Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:copropriete:25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales [2019/09/25 16:55] – stadi
+++ process:copropriete:25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales [2019/09/25 16:57] (Version actuelle) – supprimée stadi
@@ Ligne 1: / Ligne 1: @@
-===== 25 04 03 -  L'Assemblée générale en copropriété =====
-Ce process fait partie des [[process:copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
-Volume [[process:copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier en Copropriété]]
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de préparation et de tenue d’une assemblée générale de copropriété.
-Sont concernés par cette procédure :
-•	Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
-•	Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
-__NB : Le défaut de convocation d'une Assemblée Générale dans le délai légal est une faute grave susceptible d'entraîner d'importantes sanctions.__
-===== II. Process. =====
-Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic.
-La réunion peut être à l'initiative :
-  * du syndic de copropriété,
-  * du conseil syndical,
-  * d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé.
-Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
-====1. Regroupement des documents :  ====
-Afin de préparer son assemblée générale le syndic doit réunir un certains nombre de documents :
-• Comptabilité de l’exercice clos (comprenant l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles), et des débiteurs...), après rendez-vous avec le comptable.
-• Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, avec l’avis préalable du CS.
-• Dossiers procédures et recouvrement en cours (résumé ou tableau, avis d’avocats)
-•  Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour
-• Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé (voir [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|le carnet de bord sur redmine]])
-• Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
-•  Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-• Projet de budget prévisionnel
-• Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
-====2.  Préparation de l’ordre du jour par le gestionnaire ====
-Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
-Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale sans toutefois pouvoir faire l'objet d'un vote.
-Le syndic assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.
-A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic par courrier recommandé avec avis de réception la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.
-Le ou les copropriétaires ou le conseil syndical qui demandent l'inscription d'une question à l'ordre du jour notifient au syndic, avec leur demande
-A l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle les dispositions de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000022124061&cidTexte=LEGITEXT000006061423|l'article 10 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967]].
-Le syndic n'est pas le juge de l'opportunité de l'inscription d'un point à l'ordre du jour demandé par un ou plusieurs copropriétaires quand bien même les documents nécessaires à une décision valide n'auraient pas été joints à la demande d'inscription.
-En effet il porte la question à l’ordre du jour sans qu'il ait à apprécier l'opportunité, dès lors qu’elle nécessite une décision ou une autorisation de l’assemblée générale.
-Il y a deux type d'assemblée générale
-===  a. Assemblée annuelle===
-Elle est obligatoire et doit être préparée avec soin en utilisant la préparation AG sur [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete| redmine]] afin d'éviter toute omission des questions à y porter sous peine de nullité (pour certaines questions obligatoires), et en respectant les délais légaux, à savoir :
-L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle peut être découpé en quatre parties qui vont être systématiquement abordé, toutefois d'autres question en dehors de ces points peuvent être abordés
-**I/Comptabilité & Contentieux**
-•	Date de clôture de l’exercice comptable (obligatoire pour 1ère AG)
-•	[[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-05-08-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels#la-presentation-des-comptes-a-l-assemblee-generale|Une analyse financière de l’exercice, qui prendra la forme d'une bilan de la santé financière]] (obligatoire)
-• [[process:copropriete:25-08-01-mise-en-place-et-suivi-des-procedures-de-recouvrement|Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés]] (obligatoire)
-• [[process:copropriete:25-08-02-constitution-d-un-fond-de-procedure-permettant-le-recouvrement-des-charges|la constitution d'un fond de procédure ]] (**obligatoire pour les copropriétés en mauvaise santé financière**)
-• Modalité de consultation des comptes (art 18-1 de la loi) par les copropriétaires (obligatoire 1er AG)
-**II/Le syndic**
