée spéciale=== | ||
- | |||
- | • Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux), | ||
- | |||
- | ====3. | ||
- | |||
- | **ATTENTION !** | ||
- | |||
- | **info doit être donnée à la direction de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …) depuis redmine)** | ||
- | |||
- | |||
- | En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l' | ||
- | |||
- | À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire. | ||
- | |||
- | Si le syndic n'a pas convoqué l' | ||
- | |||
- | En cas de défaillance du conseil syndical, l' | ||
- | |||
- | |||
- | • La convocation doit être écrite et mentionner : | ||
- | |||
- | * le lieu, la date et l' | ||
- | * les questions inscrites à l' | ||
- | * les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l' | ||
- | |||
- | • En fonction de la nature des questions inscrites à l' | ||
- | |||
- | La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment : | ||
- | |||
- | * des documents comptables et financiers pour l' | ||
- | * du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu' | ||
- | * des projets de contrat pour voter des travaux, | ||
- | * des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges. | ||
- | |||
- | • Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d' | ||
- | |||
- | * des 5 annexes comptables (l' | ||
- | * de l' | ||
- | * de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire, | ||
- | * du projet de l' | ||
- | |||
- | • Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception). | ||
- | |||
- | • Le gestionnaire ou l’assistante, | ||
- | |||
- | |||
- | • Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité. | ||
- | |||
- | • Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG. | ||
- | ** | ||
- | |||
- | Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, | ||
- | |||
- | • Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR **(mode à privilégier**)ou contre émargement | ||
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- | ===3.1 Convocation deuxième lecture=== | ||
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- | Conformément à [[https:// | ||
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- | Pour ce faire, il est possible de prévoir, sur la première convocation, | ||
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- | |||
- | ==== 4. Information à la Gérance (CGC )==== | ||
- | |||
- | • Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l' | ||
- | |||
- | • En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process: | ||
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- | ==== 5. Tenue de l’assemblée générale ==== | ||
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- | • Elle se tient au jour, heure et lieu indiqués dans la convocation, | ||
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- | • La présence du syndic n’est pas obligatoire, | ||
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- | • Une feuille de présence, éditée grâce au le logiciel de gestion, est tenue et émargée par les copropriétaires présents et (ou) représenté(s) en début de séance, et contrôlé(s) par le bureau élu. Un décompte est obligatoire avant ouverture de la séance. | ||
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- | • Attention à l’application de [[https:// | ||
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- | [[https:// | ||
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- | Le bureau qui se compose du: | ||
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- | scrutateur (personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d'un scrutin) | ||
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- | secrétaire de séance | ||
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- | Le président de séance de l' | ||
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- | Le président de séance de l' | ||
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- | Même si le président de l’assemblée est habituellement le président du conseil syndical, ce n’est en aucun cas une obligation. | ||
- | |||
- | Chaque membre du bureau doit être élu par l’assemblée générale des copropriétaires au moyen d’un vote distinct de celui pour les assesseurs et le secrétaire, | ||
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- | Le rôle du président de séance de l' | ||
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- | Cette faculté donne au président de séance de l' | ||
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- | pour les votes à la majorité de [[https:// | ||
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- | pour les votes à la majorité de [[https:// | ||
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- | pour les votes aux majorités de [[https:// | ||
- | |||
- | Dans tous les cas, le président a un rôle déterminant pour interpréter les résultats de chaque vote et décider pour chaque résolution si elle est adoptée ou non par rapport aux règles de majorités applicables, | ||
- | |||
- | **Par ailleurs, la signature du président est, avec celle du secrétaire**, | ||
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- | Ce rôle stratégique n’est pas sans créer une responsabilité, | ||
- | |||
- | La responsabilité du président de séance de l' | ||
- | |||
- | Enfin, la responsabilité pénale du président peut être mise en cause conjointement avec le secrétaire dans le cadre d’une plainte pour faux et usage de faux s’il a signé un procès-verbal dont il peut être établi, par voie de témoignages concordants, | ||
- | |||
- | |||
- | **Attention !**: | ||
- | |||
- | Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, | ||
- | |||
- | 1° Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, | ||
- | |||
- | 2° Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ; | ||
- | |||
- | 3° Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, | ||
- | |||
- | 4° Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin. | ||
- | |||
- | |||
- | ==== 6. Rédaction et diffusion du procès verbal ==== | ||
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- | • Un procès verbal est rédigé par le secrétaire de séance en assemblée au fur et à mesure du vote des résolutions. | ||
- | |||
- | • Les résolutions qui y sont portées doivent être « conformes » aux projets de résolutions indiquées dans l’ordre du jour reçu avec la convocation. | ||
- | |||
- | • L’assemblée ne peut pas, sous peine de nullité, voter sur des questions non inscrites à l’ordre du jour. | ||
- | |||
- | • Le procès verbal d’assemblée doit être vérifié par le Président de séance et les scrutateurs, | ||
- | |||
- | • Idem en ce qui concerne la feuille de présence qui doit être elle aussi certifiée | ||
- | |||
- | • Il est signifié aux copropriétaires « absents non représentés », « opposants » et « abstentionnistes » en LR avec AR, ou contre émargement dans le mois de la tenue de l’AG. | ||
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- | • Une copie est envoyée à tous les autres copropriétaires | ||
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- | • Il doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, | ||
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- | • L’original du PV est archivé dans le registre des assemblées générales. | ||
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- | • Envoie d’une [[process: | ||
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- | • Créer un suivi AG sur [[process: | ||
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- | ====7. La fiche de liaison | ||
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- | Suite à l’assemblée générale établir **sous 48h** la « [[process: | ||
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- | Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au centre administratif | ||
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process/copropriete/25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales.1546959032.txt.gz · Dernière modification : 2019/01/08 10:50 de stadi