process:copropriete:25-07-02-preparation-et-execution-des-travaux
Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
Les deux révisions précédentesRévision précédenteProchaine révision | Révision précédente | ||
process:copropriete:25-07-02-preparation-et-execution-des-travaux [2019/03/29 11:59] – [9.Commander les travaux] stadi | process:copropriete:25-07-02-preparation-et-execution-des-travaux [2020/03/15 16:17] (Version actuelle) – supprimée stadi | ||
---|---|---|---|
Ligne 1: | Ligne 1: | ||
- | ===== 25 07 02 - Préparation et éxecution des travaux ===== | ||
- | |||
- | Ce process fait partie des [[process: | ||
- | |||
- | Volume [[process: | ||
- | |||
- | |||
- | ===== I. Objet de la procédure.===== | ||
- | |||
- | Cette procédure décrit les modalités de préparation et d’exécution des travaux nécessaires à l’entretien du patrimoine. | ||
- | Elle ne s’applique pas aux « petits travaux d’entretien courant », qui eux relèvent du budget prévisionnel qui a été prévu dans la loi du 10/07/1965, cette dernière précisant d’ailleurs que « ne sont pas comprises dans le budget prévisionnel les dépenses pour travaux, dont la liste sera fixée par décret en conseil d’état » (art 14-2 de la loi) | ||
- | Elle ne s’applique pas non plus dans le cadre des « travaux urgents », qui nécessitent une action du syndic, rapide, réfléchie, | ||
- | |||
- | ===== II Process ===== | ||
- | |||
- | |||
- | ==== 1. Expression du besoin de travaux==== | ||
- | |||
- | Les besoins de travaux en copropriété peuvent arriver de plusieurs sources différentes : | ||
- | |||
- | - un ou plusieurs copropriétaires ; | ||
- | |||
- | - le conseil syndical ; | ||
- | |||
- | - le syndic ; | ||
- | |||
- | - une assemblée générale ; | ||
- | |||
- | - un tiers (mairie, préfecture, | ||
- | |||
- | |||
- | |||
- | ==== 2. Réunir le conseil syndical ==== | ||
- | |||
- | Le rôle du conseil syndical s’avère fondamental dans l’approche d’un projet gros travaux. Il doit : | ||
- | |||
- | | ||
- | |||
- | constituer une commission « travaux » avec des membres du Conseil syndical ou d’autres copropriétaires ayant des compétences techniques ; | ||
- | |||
- | renforcer la représentativité des copropriétaires, | ||
- | |||
- | Le conseil syndical doit aussi prendre en compte plusieurs critères concernant les conditions de faisabilité du projet : | ||
- | |||
- | * la taille de la copropriété ; | ||
- | |||
- | * le vieillissement du bâti, qui a souvent une incidence sur l’ampleur et les techniques des travaux à envisager ; | ||
- | |||
- | * le nombre d’immeubles qui composent la copropriété ; | ||
- | |||
- | * le fonctionnement même de la copropriété (syndic et conseil syndical) ; | ||
- | |||
- | * la motivation des copropriétaires à agir pour préserver et valoriser leur patrimoine. | ||
- | |||
- | Il doit aussi assurer des responsabilités régulières dans le cadre de la consultation pour travaux, notamment si l' | ||
- | |||
- | Dans ce cas, son avis doit être transmis obligatoirement en même temps que les documents relatifs au devis et aux conditions essentielles des contrats. | ||
- | |||
- | ==== 3. Le processus de décision ==== | ||
- | |||
- | Dans la pratique, bien souvent, les travaux importants ne peuvent être entrepris qu’après une étude technique nécessitant généralement le recours à un maître d’œuvre (architecte, | ||
- | |||
- | L’assemblée générale doit donc donner son accord pour confier une étude des travaux à un maître d’œuvre (ne pas oublier, dès ce stade de réflexion, qu’il faut faire jouer la concurrence, | ||
- | |||
- | Cette pratique a le mérite de clarifier le processus, car le coût des travaux n’est pas encore fixé (seulement l’étude) et la décision de l’assemblée ne constitue, en aucun cas, un engagement définitif pour les travaux, mais uniquement pour l’étude. | ||
- | |||
- | Cette méthode évite les « décisions de principe » qui, juridiquement, | ||
- | |||
- | Une opération « gros travaux » s’effectue en deux temps : | ||
- | |||