-• Quitus au syndic  dans lequel le syndic établit son [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|rapport d'activité]]  (obligatoire)
-• Nomination du syndic (obligatoire si mandat à échéance)
-Voir contrat type : sur [[https://espaceco.groupimo.fr/base2|base documentaire]]
-**III/Le conseil syndical**
-•	Rapport du Conseil syndical
-•	Élection des membres du CS, durée du mandat, élection du Président (obligatoire si mandat à échéance)
-•	Détermination du montant des marchés et contrats ou l’avis du CS est obligatoire, et ou il doit y avoir mise en concurrence, (obligatoire art 21 de la loi)
-**IV/Les travaux**
-• [[https://wiki.groupimo.fr/process/copropriete/25-07-01-prevoir-et-planifier-les-travaux#le-diagnostic-technique-global|Le diagnostic technique global]]  (obligatoire si pas encore voté)
-• Le plan pluriannuel des travaux (obligatoire si DTG déjà voté)
-• [[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F34026|Fonds pour travaux]] (obligatoire sauf si un dtg indique qu'il n y aura pas de travaux à faire dans les 10 ans à venir). ne peut pas être inférieur à 5 % du budget annuel
-• Travaux immeuble
-=== b. Assemblée spéciale===
-•	Elle porte sur un ordre du jour défini et limité demandé soit par la précédente AG (travaux),par le conseil syndical, ou par un collectif de copropriétaires représentant au moins 25% des voix totales de la copropriété
-====3.  Convocation de l’assemblée ====
-**ATTENTION !**
-**info doit être donnée à la direction de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …) depuis redmine)**
-En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.
-À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire.
-Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.
-En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).
-• La convocation doit être écrite et mentionner :
-  * le lieu, la date et l'heure de la réunion,
-  * les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,
-  * les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.
-• En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.
-La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :
-  * des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
-  * du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,
-  * des projets de contrat pour voter des travaux,
-  * des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.
-• Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :
-  * des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
-  * de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
-  * de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
-  * du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.
-• Le gestionnaire ou son assistante « réserve » la salle de réunion à la date prévue pour la tenue de l’AG : salle Groupimo, ou salle extérieure (attention au respect de la loi, l'ag doit se tenir dans la commune ou se situe la copropriété sauf exception).
-• Le gestionnaire ou l’assistante, sous contrôle du gestionnaire, prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre **les questions obligatoires** , toutes les questions que le conseil syndical à souhaité voir débattues, ainsi que toutes questions demandées par chaque copropriétaire dans les délais prévus à l’article 10 du décret.
-• Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.
-• Elle s’assure que la convocation part dans les délais requis par la loi **minimum 21 Jours francs (sauf urgence), Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG.
-**
-Rappel : Tout copropriétaire doit se domicilier dans le département du bien de l’immeuble, à défaut le non respect du délai de présentation n’est pas opposable au syndic
-• Elle peut se faire par Lettre recommandée avec AR **(mode à privilégier**)ou contre émargement  ou par [[https://www.anil.org/documentation-experte/analyses-juridiques-jurisprudence/analyses-juridiques/analyses-juridiques-2015/copropriete-notifications-et-mises-en-demeure-par-voie-electronique/|lettre recommandée électronique ]] (LRE).
-===3.1 Convocation deuxième lecture===
-Conformément à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=DD7B0E0F14DDDEA15142C3253149599F.tplgfr29s_1?cidTexte=JORFTEXT000000305770&idArticle=LEGIARTI000006488443&dateTexte=20040604&categorieLien=id#LEGIARTI000006488443|l'article 19 du décret du 17 Mars 67]], et à défaut de majorité, une nouvelle assemblée doit être réunie.
-Pour ce faire, il est possible de prévoir, sur la première convocation, la date, le lieu et l'heure de la seconde assemblée générale qui se réunira dans le cas ou la majorité prévue lors de la première assemblée ne peut être atteint. L'ordre du jour doit être impérativement identique.
-===3.2.  Archivage et consultation de la convocation====
-Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]]  , les convocations et leurs annexes (annexe comptable ,devis, contrat etc..) seront enregistrés dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:services-generaux:99-01-04-02-espacecli-espace-client|espace client]].
