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Ce process fait partie des 25 - Process copropriété

Volume 25 05 - Suivi de dossier de copropriete administratif (back office)

Cette procédure décrit les modalités d'immatriculation et de mise à jours des copropriétés sur le registre national des copropriétés

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

Afin de faciliter la connaissance des pouvoirs publics sur l'état des copropriétés et la mise en œuvre des actions destinées à prévenir la survenance de leurs dysfonctionnements, l'article 52 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové dite loi ALUR, a instauré un registre d'immatriculation des syndicats de copropriétaires qui administrent des immeubles à destination totale ou partielle d'habitation. Elle assortit cette obligation d'immatriculation d'une obligation de fournir des informations relatives à l'identification de chaque syndicat de copropriétaires, à son mode de gouvernance, aux procédures administratives et judiciaires éventuellement dressées à son encontre, à l'état de son bâti, ainsi qu'à la tenue de ses comptes annuels.

Le Décret n° 2016-1167 du 26 août 2016 relatif au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires à quant lui définit les principes d'accès au registre par les syndics, les administrateurs provisoires et les notaires qui vont effectuer les déclarations d'immatriculations initiales et les mises à jour annuelles des données. Il précise les objectifs encadrant la définition des grandes rubriques de données à porter au registre par les télédéclarants. Il expose les conditions de consultation des données portées au registre par les représentants légaux des syndicats de copropriétaires, les notaires, les services de l'Etat et des établissements publics de l'Etat chargés de la mise en œuvre des politiques de l'habitat et de lutte contre l'habitat indigne et les copropriétés dégradées, les services des collectivités locales et leurs groupements, ainsi que par le public.

A noter , la loi prévoit que les formalités sont entièrement dématérialisées.

Les copropriétés ont l'obligation d'être immatriculées au sein d'un registre national d'immatriculation, dans des délais qui varient selon la taille de la copropriété

• Plus de 200 lots principaux (lots à usage d’habitation ou de local commercial) doit être faite avant le 31/12/2016. • Pour les copropriétés de plus de 50 lots, l’immatriculation doit être réalisée avant le 31/12/2017. • Pour toutes les copropriétés, l’immatriculation doit être réalisée avant le 31/12/2018. Par la suite, une actualisation annuelle doit être effectuée (une actualisation par an, après répartition des charges).

IMPORTANT!

En l'absence d'immatriculation de la copropriété, le syndic peut être mis en demeure de le faire par :

• l'Anah, • n'importe quel copropriétaire, • ou toute personne ayant un intérêt.

Si le syndic n'immatricule pas la copropriété dans un délai d'un mois suivant la mise en demeure, l'Anah peut lui appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

1. Définir un profil de Télé déclarant

L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service nécessite une inscription sur le site : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/#/

Après inscription, vous disposerez d’un numéro de télé déclarant et d’une adresse email de télé déclarant.

2. Obtenir un Certificat RGS de Télé déclarant

L’utilisation de la fonctionnalité de registre des copropriétés par web service, nécessite l’achat d’un certificat RGS ,il s’agit d’un support électronique permettant de prouver votre identité dans un cadre légal et professionnel.

L’acquisition de ce certificat d’authentification serveur peut être réalisée auprès d’un prestataire habilité à délivrer des certificats au minimum RGS 1*.

Ce certificat vous est délivré par le prestataire sous la forme d’un fichier informatique avec une extension .pfx ou .pem

Avant de faire l’export vers le registre, vous devez obligatoirement remplir certains champs dans log'in

• L'adresse

• L'exercice en cours

• Date de prise de mandat

• Date de la dernière AG

• La date de fin du contrat

• Le numéro de siret (si la copropriété en possède un) SIRET de la copropriété, si cette dernière possède des salariés. Pour votre information, le numéro de Siret doit être lié à un code APE 8110Z sous peine d’être bloqué avec un message d'erreur

• Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant) Vous devez spécifier le type, c’est-à-dire comment vous souhaitez justifier de votre mandat de syndic de copropriété auprès du registre de copropriété. Soit par un contrat de syndic, soit par le dernier PV d’AG, soit par une ordonnance de nomination d’un juge. Concernant le document Justificatif, seul un document au format « pdf » sera accepté. Ni le chemin du document, ni le nom du document ne doivent contenir un ou plusieurs espaces.

• Adresse IGN : Cette adresse sera prise par défaut. Si celle-ci est laissée vide, ce sera alors l’adresse de l’immeuble (sauf si lors de l’export vous choisissez de ne tenir compte que de l’adresse IGN. Voir plus bas le choix de ce critère).

• La référence cadastral de la copropriété ainsi que le code insee de la commune ou ce situe l'ensemble immobilier

Se rendre sur le site Lien externe pour connaitre le code insee

• Indiquer si il s'agit d'un syndicat principal, secondaire ou coopératif

• Le rattachement à une ASL

A noter

Le champ No d’Immatriculation doit rester vide lors du premier export.

C’est lors de cet export, qu’il sera renseigné automatiquement par le logiciel.

