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Table des matières
25 08 01 - Mise en place et suivi des procédures de recouvrement
Ce process fait partie des Process copropriété
Volume 25-08 Contentieux syndic
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des procédures de recouvrement en contentieux syndic.
II. Process.
1. La phase pré-contentieuse
Pour rappel les appels de fonds sont exigibles au 1er jour du mois du trimestre.
Il sera rappelé sur les appels de fond qu'une mise en demeure payante sera envoyée 45 jours après la date d'exigibilité.
a.A 45 jours de retard-La mise en demeure AR (payante)
La comptabilité mandant (ou le service contentieux s'il existe) envoie une mise en demeure en AR
Dans cette mise en demeure le copropriétaire est informé que la présente vaut SOMMATION DE PAYER entraînant l’imputation sur son compte des intérêts de retard et des frais engagés conformément à l’article 1153 du Code Civil.
Sans paiement de sa part dans un délai de 15 jours à compter de la date d’envoi de cette mise en demeure, une procédure judiciaire en recouvrement de charges de copropriété sera ouverte.
En cas d’impossibilité de règlement intégral de ses charges,il peut bénéficier d’un paiement échelonné qui ne pourra pas excéder 3 mois.
b.A 60 jours de retard-Dernier avis avant huissier (payant)
La comptabilité mandant (ou le service contentieux s'il existe) envoie un dernier avis avant huissier.
Dans cette mise en demeure le copropriétaire doit être informé que l'absence de paiement, met en péril le fonctionnement normal de la copropriété et que l'avis vaut SOMMATION DE PAYER entraînant l’imputation sur son compte des intérêts de retard et des frais engagés conformément à l’article 1153 du Code Civil.
Sans règlement ou proposition concrète de règlement sous huitaine le dossier sera transmis à un huissier de justice.
2. La phase contentieuse
A ce stade le gestionnaire contentieux devra créer le dossier en recouvrement sur le logiciel redmine, ce qui permettra de suivre les évolutions et échanger avec le gestionnaire sur les actions à mener.
A. Le commandement de payer
A 70 jours de retard, constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (Huissier)
le gestionnaire contentieux devra informer le gestionnaire de la copropriété du commandement de payer, ce dernier aura un délais de 48h pour formuler ses observations sur le logiciel redmine
B. Le paiement échelonné avec protocole d’accord
- Il résulte de la volonté du copropriétaire débiteur de bonne foi de se mettre en règle.
- Il doit être « supportable » pour le copropriétaire, et de « nature à éteindre la dette » rapidement.
- Il doit être matérialisé par un document officiel : « le protocole d’accord » acte sous seing privé signé entre le service comptable du centre administratif et le débiteur.
- Le gestionnaire de la copropriété doit être informé des accords passés et peut aussi donner son avis sur l’opportunité de l’acte.
- Le non paiement d’une échéance prévue au protocole d’accord entraine la déchéance du terme, et rend exigible l’intégralité de la dette.
Le protocole d'accord peut être rédigé dans les cas suivants :
* Paiement échelonné supérieur à 3 mois
* Accord après transmission du dossier à l’avocat hors saisie immobilière
C. Mise en place du protocole
- Le chargé de contentieux peut accepter un échéancier sur une période de 6 mois maximum. Au delà, et dans la limite de 12 mois, la validation du gestionnaire ou du responsable de service est requise. Pour un délai d’étalement supérieur à 12 mois, SEUL LE CLIENT (syndicat) peut donner son accord en assemblée générale.
- Les échéanciers signés doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés des chèques ou d'une autorisation de prélèvement afin d’engager le débiteur.
3. La phase contentieuse : le recouvrement des créances
Rappel : le syndic n’a besoin d’aucune autorisation pour lancer une procédure en recouvrement de créances, quelle qu’elle soit, à l’exception de la saisie immobilière qui requiert l’accord de l’assemblée générale.
- Le service contentieux doit alerter le gestionnaire sur la nécessité de la mise en place d'un fonds de procédure afin de permettre le financement des actions de la phase contentieuses.
