Cette page fait partie des process copropriété

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.

Présentation du logiciel redmine

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Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir établir un carnet de bord pour la gestion de chacune des copropriétés.

En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :

- le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, contentieux etc…)

-le référencement des courriers et des notes d’informations

-La préparation et le suivi des assemblées générales

-L’organisation et suivi des visites d’immeubles

-L’archivage des réunions et des consultations pour avis au conseil syndical

-Établissement d’un rapport d’activité

Cette opération est assez simple car il suffit de :

a.Se rendre sur le logiciel de gestion redmine à l’adresse https://redmine.groupimo.fr/

b.S’identifier

c.Une fois sur la page d’accueil, cliquer sur Projet

d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse

e.Vous verrez ainsi le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes en cours

Afin que le carnet de bord soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le « tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines

Pour ce faire 13 « Trackers » existent :

1. Anomalie

le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant ce tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande

2. Recouvrement

Tracker dédié au recouvrement des charges

3. Contentieux

Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges

4. Préparation AG

Permet le recensement des différentes questions à inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée et de toutes informations nécessaire à la préparation de la prochaine réunion

D’une manière générale il ne doit y avoir qu’une seul demande préparation AG d’ouvert , car il s’agit de la demande pour la réunion à venir.

5. Suivi AG

Permet un récapitulatif et le suivi des différentes demandes formulé lors de l’assemblée générale

6. Ordre de service

Permet de suivre les demandes d’intervention et commande de travaux, il est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relance le prestataire régulièrement

7. Devis

Permet de suivre les demandes de devis, il est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relance le prestataire régulièrement

8. Courrier

Permet de :

a.consulté les suites données à un courrier (papier ou électronique)

b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire dit absolument y figuré

c.Obtenir une base donnée de courrier type

9. Visite d’immeuble

Permet d’organiser, consulter et suivre les visites d’immeuble

10. Sinistre

Gestion des sinistres

11. Fiche de liaison

Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, devra être joint à ce type de demande le procès verbal signé en séance

12. Consultation conseil syndical

Consignation des avis du conseil syndical

13. Note d’information

Permet de :

a. recenser la communication fais à l’ensemble de la copropriété

b. Obtenir une base donnée de note d’information type

En compléments de ces trackers, chaque projet possède 3 sous projets

1. Conseil syndical

2. Recouvrement/Contentieux

3. Sinistre

A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons

• Liste à puce Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des compte rendu des réunion du conseil syndical et de avis sur les consultations fait au conseil syndical

• Liste à puce Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets

Deux solutions possibles :

a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir le tracker approprié

b. Par le biais de redticket

A noter : certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété

Le tracker Recouvrement n'est disponible que dans le Sous projet Recouvrement /Contentieux

Le tracker Consultation conseil syndical n'est disponible que dans le Sous projet Conseil Syndical

Le tracker Sinistre n'est disponible que dans le Sous projet sinistre

Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée.

Ce bilan ou rapport d’activité ce fera en faisant une extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord.