Activité : 25

Rédigé par : Stide TADI

Validé par : Stéphane PLAISSY

Diffusion :

Destinataires pour application : Principaux, Gestionnaires et assistants copropriété, Comptables, Responsable de site

Destinataires pour information : Groupe direction, Assistante commerciale

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures pour le suivi des dates de fin de contrat de syndic.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. • Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004. Il est néanmoins précisé que les règles sont nettement moins contraignantes pour les ASL ou les ASP que pour les syndicats de copropriétaires.

Afin de ne pas faire nous faire révoquer, il est nécessaire de tenir les AG avant la date de fin de contrat. Il a été décidé de suivre les process suivants : Le responsable administratif ou comptable régulièrement, dans le logiciel de gestion commerciale http://redmine.groupimo.fr/projects/planning?jump=welcome (redmine en 2015) un extract du logiciel administratif (login) pour suivi et analyse.

Quand le Responsable comptable établit son planning des remises des comptabilités aux gestionnaires, il tient compte des dates de fin de contrat et indique ces dates sur le planning.

Par ailleurs, à chaque réunion hebdomadaire du service copropriété un point sera fait sur les dates d'échéances des contrats et sera indiqué sur le logiciel de gestion commerciale, la date de l'assemblée générale visant à renouveler le contrat.

Dans le logiciel commercialhttp://redmine.groupimo.fr/projects/contrat-pour-convocation-d-assemblee-generale (redmine en 2015), le gestionnaire ou son assistant(e) fait sa demande afin d'obtenir un contrat en vue du renouvellement du mandat à échoir

En réponse à la demande faite sur le logiciel commercial, une fois par semaine le responsable met à disposition le contrat sur le logiciel précité.

En cas d'absence ou d’indisponibilité du responsable c'est son assistant(e) ou le responsable comptable qui mettra à disposition le contrat

Le gestionnaire ou son assistant(e) indique sur le logiciel commercial que le contrat a été signé et indique sur la fiche de liaison copropriete_fiche_de_liaison la date de fin de contrat votée en assemblée générale.

Le comptable met à jour le logiciel (login) en y indiquant la nouvelle date de signature et la durée du contrat