- Choix des procédures :
a) L'injonction de payer : c’est une procédure rapide, peu couteuse (dépôt du dossier au greffe, pas d’obligation d’avocat), et génératrice d’un titre exécutoire permettant de saisir les biens mobiliers du débiteur (saisie conservatoire ou saisie exécution).
Pour les dettes inférieures à 10 000€, le tribunal compétent est le TI de Fort de France
Pour les dettes supérieures à 10 000 €, le tribunal compétent est le TGI de Fort de France
Attention :
La procédure d'injonction de payer n'est pas contradictoire, c'est-à-dire que le juge prend une décision au vu des seuls éléments fournis par le créancier, sans avoir pu entendre les arguments du débiteur (celui qui doit de l'argent).
Si le juge estime la requête justifiée, il rend une « ordonnance portant injonction de payer » pour la somme qu'il retient.
Si, au contraire, le juge rejette la demande, le créancier (celui qui réclame le paiement) ne dispose d'aucun recours, mais il peut engager une procédure judiciaire classique.
b) La procédure de l’article 19-2 de la loi du 10 Juillet 1965 : action devant le président du tribunal de grande instance statuant comme en matière de référé peut condamner le copropriétaire défaillant au versement des provisions prévues à l'article 14-1 (budget prévisionnel) et aux cotisations du fonds de travaux mentionné à l'article 14-2 (hors budget prévisionnel).
les provisions sur budget et travaux votés par l’assemblée pour l’exercice, même non échues (avocat obligatoire).
Un référé est une procédure qui permet de demander des mesures pour régler les cas urgents, à noter la dette ou l'obligation doit être incontestable.
c) La procédure en recouvrement au fond : Normalement , la saisine du TGI est faite pour tous les litiges de plus de 10 000 €, toutefois il est également compétent pour certains litiges, quelque soit leur montant : successions, famille, filiation, propriété…
Il s'agit d'une procédure contradictoire longue et couteuse (avocat obligatoire).
Pour ce qui nous concerne, nous privilégions la procédure en recouvrement au fond ,car les autres procédures ne permettent pas la saisie immobilière et donne trop souvent matière a contestation.
4. Les garanties de paiement
- Les garanties spéciales :
a) L’hypothèque légale : ( art 19 de la loi ) : Son montant est fixé par le syndic après sommation de payer par huissier restée infructueuse ; conformément au process 60-03-06-prise-hypotheque ,elle est inscrite AUTOMATIQUEMENT par le service contentieux au bureau des hypothèques afin de « prendre rang », mais le débiteur peut en demander la « main-levée » en référé s’il offre une garantie autre, suffisante (gage).
ATTENTION !
Conformément à l'art 19 de la loi aucune inscription ou inscription complémentaire ne peut être requise pour des créances exigibles depuis plus de cinq ans.
b) Le privilège mobilier : (l'art 19 alinéa 5 de la loi ) Pas d’inscription nécessaire, il suffit de pratiquer une saisie , et il porte sur les meubles garnissant les lieux ou sur les loyers dus par le locataire (si appartement loué).
c) Le privilège immobilier
Il nait lors de la vente du lot du débiteur, il n’a pas besoin d’être inscrit, il prime toute autre créance pour les charges des 2 dernières années, vient en concours avec la banque la 3ème et la 4éme année, et avec tous les autres créanciers au-delà, d’où l’utilité d’inscrire dès le début du contentieux une hypothèque légale.
5. L’information aux copropriétaires
- Le gestionnaire contentieux doit tenir à jour sur le logiciel de gestion ou autre l’évènementiel contentieux, et doit transmettre l'information sur redmine pour qu'elle soit transmise au conseil syndical.
- Lors de la tenue du CS préparatoire à l’assemblée, et dans les documents annexés à la convocation de l’assemblée générale, la comptabilité mandant doit donner un état détaillé des débiteurs qui doit être joint ainsi qu’un état des procédures engagées (dans le rapport d’activité du syndic) afin de recouvrer les impayés.