-==== 4.	Information à la Gérance (CGC )====
-• Le gestionnaire ou son assistante doit impérativement informer les mandataires de l'assemblée générale pour permettre la représentation des copropriétaires bailleurs
-• En interne, le gestionnaire doit veiller au strict respect du process [[process:diagnostic:60-03-10-representation-a.g|]],
-==== 5. Tenue de l’assemblée générale ====
-•	Elle se tient au jour, heure et lieu indiqués dans la convocation, (arrivée du responsable 30 minutes avant.)
-•	La présence du syndic n’est pas obligatoire, mais comme il a sauf vote contraire de l’AG, la qualité de secrétaire de séance, il doit être présent.
-•	Une feuille de présence, éditée grâce au le logiciel de gestion, est tenue et émargée par les copropriétaires présents et (ou) représenté(s) en début de séance, et contrôlé(s) par le bureau élu. Un décompte est obligatoire avant ouverture de la séance.
-• Attention à l’application de  [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=75286153775D59A60EAC95B8619529EA.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000037671856&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 22]] sur les « pouvoirs » (copropriétaires),et les « mandats »(gérance),qu’il ne faut pas confondre, la limitation prévue ne s’appliquant qu’aux « pouvoirs ».
-Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :
-° Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin ;
-° Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
-° Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;
-° Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin.
-[[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000022124075&cidTexte=LEGITEXT000006061423&dateTexte=20190108|L’article 15 du décret du 17 mars 1967 ]] stipule qu’au « début de chaque réunion, l'assemblée générale désigne (…) son président et, le cas échéant, son bureau ».
-Le bureau qui se compose du:
-scrutateur (personne chargée du bon déroulement et du dépouillement des bulletins lors d'un scrutin)
-secrétaire de séance  (personne chargée de la rédaction et la diffusion du procès verbal) le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
-Le président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est obligatoirement désigné parmi les membres de l’assemblée.
-Le président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est un membre obligatoire du bureau de l’assemblée
-Même si le président de l’assemblée est habituellement le président du conseil syndical, ce n’est en aucun cas une obligation.
-Chaque membre du bureau doit  être élu par l’assemblée générale des copropriétaires au moyen d’un vote distinct de celui pour les assesseurs et le secrétaire, et la mention de cette élection doit, sous peine de nullité de l’assemblée générale, figurer explicitement sur le procès-verbal.
-Le rôle du président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est  de diriger les débats, donner et retirer la parole aux membres de l’assemblée, de donner lecture des résolutions mises aux voix et d’appeler au vote sur chaque résolution, telle que proposée sous forme de projet de résolution en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée.
-Cette faculté donne au président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires un rôle stratégique dans le processus de prise de décision de l’assemblée générale, notamment dans le cas de majorités ou de processus de vote complexes et notamment :
-  * pour les votes à la majorité de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006471773&cidTexte=LEGITEXT000006068256|l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965]] quand il s’agit de savoir si tous les copropriétaires doivent participer au vote d’une décision ou seulement ceux qui participent à la dépense
-  * pour les votes à la majorité de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000037671860&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 25]] et [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000028807648&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|25-1]]  quand il s’agit de mettre en œuvre la possibilité d’un second vote immédiat ou de renvoyer à une seconde assemblée, et également quand il s’agit de se prononcer sur plusieurs candidatures aux fonctions de syndic.
-  * pour les votes aux majorités de [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000028807646&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 26]] quand il s’agit de savoir si un vote relève de la double majorité ou de l’unanimité de tous les copropriétaires…
-Dans tous les cas, le président a un rôle déterminant pour interpréter les résultats de chaque vote et décider pour chaque résolution si elle est adoptée ou non par rapport aux règles de majorités applicables, et qualifier la décision prise par l’assemblée.