• La date de construction de la copropriété

• La date du règlement de copropriété

• Nom et prénom des employés

A noter

Pour déceler la présence d’employés, le programme va tester, entre autre, l’ensemble de ces zones « Nom et prénom ». Si au minimum une est renseignée, la valeur pour le fichier d’export « presence Employes » sera à « vraie ». D’autres champs sont testés, comme le nom du « concierge/gardien » sur la fiche immeuble

• Informations relatives au chauffage:

L’énergie utilisé (gaz , electrique …)

Le type ( individuel, collective ou mixte)

Chaufferie collective à garder sur autre , sauf si Urbaine ou en collectivité

• Le nombre d'ascenseur

Les types d’usage (habitation, commerce, stationnement) dont a besoin le registre, sont déjà affectés par défaut sur certaines natures de bien. Vous avez, bien sûr, la possibilité de modifier cette affectation. Pour cela, aller au menu général en « Divers », « Paramètres MICROLOG » puis « Paramètres zones ». Positionnez-vous sur la table « BIE ». A partir de là, vous pouvez modifier et/ou affecter les types d’usage à chacune des natures de bien en conséquence et si besoin.

C’est à partir de l’onglet « Traitements », lors de l’entrée dans le menu principal, que vous pouvez lancer l’export vers le registre des copropriétés.

A noter : Cet export s’effectue par bureau Login, cependant vous devrez sélectionner le cabinet concerné , si vous avez plusieurs cabinet de syndic

Une fois cela fait, un premier critère vous permet de n’extraire que les immeubles ayant un nombre minimum de lots. Exemple, au 01/01/2017 vous avez obligation d’exporter les immeubles constitués d’au moins 200 lots.

Le 2ième critère ne sert à exporter que l’adresse IGN des copropriétés. Si cette adresse IGN est non renseignée, vous aurez un blocage dans l’export. Si par contre, la case est non cochée, et si l’adresse IGN est vide alors le programme prendra par défaut l’adresse de la fiche immeuble.

A la validation, le programme va donc collecter les données de chaque immeuble sur le ou les dossiers syndic du bureau sur lequel vous vous trouvez.

A ce niveau-là, certains tests sont déjà effectués, tests qui peuvent s’avérer bloquants pour l’export. Un petit document s’ouvre à l’écran pour vous spécifier par immeuble le problème rencontré.

Corriger alors le ou les problèmes et relancez.

A noter Les immeubles possédant une date perte de mandat ou étant désactivés ne seront pas exportés

Une fois les données collectées depuis Login et les premiers contrôles passés, vous arrivez dans un nouveau logiciel, il s'agit de REGISTRADIS

Lors de l’ouverture de la fonctionnalité, vous devez saisir vos identifiants de télé déclarant et sélectionner le fichier correspondant à votre certificat RGS 1* en cliquant sur le bouton « charger ». Si votre certificat nécessite un mot de passe pour son ouverture par l’application, une zone mot de passe apparaitra sous la zone certificat. Ce mot de passe de certificat vous est fourni par le fournisseur du certificat

Une fois ce paramétrage effectuer, vous pourrez accéder à diverses informations sur vos immeubles. Vous avez encore la possibilité de faire des choix, des paramétrages, avant l’envoi définitif.

• La zone de recherche

La zone de recherche vous permet de filtrer la liste des copropriétés en fonction de leurs nombres de lots (en comptant uniquement les lots à usage d’habitation et les locaux commerciaux), ainsi qu’en fonction de leur date d’immatriculation annuelle pour les renouvellements.

• Vérification de la saisie

Si un élément est manquant, la copropriété ne peut pas être activée, un triangle rouge apparait pour vous informer des éléments manquants.

• Détail des éléments transmis

La fenêtre de détail des éléments transmis permet pour chaque élément de visualiser ce qui sera transmis au registre des copropriétés. Il est également possible de modifier un élément. (Attention la modification effectuée devra être reporté dans login syndic) Le prochain type d’envoi est par défaut déterminé de manière automatique, en fonction de l’état de la copropriété (immatriculé ou non ?, mise à jour annuelle ?, simple actualisation ?).

Si tout est ok pour vous, lancez l’export en cliquant sur le bouton « Envoyer » en bas à droite de l’écran.

En cas d’erreur d’enregistrement sur une copropriété, une info bulle vous indiquera le code erreur renvoyé par le registre et la raison de l’erreur.

Il est possible d’apporter les corrections directeur sur REGISTREADIS pour ensuite renvoyer les copropriétés en erreur en cliquant sur le bouton “Renvoyer les copropriétés en erreur”

(Les corrections réalisées devront être reporté manuellement dans login)

Après enregistrement de votre copropriété, vous recevrez un fichier PDF par email, contenant une attestation d’immatriculation et la déclaration d’immatriculation

Le numéro d’immatriculation de la copropriété est visible en première page de l'attestation, il convient de renseigner ce numéro dans le Le champ No d’Immatriculation de la Fiches Juridiques et Administrative de l'immeuble- page 1.

Le logiciel conserve un historique de tous les envois faits au registre des copropriétés pour chacune des copropriétés.

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d'autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c'est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée.

Mise à jour pour événements particuliers

Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires doivent également être actualisés. Exemples :

division entraînant création de syndicats séparés, expropriation pour cause d'utilité.

Afin d'effectuer cette actualisation , le comptable de la copropriété procédera à l'export des informations vers le registre .

Cet export sera fait une fois que les informations ci-dessous auront été mise à jour par le gestionnaire à la sortie de l'assemblée générale :

• Date de prise de mandat

• Date de la dernière AG

• La date de fin du contrat

• Le numéro du contrat

• Le document justifiant de votre mandat (contrat ou procès verbal d'ag vous désignant)