process:copropriete:25-04-04-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal
Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
Les deux révisions précédentesRévision précédenteProchaine révision | Révision précédente | ||
process:copropriete:25-04-04-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal [2018/11/15 16:12] – stadi | process:copropriete:25-04-04-planifier-les-actions-de-la-copropriete-suivant-le-proces-verbal [2019/11/20 14:18] (Version actuelle) – supprimée stadi | ||
---|---|---|---|
Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ===== 25 04 04 - Planifier et suivre les actions de la copropriété suivant le procès-verbal ===== | ||
- | |||
- | Ce process fait partie des [[process: | ||
- | |||
- | Volume [[process: | ||
- | |||
- | |||
- | ===== I. Objet de la procédure. ===== | ||
- | |||
- | Cette procédure décrit les modalités de planification et suivi des actions de la copropriété suivant le procès verbal. | ||
- | |||
- | =====II. | ||
- | |||
- | ==== 1.La planification de l' | ||
- | |||
- | [[process: | ||
- | |||
- | ===a. Les actions de gestion courante === | ||
- | |||
- | Elles peuvent être planifiées et effectuées immédiatement sans besoin de respecter l’extinction du délai prévu au paragraphe 2 de l’[[https:// | ||
- | |||
- | Exemple : appels de fonds sur la base du nouveau budget, création du fonds de trésorerie, | ||
- | |||
- | |||
- | ===b. Les actions urgentes=== | ||
- | |||
- | Ce sont celles qui, votées en AG, si elles ne sont pas immédiatement planifiées, | ||
- | |||
- | Exemple : Faire appel d’une décision dont l’accord a été voté en AG ,mise en place d’une clôture de sécurité autour d’une piscine. | ||
- | |||
- | |||
- | Ces décisions doivent être planifiées et exécutées sans attendre l’extinction du délai de l’[[https:// | ||
- | |||
- | |||
- | ===c. Les travaux et les mises aux normes=== | ||
- | |||
- | La planification et l’exécution des travaux ordinaires (voir l' | ||
- | |||
- | Ex : la résolution sur les travaux devra indiquer : leur nature, le nom de l’entreprise choisie, le montant des travaux votés, le choix ou nom d’un architecte, d’un bureau d’étude, d’un maître d’œuvre, le dépôt du permis de construire, les assurances à souscrire (DO ou autre), la présence du coordinateur sécurité, la date d’exécution prévue, le mode de financement, | ||
- | |||
- | Etablissement d’une « [[http:// | ||
- | |||
- | De part leur nature il est conseillé de les planifier et de les effectuer après l’extinction du délai de l’[[https:// | ||
- | |||
- | La planification et l’exécution des travaux de mise aux normes ( [[https:// | ||
- | |||
- | Sauf cas d’urgence, | ||
- | |||
- | |||
- | ===d.Les actions judiciaires === | ||
- | |||
- | A planifier immédiatement si un délai de recours est en cours (voir b ci-dessus) | ||
- | |||
- | A planifier et exécuter après l’extinction du délai de recours de l’[[https:// | ||
- | |||
- | Ex : la saisie de l’appartement d’un copropriétaire débiteur dont la demande d’autorisation a été portée à l’ordre du jour. | ||
- | |||
- | Requérir l’avis du service juridique métier copropriété avant planification et exécution | ||
- | |||
- | |||
- | ===e. Les actions relevant de décisions illégales ou non portées à l’ordre du jour=== | ||
- | |||
- | Doivent être impérativement planifiées et exécutées après l’extinction du délai de l’[[https:// | ||
- | |||
- | Elles s’imposent au syndic après ce délai qui n’a (en principe) pas à juger de leur légalité, sauf à un copropriétaire à en demander leur annulation si elles rentrent dans le cadre des dispositions de l’[[https:// | ||
- | |||
- | Attention : Il est impératif de préciser dans le procès verbal de l’AG, au titre de notre devoir de « conseil » que la décision prise est illégale, ou n’a pas été portée à l’ordre du jour. | ||
- | |||
- | ====2. Lancer et classer l’action==== | ||
- | |||
- | * L' | ||
- | |||
- | * Si la matérialisation de l’action est faite par mail via le logiciel, une trace sera automatiquement conservée | ||
- | |||
- | |||
- | ====3. Relancer l’action==== | ||
- | |||
- | * Effectuée par l’assistante ou le gestionnaire, | ||
- | |||
