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Table des matières
25 05 09 - La fiche de liaison
Ce process fait partie des 25-process_copropriete
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de transmission des informations au service comptable et contentieux à l'issue d'une assemblée générale.
Sont concernés par cette procédure :
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
II. Process.
Suite à l’assemblée générale, le gestionnaire doit établir sous 48h maximum la « fiche de liaison assemblée » et (ou) la « fiche de liaison travaux et appel »
Ces fiches dont le caractère est obligatoire permettent au service comptable et comptable de recevoir de manière synthétique, l’ensemble des résolutions qui nécessiteront leur intervention (appels de fonds sur budget ou sur travaux particuliers, constitutions d’avances ou de provisions).
1.La fiche de liaison assemblée
La « fiche de liaison assemblée » doit indiquer:
•le montant du budget N et N+1 voté, le montant détaillé du budget étant joint à la fiche de liaison par. Ce budget détaillé doit également faire figurer les « postes de charges » (communes, générales, ou spéciales) qui permettra au comptable de le rentrer sans erreur en informatique. Cette action nécessite de la part du gestionnaire un contrôle des postes de charges par rapport aux grilles de répartition du Règlement de copropriété.
• Le montant des comptes approuvés et préciser si ils ont été approuvé
• Si un fond de roulement a été crée et le montant de ce dernier, en l'absence de fond de roulement le montant à indiqué sera par défaut “0”
• Le montant des honoraires n+1 et n+2
• Si un fond de provision travaux a été crée ainsi que l'ouverture d'un compte DAT (dépôt à terme) a été autorisé
• Le type de compte bancaire a été retenu par l'assemblée générale (séparé ou unique)
A Noter : Depuis le 24 mars 2015 l'article 18 de la ALUR a introduit de nouvelles règles d’ouverture du compte séparé. Seules les copropriétés de moins de quinze lots administrées par un syndic professionnel peuvent décider de ne pas ouvrir de compte séparé, les autres copropriétés (plus de quinze lots gérées par un syndic professionnel et celles gérées par un syndic bénévole) nepeuvent plus déroger à cette obligation.
Par ailleurs, le gestionnaire doit indiquer sur cette fiche toutes les informations nécessaire au service comptable et contentieux permettant à une meilleur compréhension du document.
Les documents suivant devront être joint joints à la fiche de liaison assemblée :
• la facture vacation
• la copie du PV signé en séance
• la copie du contrat de syndic signé
2.La fiche de liaison travaux et appel
La «fiche de liaison travaux et appel » doit indiquer:
• la nature des travaux votés
• le montant des travaux
• Le pourcentage des honoraires syndic sur le montant HT des travaux ,pour leur suivi.
• Le montant des appels de fond
• L’échéancier prévu pour les appels
• La clé de répartition (communes, générales, ou spéciales)
3.L' élaboration de la fiche de liaison
L'élaboration de la fiche de liaison ce fait sur le logiciel redmine .
Voir le module relatif à l'architecture redmine en copropriété