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Table des matières
25 09 01 - Gestion des départs
Ce process fait partie des Process copropriété
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de transmission du dossier copropriété au successeur, lors du non renouvellement de notre mandat de syndic de copropriété ou de gestionnaire d’ASL en assemblée générale
Sont concernés par cette procédure :
• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965. • Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004
II. Process.
1. Quitter l’assemblée dès le résultat du vote connu
Attention : Il faut remettre le secrétariat de séance si nous avions été retenu comme secrétaire de séance.
2. Emporter avec soi l’ensemble des documents
à l’exception de la feuille de présence, des pouvoirs, et de l’ordre du jour
• Ces documents permettront au successeur de poursuivre l’assemblée après notre départ
3. Si d’autres documents sont laissés à la demande de l’assemblée :
• Les lister sur papier libre ou sur bordereau de remise pré établi
• Les remettre contre émargement du bordereau par le Président de Séance et le nouveau Syndic
4. Informer dès le lendemain de la perte de l’immeuble:
Destinataires de l'information :
La comptabilité
La Direction
Madinina Gestion (si gère certains appartements)
Comaphi pour le suivi du contrat d'assurance
• Aucun acte de gestion, ni paiement de facture ne doit plus être fait
• Une exception : le règlement du solde de nos honoraires échus.
5. Préparation par la comptabilité de l’arrêté des comptes
- Etablir un arrêté comptable au jour de la cessation des fonctions ,et éditer un grand livre, une balance générale, une balance des copropriétaires, un état de rapprochement banque, un état des dépenses engagées depuis le début de l’exercice, et un état des fournisseurs restant à payer.
- Sortir les archives comptables de la copropriété (celles effectivement détenues) et les lister sur un bordereau de remises de pièces.
- Préciser que les archives listées sont « toutes celles que nous détenons », ce qui limitera les risques de procédure pour non remise de « toutes « les archives de la copropriété. (voir jurisprudence de la cour de cassation).
6. Préparation par le gestionnaire de la remise des pièces et archives de la copropriété
• Etablir un bordereau de remise de pièces listant le détail de l’ensemble des documents et archives à remettre.
• Contrôler le bordereau de remise des pièces comptables établi par le centre administratif
• Stocker « à disposition » l’ensemble des archives à remettre au successeur.
7. Convoquer le nouveau syndic à date et heure pour la remise des pièces
voir process 25 09 02 - Remise du dossier au nouveau syndic