- | a. une première assemblée générale ordinaire qui décide une étude de faisabilité (la première année) | ||
- | |||
- | b. une seconde assemblée générale qui décide de la réalisation des travaux (l’année suivante) | ||
- | |||
- | 1°) l’assemblée générale décide d’avoir recours à un maître d’œuvre chargé de réaliser un avant-projet sommaire (A.P.S.) et d’établir un cahier des charges avec un descriptif de consultation des entreprises (D.C.E.) avec notamment comme mission : | ||
- | |||
- | * d' | ||
- | |||
- | * d' | ||
- | | ||
- | * d' | ||
- | | ||
- | * de consulter des entreprises | ||
- | | ||
- | * de présenter des propositions | ||
- | | ||
- | |||
- | Pour le choix du maître d’œuvre, il faut faire jouer la concurrence et faire voter, en assemblée, le coût de cette mission ainsi que les modalités de règlement (date d’exigibilité). | ||
- | |||
- | 2°) L’assemblée générale vote les travaux, une fois la phase étude terminée, et décide de confier également une mission de suivi des travaux à un maître d’œuvre. | ||
- | Cette mission pourrait être : | ||
- | |||
- | * suivi du chantier | ||
- | |||
- | * surveillance et contrôle du cahier des charges | ||
- | |||
- | * coordination entre les différents intervenants | ||
- | |||
- | * établissement de la situation mensuelle | ||
- | |||
- | * présence aux réunions de chantier | ||
- | |||
- | * réception des travaux | ||
- | |||
- | Le choix du maître d’œuvre pour la phase « travaux » reste libre. Il est possible de renouveler un mandat avec celui qui vous a établi votre APS, de consulter les entreprises ou d'en changer. Avantage dans le premier cas, il connaît bien votre dossier et peut assurer une certaine continuité. Il semble peu opportun de choisir un maître d’œuvre pour la phase étude et un autre pour la phase réalisation. Il faut savoir que ce sont des dépenses conséquentes. | ||
- | |||
- | Cette deuxième partie de la mission du maître d’œuvre exige la signature d’un contrat avec un engagement financier et doit être notifiée aux copropriétaires, | ||
- | |||
- | Si besoin, confirmer à l’architecte ou au sachant la mission confiée par le conseil syndical (qui peut s’adjoindre le technicien de son choix sans en référer à l’assemblée) à savoir : demander des devis, faire un comparatif technique et financier, analyser les délais d’exécution des travaux, et préconiser un premier choix d' | ||
- | |||
- | Si le conseil syndical et/ou l' | ||
- | |||
- | A réception et après analyse, présenter les coûts de l’assurance « dommages ouvrages », et des « frais annexes aux travaux (SPS, frais d’occupation du domaine public, d’honoraires du syndic pour suivi des travaux, de montage financier de l’opération, | ||
- | |||
- | Indiquer la quote part prévisionnelle des travaux pour chaque copropriétaire calculée sur la base de l’entreprise la mieux disante. | ||
- | |||
- | Recevoir les entreprises, | ||
- | |||
- | |||
- | ====4. De l’avant-projet à la décision ==== | ||
- | |||
- | La phase de l’étude consiste à prévoir une liste de travaux, nécessaires ou souhaitables, | ||
- | |||
- | Il faut savoir qu’il est tout à fait possible de faire apparaître, | ||
- | |||
- | Pour être complet, il faudra réaliser, durant cette phase, un dossier de consultation des entreprises (D.C.E.) pour cibler, au plus près, la nature et le coût des travaux envisagés. Egalement, pour bien définir les droits et obligations des parties concernées (syndicat des copropriétaires et entreprises), | ||
- | |||
- | Concrètement, | ||
- | |||
- | * objet du marché ; | ||
- | * date prévisionnelle du commencement des travaux ; | ||
- | * durée prévisionnelle des travaux ; | ||
- | * appel d’offres ouvert ; | ||
- | * date de limite de réception des offres ; | ||
- | * adresse où elles doivent être transmises ; | ||
- | * propositions sous plis fermés ; | ||
- | * désigner une personne " | ||
- | * prestations divisées en lots (façade – métallerie – menuiserie) ; | ||
- | * critères d’attribution du marché ; | ||
- | * délai minimum de validité des offres. | ||
- | |||
- | |||