- Si la saisie immobilière des lots du débiteur est envisagée, la résolution de saisie doit être portée à l’ordre du jour, et justifiée par le syndic par un « historique » préliminaire au vote de la résolution (voir modèle de résolution de saisie immobilière).
6. Suivi de l'execution (post jugement)
Le fait d'avoir obtenu un jugement n'est malheureusement pas une certitude d'encaisser les fonds. Il faut donc définir une stratégie, avec l'avocat ou huissier en charge de l'exécution du jugement pour recouvrer les fonds.
1.La signification jugement
l’article 503 du code de procédure civile précise que les jugements ne peuvent être exécutés contre ceux auxquels ils sont opposés qu'après leur avoir été notifiés, à moins que l'exécution n'en soit volontaire.
Ainsi, la notification du jugement par voie d'huissier de justice est une condition préalable à son exécution forcée, car une fois prononcé, un jugement n’est pas automatiquement porté à la connaissance des parties au procès par la juridiction qui en est l'auteur.
Attention! conformément au code de procédure civile des délais très précis sont à respecter :
1°) le Jugement est contradictoire: ce qui signifie que les parties se sont présentées à l’audience et/ ou étaient représentées par un Avocat:
Dans ce cas, le Jugement doit être notifié ou signifié par acte d’huissier dans un délai de deux ans à compter de son prononcé. A défaut, la partie qui a comparu n’est plus recevable à exercer un recours contentieux contre ce jugement à l’expiration de ce délai.
2°) le Jugement a été rendu par défaut ou est réputé contradictoire:
Le Jugement est rendu par défaut ou réputé contradictoire lorsque:
-le défendeur n’a pas comparu
-le Jugement statue sur un litige inférieur au taux du ressort
-la citation ou l’assignation n’a pas été délivrée à personne.
Dans ce cas, le Jugement est non avenu s’il n’est pas notifié ou signifié dans le délai de six mois à compter de son prononcé.
A défaut de notification dans ces délais, le jugement sera non avenu et de nul effet et le défendeur pourra valablement et utilement s’opposer à la tentative d’exécution forcée du jugement devant le juge de l'exécution.
2. la saisie sur compte bancaire ou sur salaire
A l'issue de la signification du jugement plusieurs démarches doivent être entreprises pour s'assurer du recouvrement des charges.
La saisie sur compte bancaire ou sur salaire sont les procédures d’exécutions privilégiées car plus rapide mais les autres mesures ne sont pas exclues (saisie des véhicules terrestres à moteur , saisie des loyers, saisie des droits d'associés et valeurs mobilières…)
-Huissier , à la demande du gestionnaire contentieux , doit immédiatement faire une recherche sur le fichier FICOBA, ceci afin d'identifier les comptes bancaires ouvert en France au nom du débiteur
-Une fois les comptes bancaires identifiés , faire procéder à une saisie.
-Dans l'éventualité où la saisie sur les comptes n'est pas possible, faire procéder à une saisie des rémunérations
Si l'exécution s'avère impossible (insolvabilité du débiteur) , huissier devra absolument délivrer un certificat d'irrécouvrabilité, ce document sera nécessaire afin de justifier auprès du jugement d'une demande de saisie du lot.
3. La saisie du lot
Passé ce stade, la créance doit être considérée comme douteuse , aussi des garanties doivent êtes prises pour s'assurer de recouvrer la créance, la prise d'hypothèque est obligatoire.
Pour la vente immobilière, après obtention de l'autorisation de l'assemblée générale, il faut immédiatement se rapprocher de l'avocat pour application de la décision.
Il s'agit d'une procédure longue et couteuse, mais qui à terme permet de retrouver une situation financière assainit.
Pour mieux comprendre le déroulé de cette procédure voir : Fiche pratique de la saisie immobilière
7. Facturation des honoraires de suivi contentieux
Conformément au contrat de syndic, les honoraires doivent être facturés au fur et à mesure.