-**Par ailleurs, la signature du président est, avec celle du secrétaire**, une condition sine qua non de la validité du procès-verbal de l’assemblée générale.
-Ce rôle stratégique n’est pas sans créer une responsabilité, qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estimerait subir un préjudice du fait d’une irrégularité dans la façon dont le président a appelé à voter telle ou telle décision .
-La responsabilité du président de séance de l'assemblée générale des copropriétaires est également engagée si, ayant laissé le syndic, diriger à sa guise les débats, formuler les résolutions, interpréter les votes et qualifier les décisions prises, des irrégularités ont été commises au préjudice de certains copropriétaires, voire au préjudice du syndicat !
-Enfin, la responsabilité pénale du président peut être mise en cause conjointement avec le secrétaire dans le cadre d’une plainte pour faux et usage de faux s’il a signé un procès-verbal dont il peut être établi, par voie de témoignages concordants, qu’il n'a pas transcrit les décisions adoptées en séance .!
-==== 6. Rédaction et diffusion du procès verbal ====
-• Un procès verbal est rédigé par le secrétaire de séance en assemblée au fur et à mesure du vote des résolutions.
-• Les résolutions qui y sont portées doivent être « conformes » aux projets de résolutions indiquées dans l’ordre du jour reçu avec la convocation.
-• L’assemblée ne peut pas, sous peine de nullité, voter sur des questions non inscrites à l’ordre du jour.
-• Le procès verbal d’assemblée doit être vérifié par le Président de séance et les scrutateurs, à la clôture des débats, puis signé, par les membres du bureau avant diffusion.
-• Idem en ce qui concerne la feuille de présence qui doit être elle aussi certifiée
-• Il est signifié aux copropriétaires « absents non représentés », « opposants » et « abstentionnistes » en LR avec AR, ou contre émargement dans le  mois de la tenue de l’AG.
-• Une copie est envoyée à tous les autres copropriétaires  sans délai à respecter.
-• Il doit être rédigé avec soin car il fait « force de loi » après extinction du délai de contestation des opposants et des défaillants, de 2 mois prévu à [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=8CE5BD3857993E0AB50E1A1D73EE5C05.tplgfr24s_1?idArticle=LEGIARTI000037671877&cidTexte=LEGITEXT000006068256&dateTexte=20190108|l’article 42 de la loi]] .
-L’article 42 de la loi vise les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales. L’action dont il est ici question est nécessairement une action en justice.
-**Une contestation faite entre les mains du syndic par lettre recommandée n’a aucune valeur et en tout cas ne vaut pas interruption du délai de prescription de deux mois.**
-• L’original du PV  et de la feuille de présence est archivé dans le registre des assemblées générales.
-• Envoie d’une [[process:copropriete:25-05-09-la-fiche-de-liaison|fiche de liaison]] immédiatement après l’AG pour informer le centre de gestion  en joignant la facture de vacation.
-• Créer un suivi AG sur [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] afin d'avoir un récapitulatif et permettre le suivi des différentes demandes formulé lors de l’assemblée générale
-===6.1 Archivage et Consultations des procès verbaux et des feuilles présences===
-• Afin de répondre aux obligations du [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne]] , **les procès verbaux et les feuilles de présences** seront également enregistrés dans le dossier électronique de l'ensemble immobilier afin qu'il soit consultable dans l'[[process:services-generaux:99-01-04-02-espacecli-espace-client|espace client]].
-====7. La fiche de liaison   ====
-Suite à l’assemblée générale établir **sous 48h** la « [[process:copropriete:25-05-09-la-fiche-de-liaison|fiche de liaison assemblée]] » et (ou) la « [[process:copropriete:25-05-09-la-fiche-de-liaison|fiche de liaison travaux et appel]]»
-Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au centre administratif  de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront l’intervention du service comptable et contentieux (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances ou de provisions).
-{{tag>copropriété}}