- | Ce n’est qu’au terme de ces phases que pourra être présenté, en assemblée générale, le projet de réalisation des travaux. D’où la nécessité absolue de définir un vrai planning dès le début des opérations (exemple : 2009 = étude, 2010 = assemblée générale, 2011 = travaux), sachant que le véritable engagement sera pris lors de la signature du marché, après validation de l’assemblée générale, d’où la nécessité d’avoir des propositions de coût avec une validité relativement longue. | ||
- | |||
- | Enfin, pour jouer pleinement son rôle, le conseil syndical doit avoir la possibilité de rencontrer les entreprises qui seront retenues ou du moins celles dont les propositions sont les plus intéressantes, | ||
- | |||
- | |||
- | ==== 5. Assurance dommage ouvrage et Vigilance obligatoire! du syndic | ||
- | |||
- | === a.Assurance dommage ouvrage ==== | ||
- | |||
- | L’assurance dommages-ouvrage est une **assurance obligatoire** que doit souscrire tout maître d’ouvrage, | ||
- | |||
- | C’est une assurance qui a pour objet d’intervenir en préfinancement des dommages de la nature décennale. Elle permet de procéder aux remboursements ou à l’exécution de toutes les réparations faisant l’objet de la garantie décennale, sans attendre une décision de justice statuant sur les responsabilités de chacun. | ||
- | |||
- | Par la suite, l’assureur de dommages fait jouer l’assurance en responsabilité obligatoire, | ||
- | |||
- | Ce système d’assurance obligatoire est à double détente : | ||
- | |||
- | * d’une part, tout constructeur (entrepreneur, | ||
- | |||
- | * d’autre part, une assurance obligatoire doit également être souscrite par le maître d' | ||
- | |||
- | **Attention !** | ||
- | |||
- | **Ne sont pas couverts par l’assurance de dommages-ouvrage** : | ||
- | |||
- | * les sinistres survenant pendant les travaux qui relèvent de l’assurance professionnelle de l’entrepreneur (exemple : incendie) ; | ||
- | | ||
- | * le non-achèvement des travaux dans les délais prévus, qui est prévu et couvert par d’autres garanties. | ||
- | |||
- | Afin de souscrire à l' | ||
- | |||
- | === b. Attestation d' | ||
- | |||
- | Pour tout contrat d’un montant minimum de 5 000 € hors taxes (montant global de la prestation même si celle-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations), | ||
- | |||
- | Sont concernés, les contrats portant sur l’exécution d’un travail, la fourniture d’une prestation de services ou l’accomplissement d’un acte de commerce : contrats de production, de fabrication, | ||
- | |||
- | Dans le cadre de son obligation de vigilance le donneur d’ordre doit ainsi exiger: | ||
- | |||
- | |||
- | un document attestant de l’immatriculation du sous-traitant (extrait K bis ou carte répertoire des métiers), | ||
- | |||
- | une attestation de vigilance, délivrée par l’URSSAF. Ce document mentionne dans tous les cas: | ||
- | |||
- | l’identification de l’entreprise (dénomination sociale et adresse du siège social, | ||
- | |||
- | Lorsque le cocontractant emploie des salariés, l’attestation indique : | ||
- | |||
- | le nombre de salariés, | ||
- | |||
- | le montant total des rémunérations déclarées sur le dernier bordereau | ||
- | récapitulatif des cotisations URSSAF qui mentionne le nombre de salariés et letotal des rémunérations que le sous-traitant a déclaré lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales. | ||
- | |||
- | En cas de contrôle de l’URSSAF, l’inspecteur vous demandera de présenter toutes ces | ||
- | pièces. Le donneur d’ordre doit également s’assurer de leur validité | ||
- | |||
- | Il lui suffit pour cela de se munir du numéro de sécurité mentionné sur l’attestation et d’en vérifier | ||
- | l’authenticité à l’aide du module de vérification des attestations sur www.urssaf.fr | ||
- | |||
- | === c. Attestations d' | ||
- | |||
- | Pour garantir , les conséquences | ||
- | |||
- | |||
- | le donneur d’ordre doit ainsi exiger: | ||
- | |||
- | [[https:// | ||
- | |||
- | [[https:// | ||
- | |||
- | |||
- | |||
- | |||
- | ==== 6. Convoquer l’assemblée générale (ordinaire ou spéciale)==== | ||
