Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:copropriete:25-04-04-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal [2016/11/22 16:32] – qualite
+++ process:copropriete:25-04-04-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal [2019/06/23 11:14] – stadi
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 Ce process fait partie des [[process:copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
-Volume [[process:copropriete:vol_04_suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier de Copropriete]]
+Volume [[process:copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete|]]
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 ==== 1.La planification de l'action ====
-La planification de l'action doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.
+[[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Le suivi AG établit sur redmine ]]permettra la planification de l'action qui doit se faire en tenant compte de sa catégorie : gestion courante, actions urgentes, travaux, procédure et divers.
 ===a.	Les actions de gestion courante ===
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 Exemple : appels de fonds sur la base du nouveau budget, création du fonds de trésorerie, ...
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   * L'action doit être lancée et saisie, par l’assistante ou le gestionnaire, dans le module « évènementiel » du logiciel syndic de copropriété ce qui permettra de contrôler le lancement de l’action .
-  * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée  dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux). Idéalement, un ticket de l'action sera créé sur [[redmine|Redmine]] pour un suivi optimal et une diffusion de l'information.
+  * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée  dans l’événementiel ; dans les autres cas un exemplaire « papier » (copie du courrier ou de l’OS) sera classé dans le dossier approprié. (ex : dans le dossier suspendu « procédure »,si l’action concerne une procédure, ou dans le dossier « travaux » si elle concerne l’exécution de travaux). Idéalement, un ticket de l'action sera créé sur [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] pour un suivi optimal et une diffusion de l'information.
 ====3.	Relancer l’action====
-  * Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, elle doit résulter du **contrôle hebdomadaire** effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété.
+  * Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, elle doit résulter du **contrôle hebdomadaire** effectué par le gestionnaire et l’assistante de « l’évènementiel » saisi sur le logiciel de copropriété [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] .
   * Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur  (Imprécision de la demande initiale, manque de documents, non réception de la demande par le fournisseur, absence de matériel en stock,……..).
-  * Doit faire l’objet d’une inscription dans « l’évènementiel informatique », afin d’informer les copropriétaires.
+  * Doit faire l’objet d’une inscription dans « [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] », afin d’informer les copropriétaires.
 NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne
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 ====6.	Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action====
-  * L’information passe par « l’évènementiel informatique » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.
+  * L’information passe par « [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|redmine]] » consultable par internet, et par l’envoi d’une « note d’information » adressée aux copropriétaires.
+  * [[process:copropriete:25-10-architecture_redmine_en_copropriete|Un rapport  d’activité annuel]] , doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.
+====7. Établir ou mettre à jour Le Carnet d'entretien ====
+Le carnet d'entretien est un document qui recense toutes les informations permettant un suivi des travaux importants et des contrats concernant l'immeuble et ses équipements.
+Ce document doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande.
+== a) Le contenu ==
+Le carnet d'entretien mentionne :
+L'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, Les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat des copropriétaires, avec leurs dates d'échéance, L'année de réalisation des gros travaux (ravalement de façade, réfection de toiture, remplacement de chaudière, d'ascenseur ou de canalisations par exemple), et ceux apparaissant nécessaires au vu du diagnostic technique global ([[https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32059|DTG]]), l'identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, la référence des contrats d'assurance dommage-ouvrage dont la garantie est en cours,  s'ils existent, les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, chaudière…) avec leurs dates d'échéance, ainsi que l’échéancier du programme pluriannuel de travaux décidé en assemblée générale.
+Le carnet d'entretien doit également mentionner toutes les informations complémentaires que les copropriétaires décident d'y faire figurer lors d'un vote en assemblée générale à la majorité simple.
+Il peut notamment s'agir d'informations relatives :
+à la construction de l'immeuble, aux études techniques réalisées.
+== b) Détention et actualisation ==
+Au moins une fois an, après l'assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice clos, le carnet d'entretien est établi, détenu et mis à jour par le gestionnaire ou son assistant(e) si il en a un(e). Par ailleurs, le carnet d'entretien doit être enregistré dans la GED.
+Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est prévu, mais le syndic doit y ouvrir un chapitre par bâtiment.
+En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit :
+établir et tenir à jour un carnet d'entretien pour chacun d'entre eux,réserver, dans le carnet d'entretien du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l'ensemble des syndicats.
+== c) Consultation ==
+Le carnet d'entretien est consultable, sur demande par tout candidat à l'achat auprès :
+du syndic,ou du vendeur.
+Le syndic doit permettre la consultation du carnet d'entretien :
+.A tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété
+.A tout copropriétaire qui peut le consulter au bureau du syndic ou sur son [[process:services-generaux:99-01-04-02-espacecli-espace-client|espace client]].
+== d) Délivrance d'une copie ==
+Une copie du carnet d'entretien peut être remise par le syndic de copropriété à tout copropriétaire qui en fait la demande par tous moyens, aux frais de ce dernier.
+==e) Générer un carnet d'entretien sur le logiciel login==
+Pour imprimer le carnet d'entretien :
+) Cliquer sur l'onglet Fichiers puis Immeubles , sélectionner l'immeuble.
+) Une fois sur la page de l'immeuble , cliquer sur “courrier” et Choisir le courrier « carent2.doc ».
+Important! afin que les informations du Carnet d'entretien soient toujours à jour il vous faut réaliser les actions suivantes:
+) il vous faut aller dans la fiche de l'immeuble et renseigner les éléments manquants dans la fiche Jur. Adm.
+) il vous faut aller dans fichiers / contrat immeuble et cocher la case « Parution sur carnet d'entretien » sur chaque contrat enregistré.
+) concernant des travaux :
+- Vieux travaux (non saisis sous LOGIN) : Onglet Appels de fonds / Descriptif travaux / Sélection de l'imm. / Création / Renseigner les éléments de la fiche travaux.
+- Travaux (enregistré sous LOGIN) : Onglet appels de fonds / Appels de fonds – Op. Excep. / Sélection de l'imm. / Sélection du chantier / Descriptif / Renseigner les éléments de la fiche travaux
+) Attention, après avoir effectué des modifications au niveau de ces informations, et pour que celles-ci s'affichent sur le carnet d'entretien, il vous faut d'abord supprimer celui qui s'est généré précédemment :
+- Rentrer dans votre COPACU (microlog/copacu)
+- Ouvrir le fichier « entretien »
+- Choisir le document concernant votre immeuble (CAEN + numéro immeuble)
+) enregistrer en une copie dans la GED
+====8. Mise à jour des informations nécessaires au registre des copropriétés    ====
+Afin de permettre au comptable d'effectuer la mise à jour sur  [[process:copropriete:25-05-10-le-registre-des-coproprietes|le registre des copropriétés]]
+Le gestionnaire devra s'assurer d'avoir mis à jour sur log'in les informations ci-dessous:
+• Date de prise de mandat
+• Date de la dernière AG
+• La date de fin du contrat
+• Le numéro du contrat
-  * Un rapport  d’activité annuel, doit être joint à l’envoi de la convocation à l’assemblée générale annuelle relatant l’ensemble des actions réalisées.
+• Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant)
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