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Table des matières
25 04 03 - Établissement du Calendrier des Assemblées générales
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de fonctionnement du calendrier des assemblées générales annuelles. Elle doit permettre non seulement de planifier les assemblées dont la tenue doit se faire dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable (copropriété), ou dans les délais impartis par les statuts (ASL/ASP) mais aussi de permettre au Centre Administratif de clôturer les comptes sans surcharge de travail et dans les mêmes délais.
Cette procédure ne s’applique pas aux assemblées générales « spéciales ».
II. Process.
1. Avant le 31 Janvier de chaque année, le Responsable comptable copropriété (ou le comptable copropriété) contrôle les échéances des Tenues d’AG et remonte les manquements ou les problèmes à la DG pour les retards, les pertes, ou les non tenues.
Par ailleurs, le Responsable de service vérifie et diffuse tous les mois les tableaux des gestionnaires et s’assure du bon déroulement des opérations.
2. Le Calendrier est préparé en début d’année par chaque gestionnaire (en prenant comme référence les dates des AG et CS des années antérieures) : Il est OBLIGATOIRE, avant le 31 Janvier de chaque année.
Il doit comporter des mentions ci-dessous (selon modèle joint : ……) : Nom de la résidence, du gestionnaire et du comptable en charge de l’immeuble
Date de clôture de l’exercice comptable
Date de tenue de la dernière Assemblée Générale
Date de tenue de la nouvelle Assemblée Générale
Date de tenue du conseil syndical préparatoire à l’Assemblée Générale
Date de convocation (respect d’un délai de 1 mois minimum afin de respecter le délai de 21 Jours exigé par la loi)
Le montant des honoraires et la durée du mandat
Pour ce faire, il consulte le back office pour établir les dates d’un commun accord. Ceci tout en mettant à jour le logiciel commercial.
3. La Comptabilité transmet les comptes aux Gestionnaires suivant les dates du planning.
4. Le Gestionnaire prend contact (et/ou) convoque le Conseil Syndical pour vérifier les comptes et préparer l’AG.
5. Le Gestionnaire valide les comptes reçus.
6. Le gestionnaire tient à jour son planning et le transmet régulièrement au responsable comptable et à sa hiérarchie.