- | * Rechercher les causes de l’absence de réalisation de l’action auprès du fournisseur | ||
- | |||
- | * Doit faire l’objet d’une inscription dans « [[process: | ||
- | |||
- | NB : Faire ou faire faire une photo avant et après travaux pour mise en ligne | ||
- | |||
- | |||
- | ====4. Contrôler l’exécution de l’action==== | ||
- | |||
- | * Caractère indispensable. | ||
- | |||
- | * Doit être effectué par le « visiteur technique », qui doit rendre compte au gestionnaire, | ||
- | |||
- | * Associer au contrôle, et dans la mesure du possible, le « conseil syndical », notamment en matière de travaux lors des réunions de chantiers. | ||
- | |||
- | * Consigner sur les documents appropriés (ex : PV de réunion de chantier), l’ensemble des remarques et réserves constatées dans l’exécution de l’action. | ||
- | |||
- | |||
- | ====5. Clôturer l’action==== | ||
- | |||
- | * Pour des travaux : doit être matérialisée par un document (PV de réception ou de livraison, réception de facture avec OS agrafé) constatant l’accord des parties sur la conformité de la réalisation de l’action par rapport à la demande effectuée. | ||
- | |||
- | * Pour une action juridique : doit être matérialisée par les différents courriers à (et) de l’avocat, et par le jugement obtenu. | ||
- | |||
- | * Pour des devis ou des rapports techniques : réception des devis ou des rapports techniques. | ||
- | |||
- | * Peut aussi déboucher sur le lancement d’une nouvelle action (ex : appel d’une décision de première instance, demande de devis suite à réception d’un rapport technique). | ||
- | |||
- | |||
- | ====6. Informer le CS et les copropriétaires de la réalisation de l’action==== | ||
- | |||
- | * L’information passe par « [[process: | ||
- | |||
- | * [[process: | ||
- | |||
- | |||
- | ====7. Établir ou mettre à jour Le Carnet d' | ||
- | |||
- | === 1) Présentation du carnet d' | ||
- | Le carnet d' | ||
- | |||
- | Ce document doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire ou futur acquéreur qui en fait la demande. | ||
- | |||
- | == a) Le contenu == | ||
- | |||
- | Le carnet d' | ||
- | |||
- | L' | ||
- | |||
- | Le carnet d' | ||
- | |||
- | Il peut notamment s'agir d' | ||
- | |||
- | à la construction de l' | ||
- | |||
- | == b) Détention et actualisation == | ||
- | |||
- | Au moins une fois an, après l' | ||
- | |||
- | Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d' | ||
- | |||
- | En présence d'un ou plusieurs syndicats secondaires, | ||
- | |||
- | établir et tenir à jour un carnet d' | ||
- | |||
- | == c) Consultation == | ||
- | |||
- | Le carnet d' | ||
- | |||
- | du syndic,ou du vendeur. | ||
- | |||
- | Le syndic doit permettre la consultation du carnet d' | ||
- | |||
- | à tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'un acte de vente portant sur un lot de copropriété, | ||
- | |||
- | == d) Délivrance d'une copie == | ||
- | |||
- | Une copie du carnet d' | ||
- | |||
- | ===2) Générer un carnet d' | ||
- | |||
- | Pour imprimer le carnet d' | ||
- | |||
- | 1) Cliquer sur l' | ||
- | |||
- | 2) Une fois sur la page de l' | ||
- | |||
- | Important! afin que les informations du Carnet d' | ||
- | |||
- | 3) il vous faut aller dans la fiche de l' | ||
- | |||
- | 4) il vous faut aller dans fichiers / contrat immeuble et cocher la case « Parution sur carnet d' | ||
- | |||
- | 5) concernant des travaux : | ||
- | |||
- | - Vieux travaux (non saisis sous LOGIN) : Onglet Appels de fonds / Descriptif travaux / Sélection de l'imm. / Création / Renseigner les éléments de la fiche travaux. | ||
- | |||
- | - Travaux (enregistré sous LOGIN) : Onglet appels de fonds / Appels de fonds – Op. Excep. / Sélection de l'imm. / Sélection du chantier / Descriptif / Renseigner les éléments de la fiche travaux | ||
- | |||
- | 6) Attention, après avoir effectué des modifications au niveau de ces informations, | ||
- | |||
- | - Rentrer dans votre COPACU (microlog/ | ||
- | |||
- | - Ouvrir le fichier « entretien » | ||
- | |||
- | - Choisir le document concernant votre immeuble (CAEN + numéro immeuble) | ||
- | |||
- | 7) enregistrer en une copie dans la GED | ||
- | |||
- | {{tag> | ||