- | |||
- | Convoquer tous les copropriétaires (si travaux généraux), | ||
- | |||
- | Reprendre les modalités de convocation des AG (voir processus « [[25-04-02-convocation-et-tenue-des-assemblees-generales|préparation et convocation des assemblées générales]] ») | ||
- | |||
- | Joindre la quote part prévisionnelle des travaux (sous [[services-generaux: | ||
- | |||
- | Attention au contenu des résolutions selon la nature des travaux envisagés (communs, privatifs, mixtes, ou d’amélioration)(voir modèles de résolution) | ||
- | |||
- | L’assemblée générale devra décider : | ||
- | |||
- | * du choix des travaux, | ||
- | * du montant des travaux, | ||
- | * du choix de l’entreprise, | ||
- | * de la période des travaux, | ||
- | * du montant des appels de provisions et des dates d’exigibilité, | ||
- | * du placement des fonds recueillis au profit du syndicat (si nécessaire), | ||
- | * de l’affectation des intérêts produits par le placement des fonds (si nécessaire), | ||
- | * éventuellement d’une délégation de pouvoir | ||
- | |||
- | En plus des travaux, il faudra décider au cours de la même assemblée : | ||
- | |||
- | * du contrat et de la mission du maître d’œuvre pour la phase « suivi des travaux » (nature et coût), | ||
- | * de choisir éventuellement un bureau de contrôle (mission et coût), | ||
- | * de choisir éventuellement un contrôleur S.P.S. (mission et coût), | ||
- | * de souscrire une assurance dommage ouvrage si nécessaire (coût), | ||
- | * de définir les honoraires du syndic au titre des travaux | ||
- | |||
- | Pour chacun de ces points, il est nécessaire de faire jouer la concurrence (sauf pour le syndic puisqu’il y a un contrat) et de bien faire préciser leur mission et les limites de leurs interventions. Il est important d’évaluer correctement les coûts des intervenants (environ +ou- 15 % sur le montant des travaux) et de faire voter en assemblée les dates d’exigibilité correspondantes à chaque intervention. | ||
- | |||
- | |||
- | Prévoir absolument les modalités de financement pour pouvoir répondre précisément lors de l' | ||
- | |||
- | ====7. Le financement des travaux ==== | ||
- | |||
- | Plusieurs formules sont envisageables pour le financement de travaux importants : | ||
- | |||
- | ===a) Le financement direct par des appels de fond** ==== | ||
- | |||
- | Chaque copropriétaire qui fait son affaire du paiement de sa quote-part sous les formes qu’il souhaite (prêt traditionnel). Suivant la nature des travaux, il existe actuellement des crédits d’impôt. | ||
- | |||
- | Attention à bien expliquer qu'un décalage dans les appels de fonds va générer un décalage dans les travaux. | ||
- | |||
- | === b) Le recours au fonds de réserve pour travaux === | ||
- | |||
- | Un fonds de travaux doit être mis en place dans les copropriétés pour anticiper le financement de travaux. | ||
- | |||
- | Ce fonds sert à faire face aux dépenses des travaux : | ||
- | |||
- | * obligatoires, | ||
- | * ou décidés par l' | ||
- | |||
- | Toutefois, ce fonds de travaux n'est pas obligatoire : | ||
- | |||
- | lorsque l' | ||
- | | ||
- | ou lorsque le diagnostic technique global (DTG) ne fait apparaître aucun besoin de travaux pour les 10 années à venir. La dispense ne vaut alors que pour 10 ans. | ||
- | | ||
- | Le fonds de travaux doit au minimum représenter **5 %** du budget prévisionnel de l' | ||
- | copropriétaire sur la base des tantièmes (valeur de chaque lot) prévus par le règlement | ||
- | de copropriété. | ||
- | |||
- | |||
- | Le syndic doit ouvrir un compte spécifique pour y verser les cotisations. En effet, ce compte doit être différent de celui destiné aux charges courantes. | ||
- | |||
- | |||
- | **Attention : | ||
- | Les sommes versées au fonds ne sont pas récupérables par le copropriétaire en cas de vente de son lot de copropriété.** | ||
- | |||
- | **Le cumul des appel de fond et fond de réserve pour travaux est possible si le fond de réserve n'est pas suffisant** | ||
- | |||
- | === c) L' | ||
- | |||
