process:copropriete:25-04-07-gestion-des-contrats-de-syndic
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process:copropriete:25-04-07-gestion-des-contrats-de-syndic [2016/11/21 14:45] – créée didiernicolai | process:copropriete:25-04-07-gestion-des-contrats-de-syndic [2019/06/23 11:54] – stadi | ||
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- | 25 04 07 GESTION DES CONTRATS DE SYNDIC | + | ====== |
- | Activité | + | Ce process fait partie des [[process: |
- | Rédigé par : Stide TADI | + | Volume [[process:copropriete: |
- | Validé par : Stéphane PLAISSY | + | ===== I. Objet de la procédure ===== |
- | Diffusion : | + | Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures pour le suivi des de contrat de syndic. |
- | Destinataires pour application : Principaux, Gestionnaires et assistants copropriété, | ||
- | Destinataires pour information : Groupe direction, Assistante commerciale | + | ===== II. Champ et domaine d’application |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===I. Objet de la procédure.=== | + | |
- | + | ||
- | Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures pour le suivi des dates de fin de contrat de syndic. | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | ===II. Champ et domaine d’application.=== | + | |
Sont concernés par cette procédure : | Sont concernés par cette procédure : | ||
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. | • Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. | ||
+ | |||
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. | • Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. | ||
Il est néanmoins précisé que les règles sont nettement moins contraignantes pour les ASL ou les ASP que pour les syndicats de copropriétaires. | Il est néanmoins précisé que les règles sont nettement moins contraignantes pour les ASL ou les ASP que pour les syndicats de copropriétaires. | ||
- | ===III Procédure=== | + | ===== III Procédure |
- | ==1) Suivi et rappel des dates de fin de mandat== | + | ==== 1) Suivi et rappel des dates de fin de mandat==== |
Afin de ne pas faire nous faire révoquer, il est nécessaire de tenir les AG avant la date de fin de contrat. Il a été décidé de suivre les process suivants : | Afin de ne pas faire nous faire révoquer, il est nécessaire de tenir les AG avant la date de fin de contrat. Il a été décidé de suivre les process suivants : | ||
- | Le responsable administratif ou comptable régulièrement, | + | Le responsable administratif ou comptable régulièrement, |
Quand le Responsable comptable établit son planning des remises des comptabilités aux gestionnaires, | Quand le Responsable comptable établit son planning des remises des comptabilités aux gestionnaires, | ||
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Par ailleurs, à chaque réunion hebdomadaire du service copropriété un point sera fait sur les dates d' | Par ailleurs, à chaque réunion hebdomadaire du service copropriété un point sera fait sur les dates d' | ||
- | ==2) Demande contrat pour convocation d’AG== | + | ==== 2) Demande |
- | Dans le logiciel commercial[[http:// | + | Dans le logiciel commercial[[http:// |
- | ==3) Mise à disposition contrat pour convocation d’AG== | + | ==== 3) Mise à disposition contrat pour convocation d’AG |
En réponse à la demande faite sur le logiciel commercial, une fois par semaine le responsable met à disposition le contrat sur le logiciel précité. | En réponse à la demande faite sur le logiciel commercial, une fois par semaine le responsable met à disposition le contrat sur le logiciel précité. | ||
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En cas d' | En cas d' | ||
- | ==4) Retour d’assemblée générale== | + | ==== 4) Retour d’assemblée générale |
- | Le gestionnaire ou son assistant(e) indique sur le logiciel commercial que le contrat a été signé et indique sur la fiche de liaison | + | Le gestionnaire ou son assistant(e) indique sur le logiciel commercial que le contrat a été signé et indique sur la [[copropriete: |
Le comptable met à jour le logiciel (login) en y indiquant la nouvelle date de signature et la durée du contrat | Le comptable met à jour le logiciel (login) en y indiquant la nouvelle date de signature et la durée du contrat | ||
+ | ==== 5) La consultation du contrat de syndic ==== | ||
+ | |||
+ | Afin de répondre aux obligations du [[https:// | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== 6) Gestion de la mise en concurrence du contrat ==== | ||
+ | |||
+ | === 1. A réception du contrat concurrent === | ||
+ | |||
+ | a. Sur logiciel de gestion [[process: | ||
+ | |||
+ | b. Informer largement l’ensemble des services du groupe, de cette mise en concurrence afin de : | ||
+ | |||
+ | • pouvoir identifier au mieux les causes de la mise en concurrence | ||
+ | |||
+ | • Préparer la représentation des mandats de gestion lors de l’assemblée générale | ||
+ | |||
+ | • Établir une stratégie permettant de renouveler le contrat | ||
+ | |||
+ | Pour la bonne représentation des mandats de gestion groupe, veillez à appliquer le process [[process: | ||
+ | |||
+ | === 2. Rencontrer le conseil syndical | ||
+ | |||
+ | Cette rencontre est d’autant plus nécessaire si le conseil est à l’initiative de la mise en concurrence | ||
+ | Objectif de la réunion avec le conseil syndical : | ||
+ | |||
+ | **1**. Comprendre la cause de la mise en concurrence | ||
+ | |||
+ | **2**. Trouver des solutions pour palier au manquement du syndic | ||
+ | |||
+ | **3**. Proposition de geste commercial | ||
+ | |||
+ | **4**. Sensibiliser sur le fait que plutôt | ||
+ | |||
+ | === 3. La convocation de l’assemblée générale === | ||
+ | |||
+ | En cas mise en concurrence il est nécessaire | ||
+ | |||
+ | Aussi les documents suivants devront être annexés à la convocation : | ||
+ | |||
+ | • Un rapport d’activité, | ||
+ | |||
+ | • Un rapport de visite d’immeuble | ||
+ | |||
+ | === 4.Le jour de l’assemblée générale === | ||
+ | |||
+ | **Soyez clair!** | ||
+ | |||
+ | Vous devez être maître de votre discours, n' | ||
+ | |||
+ | Dans le cas où un copropriétaire manifeste son mécontentement, | ||
+ | |||
+ | Ne pas critiquer les confrères, ni les collègues, vous ne gagnerez jamais en abaissant les autres mais en vous imposant comme le choix évident. **Il faut défendre votre bilan, vous en êtes fier !** | ||
+ | |||
+ | **Votre objectif est de renouveler le contrat. Restez concentré sur l' | ||
+ | |||
+ | === 5.Épilogue === | ||
+ | |||
+ | Si le contrat est renouvelé , pensez à remercier les copropriétaires pour la confiance qu'il vous accorde. | ||
+ | |||
+ | Toutefois, Si malgré tout vos efforts le contrat n’est pas renouvelé appliquer la procédure de [[process: | ||
+ | |||
+ | Bien que la perte d’un contrat ne soit jamais une bonne nouvelle et peut engendrer remise en cause, perte de confiance, sentiment d’injustice, | ||
+ | **Il faut rebondir | ||
+ | Votre prochain objectif est de [[process: | ||