Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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-====== 25 10 - Architecture Redmine en copropriété ======
-Cette page fait partie des [[process:copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
-==== Champ et domaine d’application. ====
-Sont concernés par ces procédures :
-•	Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
-•	Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
-Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.
-==== A. Le logiciel Redmine ====
-Présentation du logiciel redmine
-[[process:services-generaux:99-01-04-06-le-redmine-groupimo|]]
-==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ====
-Le logiciel  Redmine  a été paramétré afin de pouvoir établir un carnet de bord pour la gestion de chacune des copropriétés.
-En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :
-• le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, contentieux etc…)
-• le référencement des courriers et des notes d’informations
-• La préparation et le suivi des assemblées générales
-• L’organisation et suivi des visites d’immeubles
-• L’archivage des réunions et des  consultations pour avis au conseil syndical
-• Établissement d’un rapport d’activité
-==== 1. Visualisation du carnet de bord d'une copropriété ====
-Cette opération est assez simple car il suffit de :
-a.Se rendre sur le logiciel de gestion redmine  à l’adresse  [[https://redmine.groupimo.fr/]]
-b.S’identifier
-c.Une fois sur la page d’accueil, cliquer sur  **Projet**
-d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse
-e.Vous verrez ainsi  **le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes **
-==== 2. Suivi  et  gestion des  demandes ====
-=== A.Descriptif des trackers ===
-Afin que le carnet de bord  soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le «  tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines
-Pour ce faire 15 « Trackers » existent :
-==1. Anomalie ==
-le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant  ce **tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande**
-==2. Recouvrement ==
-Tracker dédié au recouvrement des charges
-==3. Contentieux ==
-Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges
-== 4. Préparation AG ==
-Permet le recensement des différentes questions à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée et de toutes informations nécessaire  à la préparation de la prochaine réunion
-D’une manière générale il ne doit y avoir qu’une seule demande préparation AG d’ouverte , car il s’agit de la demande pour la  réunion à venir.
-== 5. Suivi AG ==
-Permet  un récapitulatif et le suivi des différentes demandes formulé lors de l’assemblée générale
-== 6. Travaux ==
-Permet de suivre  les demandes d’intervention et commande de travaux, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**
-== 7. Devis ==
-Permet de suivre  les demandes de devis, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**
-== 8. Courrier ==
-Permet de :
-a.consulté les  suites données à un courrier  (papier ou électronique)
-b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument  y figuré
-c.Obtenir une base donnée de courrier type
-== 9. Visite d’immeuble ==
-Permet d’organiser, consulter et  suivre les visites d’immeubles
-== 10. Sinistre ==
-Gestion des sinistres
-== 11. Fiche de liaison ==
-Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, devra être joint à ce type de demande le procès verbal signé en séance
-== 12. Fiche de liaison appel et travaux ==
-Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.
-== 13. Consultation conseil syndical ==
-Consignation des avis du conseil syndical
-== 14. Réunion ==
-Permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical
-== 15. Note d’information ==
-Permet de :
-a. recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété
-b. Obtenir une base donnée de note d’information type
-=== B. Les sous projets ===
-En compléments de  ces trackers, chaque projet possède 3 sous projets qui possèdent leurs propres trackers
-== 1. Conseil syndical ==
-(Trackers dédié , consultation conseil syndical et réunion)
-== 2. Recouvrement/Contentieux ==
-(Trackers dédié recouvrement et contentieux)
-== 3. Sinistre ==
-(Tracker dédié sinistre)
-A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons
-• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il  convient de sélectionner le tracker adéquat__.
-• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets
-=== C. Créer une nouvelle demande ===
-Deux solutions possibles :
-a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir  le tracker approprié
-b. Par le biais de [[process:services-generaux:99-01-06-02-redticket|redticket]]
-**A noter** :  certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété
-Le tracker  **Recouvrement** n'est disponible que dans  le  **Sous projet Recouvrement /Contentieux**
-Les trackers **Consultation conseil syndical** et **Réunion** ne sont disponibles que dans le **Sous projet Conseil Syndical**
-Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans  le **Sous projet sinistre**
-=== D. Élaboration du rapport d’activité ====
-Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée.
-Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une  extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord.
-{{tag>copropriété}}