- | Un prêt bancaire peut être souscrit au nom du syndicat de copropriétaires pour financer : | ||
- | |||
- | * des travaux votés sur les parties communes, | ||
- | |||
- | * des travaux d' | ||
- | |||
- | | ||
- | |||
- | * ou le préfinancement des subventions publiques (par exemple, travaux subventionnés par l' | ||
- | |||
- | |||
- | **A noter** : | ||
- | |||
- | L' | ||
- | |||
- | * de l' | ||
- | |||
- | * ou des seuls copropriétaires qui décident d'y participer. | ||
- | |||
- | Le recours à l' | ||
- | |||
- | Le contrat de prêt doit être conforme aux conditions générales et particulières qui ont été jointes à l' | ||
- | |||
- | La signature du prêt doit être faite par le syndic agissant au nom du syndicat des copropriétaires. | ||
- | |||
- | Elle s' | ||
- | |||
- | Seuls les copropriétaires bénéficiant du prêt sont tenus de rembourser son montant, ses intérêts et honoraires dans la limite de leur quote-part des dépenses. | ||
- | |||
- | En cas d' | ||
- | |||
- | En cas d' | ||
- | |||
- | La caution peut ensuite se retourner contre le copropriétaire défaillant pour obtenir le remboursement du paiement. | ||
- | |||
- | |||
- | **Ordre du jour** | ||
- | |||
- | Les conditions générales et particulières du projet de contrat de prêt doivent être jointes à l' | ||
- | |||
- | **Règles de vote** | ||
- | |||
- | La décision de souscrire un emprunt collectif doit faire l' | ||
- | |||
- | lorsque le prêt sert à préfinancer les subventions publiques accordées au syndicat pour la réalisation des travaux, | ||
- | | ||
- | ou lorsque la souscription est faite au bénéfice des seuls copropriétaires qui décident de participer aux frais. | ||
- | |||
- | **Dans ces 2 cas, l' | ||
- | |||
- | **Notification de participation** | ||
- | |||
- | **Les copropriétaires qui participent à l' | ||
- | |||
- | **Cette notification doit être faite dans un délai de 2 mois** : | ||
- | |||
- | * à partir de la notification du procès-verbal d' | ||
- | | ||
- | * ou à partir de la tenue de l' | ||
- | | ||
- | | ||
- | | ||
- | | ||
- | |||
- | ==== 8. Après l’assemblée établir et envoyer au service comptable la fiche de liaison travaux et appel ==== | ||
- | |||
- | [[https:// | ||
- | |||
- | Ne pas oublier de préciser la nature des travaux votés, communs, mixtes, ou d’amélioration afin de préparer les appels de fonds. | ||
- | |||
- | |||
- | ==== 9. Commander les travaux==== | ||
- | |||
- | Afin de suivre l' | ||
- | |||
- | Ne pas commander les travaux avant l’extinction du délai de contestation de 2 mois de [[https:// | ||
- | |||
- | Signer le « marché des travaux », comprenant le descriptif technique, et le devis des travaux retenus matérialisant l’accord des parties sur la « chose » et sur le « prix » | ||
- | |||
- | Signer le « planning d’exécution des travaux », avec le tableau des pénalités de retard prévues. | ||
- | |||
- | Signer les marchés annexes : contrat d’architecte, | ||
- | |||
- | Demander en mairie les « autorisations de voirie » (autorisation travaux, pose d’échafaudage, | ||
- | |||
- | Faire établir par la comptabilité le règlement de l’acompte prévu à la « commande » des travaux, si nécessaire. | ||
- | |||
- | **A noter , avant d' | ||
- | |||
- | |||
- | ==== 10. Suivre les travaux==== | ||
- | |||
- | Etablir avec l’architecte, | ||
- | |||
- | Associer le conseil syndical aux réunions de chantier, et établir un procès verbal à l’issue de chaque réunion. | ||
- | |||
- | Faire parvenir à la comptabilité pour paiement chaque « situation d’avancement de travaux », contresignée par l’architecte, | ||
- | |||
- | Vérifier auprès de la comptabilité que les appels de fonds destinés à financer les travaux sont bien appelés en temps et heure conformément aux décisions prises en assemblée générale, et au planning des paiements convenus | ||
- | |||
- | |||
- | {{tag> | ||
- | |||
- | |||
- | |||
- | |||
- | |||
- | |||
- | |||
process/copropriete/25-07-02-preparation-et-execution-des-travaux.1553875189.txt.gz · Dernière modification : 2019/03/29 11:59 de stadi